Momento de definir el alcance y proceder a la selección del equipo.compartirla visión con los
stakeholders y buscar su compromiso y apoyo.
Actividades
Elaboración del caso de negocio/ plan de
proyecto:
Estudio de viabilidad
Definición de proyecto
Nombramiento del equipo de proyecto
Revisión de la fase
Documentos esenciales durante esta etapa
• Caso de negocio/ Plan de proyecto
• Alcance de proyecto • Project
charter • Estudio de viabilidad •
Check list revisión etapa
2. Planificación
Objetivo de la fase de planificación
• Establecer el alcance total del esfuerzo. •
Definir y refinar los objetivos. • Planear el
curso de acc ión necesario para alcanzar
dichos objetivos. • Prever qué
documentación se utilizará para llevar a
cabo el proyecto.
Actividades en esta etapa
Elaborar el plan de proyecto inicia
Plan de comunicación
Plan de gestión de recursos
Plan de gestión financiera
Plan de gestión de calidad
Proyecto de Análisis de Riesgos
Plan de aceptación
Revisión de la fase
Documentos esenciales durante esta etapa
• Plan de proyecto • Plan de comunicación. •
Plan de gestión de recursos. • Plan de gestión
financiera. • Plan de gestión de la calidad. •
Plan de gestión del riesgo. • Plan de
aceptación.
3.
Ejecución
Objetivo de la fase de ejecución
• Reforzar la comprensión de la meta de proyecto y
los objetivos específicos por parte de todos los
participantes. • Fomentar la buena comunicación
entre las distintas partes interesadas. • Potenciar la
responsabilidad individual. • Asegurar la aceptación
del proyecto. • Cumplir con los plazos fijados en las
condiciones estimadas de uso de recursos y
presupuesto, entregando productos de calidad.
Actividades en la etapa de ejecución
Asignar paquetes de trabajo asociados
a cada actividad a todos los miembros
del equipo
Coordinar actividades y recursos
Acatar las deadlines y plazos para cada
evento o entrega de productos
intermedios
Monitorizar el consumo de presupuesto
Controlar la relación entre tiempo
consumido y proporción de proyecto
completada
Detectar desviaciones
Informar sobre las desviaciones detectadas
Implementar acciones correctoras o modificaciones
Controlar y gestionar los cambios
Desenciales durante esta etapa
• Informe de progreso • Minutas de las reuniones.
• Reporting de desviaciones, propuestas de
cambio y aceptación.
4. Seguimiento y control
Objetivo de la fase de seguimiento y control
• Detectar desviaciones. • Actualizar el plan
de gestión del riesgo. • Prever las medidas
correctoras a tomar en cada caso. • Preparar
un plan de contingencias.
Actividades durante esta la etapa
Actualización y seguimiento de los instrumentos de
gestión de proyecto
Nota:
es muy recomendable
apoyarse en metodologías de gestión de proyectos,
como el Diagrama de Gantt, Pert, CPM o el Método
de la Cadena Crítica para facilitar esta tarea
y ganar en capacidad de control.
Definición y establecimiento de los indicadores clave de gestión que aportarán métricas sobre las variables más
relevantes a controlar
Nota:
deben aportar
información de valor y ser realistas, en cuanto
al coste de la obtención de métricas y el esfuerzo
necesario para llevar a cabo las mediciones. Hace
falta designar a los responsables de recoger estos
datos y contar con fuentes de verificación para
cada grupo de indicadores.
Monitorización de los indicadores clave de gestión
Nota:
se debe someter a una frecuencia periódica
que garantice el tiempo de reacción
necesario para actuar, caso de detectarse una
desviación.
Comunicación de desviaciones
Nota:
lo más
importante a tener en cuenta en esta acción
es la claridad y precisión en la transmisión
del mensaje, que se debe completar con la
puntualidad en el contacto y la correcta elección
del interlocutor.
Planificación y puesta en marcha de acciones
correctoras
Nota:
se deberá procurar la idoneidad y economía
de recursos y preverse una nueva recogida
de métricas, que permita comprar si los resultados
vuelven a encuadrarse en los valores esperados.
Creación de un plan de contingencias
Nota:
que cumpla
la función de plan B y recupere, en la medida
de lo posible, el curso óptimo del progreso de proyect
Documentos esenciales durante esta etapa
• Checklist revisiones de cada fase. • Plan de gestión
del riesgo (para su actualización, caso de ser
necesario). • Comunicación de desviaciones
detectadas. - Comunicación de acciones correctoras o
modificaciones a aplicar y su plazo.
5. Cierre
Oobjetivo de la fase de cierre
• Lograr la aceptación de los entregables. •
Obtener la firma de los documentos de cierre.
actividades tienen lugar durante la etapa de cierre
a) Evaluar cada actividad y fase del proyecto. b) Hacer una valoración del proyecto en su conjunto. c) Llegar a
acuerdos con el cliente sobre todos los puntos a tratar. d) Formalizar la aceptación del proyecto. e) Transmitir la
información y formación complementaria acordada. f) Organizar la salida de los equipos de trabajo. g) Entregar
la documentación de proyecto al cliente.
Documentos esenciales durante esta etapa
• Informe de cierre de proyecto. • Revisión post implementaciones. • Aceptación y entrega de proyecto. •
Documentación entregable al cliente y materiales de carácter formativo o informacional.