ACUERDO 060 DE 2001

ARTICULO 1°
1. Establecer los lineamientos y procedimientos
  1. permiten a las unidades de correspondencia de las E. públicas y las privadas que cumplan funciones públicas.
    1. cumplir con los programas de gestión documental
      1. producción
      2. Recepción
      3. distribución
      4. seguimiento
      5. conservación
      6. consulta de los documentos.
ARTICULO 2°
1. Definiciones
  1. Archivo electrónico
    1. conjunto de documentos electrónicos
      1. producidos y tratados archivísticamente
        siguiendo estructura orgánico-funcional del productor
        acumulados en un proceso natural por P O E
  2. Comunicaciones Oficiales
    1. todas aquellas recibidas o producidas
      1. funciones asignadas a una E.
  3. Correspondencia
    1. comunicaciones de carácter privado E
      1. citando o no el cargo del funcionario
  4. Documento electrónico de archivo
    1. registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos
  5. Documento OriginaL
    1. información con todos los rasgos y características
  6. Documento Público
    1. producido o tramitado por el funcionario público
  7. Radicación de comunicaciones oficiales
    1. procedimiento donde las entidades asignan un número consecutivo
  8. Registro de Comunicaciones oficiales
    1. procedimiento donde las entidades ingresan en sus sistemas manuales todas las comunicaciones producidas o recibidas,
  9. Serie documental
    1. Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos
  10. Tabla de retención documental:
    1. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales
ARTÍCULO 3º
1. Unidades de Correspondencia
  1. procedimientos que contribuyen al programa de gestión documental
    1. servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones
      1. deberán contar con personal suficiente y debidamente capacitado
  2. gestione de manera centralizada y normalizada
ARTICULO 4º
1. Firmas responsables:
  1. Toda entidad debe establecer los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación
ARTÍCULO 5º
1. Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales
  1. velarán por la transparencia de la actuación administrativa
    1. no se podrán reservar números de radicación
      1. no habrán números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
        utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.
ARTÍCULO 6º
1. Numeración de actos administrativos
  1. consecutiva
    1. las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles
      1. atender las consultas
        serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números
ARTÍCULO 7º
1. Comunicaciones internas
  1. las entidades deberán establecer controles y procedimientos
    1. permitan realizar un adecuado seguimiento
      1. utilizando los códigos de las dependencias
        la numeración consecutiva
        sistemas que permitan la consulta oportunamente
ARTICULO 8º
1. Control de comunicaciones oficiales
  1. elaborarán planillas
  2. formatos
  3. controles manuales
  4. permiten certificar la recepción de los documentos
ARTICULO 9º
1. Conservación documental
  1. Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación
    1. deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales
      1. pautas que aseguren la integridad de los documentos
        papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2 , libre de ácido
        deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes
        La manipulación, las prácticas de migración serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación
ARTICULO 10º
1. Comunicaciones oficiales recibidas
  1. que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas
    1. para verificar la competencia
      1. los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o E.
2. ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO
  1. Comunicaciones oficiales enviadas:
    1. se elaborarán en original y máximo dos copias
3. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO
  1. Comunicaciones oficiales vía fax
    1. Las comunicaciones recibidas y enviadas se tramitarán
      1. para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia
        para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
4. ARTICULO DÉCIMO TERCERO
  1. Comunicaciones oficiales por correo electrónico
    1. Las entidades que dispongan de este medio Reglamentarán su utilización
      1. asignarán responsabilidades
5. ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO
  1. Imagen corporativa
    1. las entidades establecerán la manera de elaborar oficios
      1. cartas, memorandos y otros
6. ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO
  1. Horarios de Atención al Público
    1. Todas las unidades de correspondencia
      1. informarán el horario de atención al público
        lugar visible y de fácil acceso

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