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Descripción
Mapa Mental por Pugliese Erick, actualizado hace más de 1 año
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Creado por Pugliese Erick
hace alrededor de 9 años
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Acuerdo No. 060 (30 De Octubre
De 2001)
- Que se establece
- Se establecen pautas para la administracion
de las comunicaciones oficiales en las
entidades publicas y privadas que cumplen
funciones publicas.
- Se establecen pautas para la administracion
de las comunicaciones oficiales en las
entidades publicas y privadas que cumplen
funciones publicas.
- Considerando
- Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la administración publica.
- Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las unidades de
correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo
los principios que rigen la administración publica.
- Art. Primero
- Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas.
- Establecer los lineamientos y procedimientos que
permitan a las unidades de correspondencia de las
entidades públicas y las privadas.
- Art. Segundo
- Definicion:
- Archivo Electrónico: es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente.
- Comunicaciones Oficiales: son todas aquellas recibidas
en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a
una entidad, independientemente del medio utilizado.
- Correspondencia: son todas las comunicaciones de
carácter privado que llegan a las entidades, a título
personal, citando o no el cargo de funcionario.
- Documento electrónico de archivo: Es el registro de información
generada, recibida, almacenada y comunicada por medio
electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo
vital.
- Documento original: es la fuente
primaria de información con todos
los rasgos y características que
permiten garantizar su autenticidad
e integridad.
- Documento público: es el producido o tramitado por el
funcionario público en ejercicio de su cargo o con su
intervención.
- Radicación de comunicación oficiales: es el
procedimiento por el medio del cual, las entidades
asignan un numero consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas, dejando
constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
- Registro de comunicaciones oficiales: es el procedimiento por medio del
cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados
de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos.
- Tabla de retención documental: listado de series y sus
correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por
una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones
- Archivo Electrónico: es el conjunto de documentos
electrónicos, producidos y tratados archivísticamente.
- Definicion:
- Art. Tercero
- Unidades de
correspondencia
- La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
- Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si
existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinara conforme a sus necesidades
- Las unidades de correspondencia, deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado
y de los medios necesarios, que permitan recibir, enviar y controlar oportunamente el trámite de las
comunicaciones de carácter oficial.
- La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los
servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones.
- Unidades de
correspondencia
- Art. Cuarto
- Firmas responsables:
- toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo
que genere la institución.
- toda entidad debe establecer en los manuales de procedimiento los cargos de los
funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo
que genere la institución.
- Firmas responsables:
- Art. Quinto
- Procedimientos para la redicacion de
comunicaciones oficiales:
- Velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no
se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados.
- Velaran por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no
se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos,
enmendados, corregidos o tachados.
- Procedimientos para la redicacion de
comunicaciones oficiales:
- Art. Sexto
- Numeración de actos
administrativos:
- Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las
consultas y los reportes necesarios y serán responsables
de que no se reserven, tachen o enmienden números.
- Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha
actividad, se encargaran de llevar los controles, atender las
consultas y los reportes necesarios y serán responsables
de que no se reserven, tachen o enmienden números.
- Numeración de actos
administrativos:
- Art. Séptimo
- Comunicaciones internas:
- Las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean
estos, manuales o automatizados.
- Las entidades deberán establecer controles y
procedimientos que permitan realizar un adecuado
seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las
dependencias, la numeración consecutiva y sistemas
que permitan la consulta oportunamente, ya sean
estos, manuales o automatizados.
- Comunicaciones internas:
- Art. Octavo
- Control de comunicaciones
oficiales:
- Las unidades de correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles
manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los
documentos.
- Las unidades de correspondencia, elaboraran planillas, formatos y controles
manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los
documentos.
- Control de comunicaciones
oficiales:
- Art. Noveno
- Conservación documental:
- Las unidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación.
- Se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes
digitales
- Las unidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación.
- Conservación documental:
- Art. Decimo
- Comunicaciones oficiales recibidas
- Las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.
- Las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el
destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite.
- Comunicaciones oficiales recibidas
- Art. Decimo Primero
- Comunicaciones oficiales enviadas:
- Se elaboraran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al
destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención documental.
- Se elaboraran en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al
destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el
documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia
reposara en el consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo
establecido en su tabla de retención documental.
- Comunicaciones oficiales enviadas:
- Art. Decimo Segundo
- Comunicaciones oficiales vía fax:
- Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, la cual se encarga de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración.
- Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitaran, teniendo en
cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas
de retención documental, la cual se encarga de dar los lineamientos para el control y
establecer los procedimientos adecuados para su administración.
- Comunicaciones oficiales vía fax:
- Art. Decimo Tercero
- Comunicaciones Oficiales por correo electrónico:
- Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo
electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades
de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
- Las entidades que dispongan de internet y servicios de correo
electrónico, reglamentaran su utilización y asignaran responsabilidades
de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
- Comunicaciones Oficiales por correo electrónico:
- Art. Decimo Cuarto
- Imagen Corporativa:
- Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades
establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros.
- Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades
establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios,
cartas, memorandos y otros.
- Imagen Corporativa:
- Art. Decimo Quinto
- Horarios de atención publica:
- Todas las unidades de correspondencia,
informaran el Horacio de atención al
público en un lugar visible y de fácil
acceso para los ciudadanos.
- Todas las unidades de correspondencia,
informaran el Horacio de atención al
público en un lugar visible y de fácil
acceso para los ciudadanos.
- Horarios de atención publica:
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