Classificação de documentos de arquivo

Nota:

• o ato de atribuir ao documento um código que corresponda ao seu ingresso no sistema de documentos de uma instituição.
• A classificação do documento é feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. 

1. Comissão Permanente de Avaliação de Documento

   Nota:

   • Os Planos ou Códigos de Classificação são elaborados por uma comissão constituída exclusivamente para este fim.
   1. o estrutural ou organizacional

      Nota:

      • que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituição;
   2. o temático ou por assunto

      Nota:

      • que classifica os documentos de acordo com seu conteúdo;
   3. o funcional

      Nota:

      • que classifica os documentos de acordo com a função e as atividades desenvolvidas pela instituição.
      1. mais recomendado atualmente
2. operações
   1. ESTUDO

      Nota:

      • consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. 
   2. CODIFICAÇÃO

      Nota:

      • consiste na atribuição do código correspondente ao assunto de que trata o documento.
3. Rotinas
   1. 1. Receber o documento para classificação;
   2. 2. Ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo com seu conteúdo (estudo);
   3. 3. Localizar o(s) assunto(s) no Código de classificação de documentos de arquivo, utilizando o índice, quando necessário;
   4. 4. Anotar o código na primeira folha do documento (codificação);
   5. 5. Preencher a(s) folha(s) de referência, para os assuntos secundários.