Proceso Formal de la Planeación I

ETAPAS ESPECIFICAS DE LA PLANEACIÓN
1. 1. PROPÓSITO o MISION La misión de una organización es la razón de su existencia. Es la finalidad o motivo de creación de la empresa, y a la que debe servir. La definición de la misión organizacional debe responder a tres preguntas básicas: quiénes somos?, Qué hacemos?, por qué hacemos lo que hacemos?. En el fondo, la misión incluye los objetivos esenciales del negocio y se enfoca generalmente hacia fuera de la empresa, es decir, hacia la atención de las demandas de la sociedad, del mercado o del cliente. Es importante conocer la misión y los objetivos esenciales, pues si el administrador no sabe por qué existe LA EMPRESA, ni hacia dónde quiere ir, jamás sabrá decir cual es el mejor camino que se debe seguir.
2. 2. ESTRATEGIAS, MATRIZ DOFA. Investigación o información. Hoy en día los administradores se valen de matrices que indican las relaciones entre las principales variables. La matriz DOFA es una herramienta que le ayudar a saber qué debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas tiene su negocio. La matriz DOFA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la articulación de las amenazas externas con las oportunidades y de las debilidades con las fortalezas internas de la organización. Esta matriz es ideal para enfrentar los factores internos y externos, con el objetivo de generar diferentes opciones de estrategias.
  1. (F) Fortaleza; (O) Oportunidades; (D) Debilidades; (A) Amenazas. FACTORES EXTERNOS: Son aquellos cambios medioambientales, tecnológicos, políticos, entre otros que deben considerarse para tomar decisiones hacia el futuro de la empresa.
  2. FACTORES INTERNOS: La cantidad y calidad del talento humano, los recursos financieros y materiales con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades. Debilidades, ejemplo - la falta de capital. Prevención de accidentes, maquinaria y equipos disponibles, capacitación del talento humano.
3. 3. OBJETIVOS: Una vez que se han establecido los propósitos (la misión), investigado y determinada la estrategia a seguir por medio de la matriz DOFA, se establecen los objetivos, que indican los resultados o fines que la empresa desea lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas básicas, hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos. Los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines a alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo especifico.
4. 4. IDENTIFICAR ALTERNATIVAS: El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar alternativas de acción. El problema más común no es encontrar alternativas, sino reducir su número de tal modo que se puedan analizar las más prometedoras. De ordinario el experto en planeación debe hacer un examen preliminar para descubrir las posibilidades más fructíferas.
5. 5. COMPARAR LAS ALTERNATIVAS A LA LUZ DE LOS OBJETIVOS ELEGIDOS, EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS. Después de buscar alternativas y examinar sus ventajas y desventajas, el siguiente paso es evaluar las alternativas. Una alternativa puede parecer la más rentable, pero quizá impone un desembolso de efectivo cuantioso y una recuperación lenta; otro puede parecer menos rentable, pero se corren menos riesgos; otro más cumple mejor los objetivos a largo plazo de la empresa. En la mayor parte de las situaciones hay tantas alternativas y es preciso considerar tantas variables y limitaciones que la evaluación llega a ser sumamente difícil.
6. 6. ELEGIR UNA ALTERNATIVA. En este momento se adopta el plan. Es el momento verdadero de la toma de decisiones.
7. 7. PROGRAMAS. Una vez que se han determinado las alternativas, es necesario elaborar un programa, el cual puede definirse como: Un esquema en donde se establecen, la secuencia de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
8. 8. PRESUPUESTOS: Los presupuestos, en esencia, son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, implican una estimación del capital, de los costos, de los ingresos y de las unidades o productos, requeridos para lograr los objetivos. Detallar costos de producción. Consultar precios verdaderos de materia prima, equipos necesarios, arriendos, servicios públicos, entre otros. Conocer el precio del bien (producto o articulo) o servicio que se va a comercializar.
NIVELES DE LA PLANEACIÓN
1. 1.- Estratégicos: largo plazo, objetivos específicos, circunstancias internas y externas.
2. 2.- Táctica. Toma de decisiones, determinar acciones, sistemático, flexible, cíclica, dinámica.
3. 3.- Operativa: empleados más bajos, tareas y operaciones relacionadas, corto plazo.
4. 4.- Normativa: normas, políticas y reglas establecidas, metodologías.
5. 5.- Actitud: Reactiva, activa, interactiva.
PREGUNTAS BÁSICAS DE LA PLANEACIÓN
1. 1) ¿Por qué debe hacerse? Estimula al gerente a analizar cuidadosamente y a incluir solo las actividades necesarias en los planes a corto plazo.
2. 2) ¿Qué acción es necesaria? Identifica los tipos específicos y las secuencias de actividades necesarias para alcanzar el objetivo u objetivos.
3. 3) ¿Dónde tendrá lugar? Aquí se designan las instalaciones físicas o el lugar para llevar el plan a la práctica.
4. 4) ¿Cuándo tendrá lugar? Se enfatiza la oportunidad apropiada y la disponibilidad de instalaciones para ejecutar el plan. Las fechas de iniciación y terminación definitivas son obligatorias para maximizar la eficiencia en la puesta en práctica.
5. 5) ¿Quién lo hará? Se designan las responsabilidades individuales para la variedad de actividades requeridas del grupo que formuló el plan.
6. 6) ¿Cómo se hará? Obliga al gerente a revisar en forma sistemática y a meditar en todo el proceso, comprobando la integridad del plan y la dirección adecuada hacia los objetivos declarados.
PASOS PARA LA PLANEACIÓN
1. 1. Declaración de la visión La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es aquello en lo que pretende convertirse. La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.
2. 2. Declaración de la misión y establecimiento de valores La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa. La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”. Por otro lado, los valores son cualidades positivas que posee una empresa, tales como la búsqueda de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc. Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización.
3. 3. Análisis externo de la empresa El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y amenazas. Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas; así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa. Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias).
4. 4. Análisis interno de la empresa El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y detectar sus fortalezas y debilidades. Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros, humanos, materiales, tecnológicos, etc.
5. 5. Establecimiento de los objetivos generales Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales siempre son de largo plazo. Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.
6. 6. Diseño, evaluación y selección de estrategias Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar, evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos objetivos. El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente: Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa).
7. 7. Diseño de planes estratégicos Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o ejecutar las estrategias formuladas.

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