PREPARACIÓN FISICA DE LA DOCUMENTACIÓN A TRANSFERIR

Nota:

• Material libre de polvo

1. Elementos

   Nota:

   • como:  brochas, cerdas suaves y lanillas preferiblemente blancas; el personal debe disponer de tapabocas y guantes. 
2. ELIMINACIÓN DEL MATERIAL METALICO

   Nota:

   • Contribuir con la conservación de los documentos. material transferido libre de ganchos. Para su retiro debe tenerse  cuidado con el fin de evitar la rotura de los documentos o la mezcla de ellos que pueda afectar la foliación.  
   1. Identificación del material afectado por biodeterioro.

      Nota:

      • Material afectado por hongos insectos, debe identificarse y separarse mediante una cartulina.
      1. REVISIÓN Y FOLIACIÓN

         Nota:

         •  facilitar la ordenación, consulta y control de los documentos,   deben estar debidamente foliados según lo descrito en el numeral 4.1.2 Foliación de la Guía para la Organización de Archivos.
         1. DOCUMENTOS DE APOYO

            Nota:

            •   eliminados cuando pierdan su utilidad o vigencia,se deja  constancia en Acta suscrita por el respectivo Jefe de la Unidad Académico y/o Administrativa (Ver Historias Clínicas debe dejarse constancia utilizando el modelo de acta. 
            1. AMARRE LOS EXPEDIEENTES

               Nota:

               • grupo de documentos no se deben amarrar,  o cordel genera la rotura de los bordes. En caso que por el tipo de material o para reforzar las unidades de conservación a transferir, se requiera amarrarlos, se recomienda utilizar cinta de faya, ya que ésta es de algodón. 
               1. EMBALAJE

                  Nota:

                  • Una vez se ha cumplido con los pasos anteriores de limpieza, revisión, foliación  y amarre, se procederá al empaque, de la siguiente manera: 
                  1. CANTIDAD DE LAS CARPETAS

                     Nota:

                     •  introducir en cada caja debe ser de acuerdo al volumen de las mismas, con el fin de evitar el deterioro de los documentos.
                     1. AL EMPACAR

                        Nota:

                        • mantener el orden descrito en el Formato Único de Inventario Documental (FGD.15).
                     2. CAJAS

                        Nota:

                        • que se van a transferir deben numerarse consecutivamente en un lugar visible.
                        1. CARGAR CAJAS EN EL VEHICULO

                           Nota:

                           •  tener en cuenta que la primera caja que ingrese debe corresponder al último número de la remisión y así sucesivamente, de tal manera que la última caja que ingrese al vehículo sea la número 1, esto para confrontar el ingreso de la transferencia con el Formato Único de Inventario Documental (FGD.15) y mantener el orden en la ubicación física de las mismas.  
                           1. REALIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS

                              Nota:

                              •  deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención. Documental y de acuerdo a la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga la Dirección de Certificación y Gestión Documental, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental (FGD.15).
                              1. IDENTIFICACIÓN DE LAS CAJAS

                                 Nota:

                                 • se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de asunto, nombre de la UAA, código de la UAA, No. de caja y fechas extremas; en el espacio en blanco se hace una descripción del contenido de la caja. El formato utilizado se muestra a continuación. 
                                 1. NORMATIVIDAD

                                    Nota:

                                    • Desarrollar los principios enunciados en el Reglamento General de Archivos y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en torno a Tablas de Retención y Transferencias Documentales.
                                    1. DECRETO 1382 AGOSTO 18 1995

                                       Nota:

                                       • Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 y se ordena la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación y se dictan otras disposiciones”. 
                                       1. Decreto 998 de abril 8 de 1997

                                          Nota:

                                          • “Por el cual se reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos al Archivo General de la Nación, ordenada por el decreto 1382 de 1995”. 
                                          1. ACUERDO 09 DE OCTUBRE 18 1995

                                             Nota:

                                             • “por el cual se reglamenta la transferencia histórica de los organismos del orden nacional, ordenada por el  Decreto 1382 de 1995”. Acuerdo No. 09 de octubre 18 de 1995. “Por la cual se reglamenta la presentación de las Tablas de Retención Documental ordenadas por el Decreto Número 1382 de 1995. Archivo General de la Nación.  
                                             1. DECRETO 948 1995

                                                Nota:

                                                •    Por el cual se reglamentan, parcialmente la Ley 23 de 1973, los artículos 33, 73, 74, 75 y 75 del Decreto-Ley 2811 de 1974; los artículos 41, 42, 43, 44, 45, 48 y 49 de la Ley 9 de 1979; y la Ley 99 de 1993, en relación con la prevención y control de la contaminación atmosférica y la protección de la calidad del aire Art. 26 prohibición de incineración).