A CIÊNCIA QUE SE ENCARREGA DO
ESTUDO DA ORGANIZAÇÃO E
ACESSO DOS DOCUMENTOS
SERÁ O GUARDIÃO
DAS INFORMAÇÕES
INFORMAÇÃO
É O BEM PRECIOSO QUE
REPRESENTA O ACRESCIMO AO
CONHECIMENTO DA PESSOA
SUPORTE
ONDE É COLOCADA
A INFORMAÇÃO
DOCUMENTO
INFORMAÇÃO + SUPORTE
= DOCUMENTO
É IMPARCIAL
GÊNERO
TEXTUAL
MANUSCRITO, DIGITADO, IMPRESSO
CARTOGRÁFICO
MAPAS, PLANTAS, PERFIS
ICONOGRÁFICOS
FOTOS, DESENHOS, GRAVURAS
NEGATIVOS (FOTOGRAMA
FILMOGRÁFICOS
PELÍCULAS E FITAS MAGNÉTICAS
SONOROS
AUDIOS, CDs, K7
MICROGRÁFICOS
ROLO, MICROFILME, JAQUETA, CARTÃO
INFORMÁTICOS
DISQUETE, PENDRIVES, HD
ESPÉCIES
NORMATIVOS
REGRAS E NORMAS
CORRESPONDÊNCIA
EXECUTA ATO NORMATIVO
ASSENTAMENTO
REGISTRO, APOSTILA, ATO , TERMO
COMPROBATÓRIOS
COMPROVAM O ASSENTAMENTO
ENUNCIATIVOS
PARECER, RELATÓRIO, VOTO, OPINATIVO
AJUSTE
TRATADO, CONTRATO, CONVÊNIO
ASSUNTO
OSTENSIVO
ABERTO A TODOS
SIGILOSO
ULTRA-SECRETO 25 ANOS
SECRETO : 15 ANOS
RESERVADO 5 ANOS
SINAR - Sistema
Nacional de Arquivos
criado em 25/09/78
decreto 82.308
Tem por finalidade implementar a
política nacional de arquivos
públicos e privados
integram o SINAR
CONARQ - O órgão central
Tem por finalidade definir a política
nacional de arquivos públicos e privados,
ARQUIVO NACIONAL
ARQUIVOS FEDERAIS
EXECUTIVO
LEGISLATIVO
JUDICIARIO
ARQUIVOS
ESTADUAIS E DF
EXECUTIVO
LEGISLATIVO
JUDICIÁRIO
ARQUIVOS MUNICIPAIS
EXECUTIVO
LEGISLATIVO
ARQUIVOS PRIVADOS
QUANDO ESTES FOREM DE INTERESSE PUBLICO
ENTIDADES RELIGIOSAS DE INTERESSE PÚBLICO
QUANDO O PRIVADO REALIZOU SERVIÇOS PÚBLICOS
ARQUIVO
CONJUNTO DE DOCUMENTOS
VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS
PRIMARIO
Nota:
O valor administrativo, também chamado de primário, refere-se ao valor que o documento apresenta para o funcionamento da instituição. É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação. É um valor temporário, ou seja, todo documento, em determinado momento de sua existência, perderá seu valor administrativo, quando atingir todas as finalidades que se possam esperar do mesmo para o funcionamento da instituição. Este valor também é chamado, por alguns autores, de valor funcional, em virtude de suas características.
ADMINISTRATIVO
Nota:
documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc;
VALOR JURÍDICO/ LEGAL
Nota:
documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;
VALOR FISCAL
Nota:
documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
SECUNDÁRIO
Nota:
Valor histórico: O valor histórico, também chamado de secundário, refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados, quando passa a ser considerado fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração. O documento, após perder seu valor administrativo, pode ou não adquirir valor histórico, e uma vez tendo-o adquirido, este se torna definitivo, ou seja, o documento jamais o perderá.
Valor Histórico Probatório
Nota:
documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc;
Valor Histórico Informativo
Nota:
que, embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.
PRODUZIDOS / RECEBIDOS / ACUMULADOS
ÓRGÃOS PÚBLICOS OU PRIVADOS
EXERCÍCIO DA ATIVIDADE
ORGANICIDADE
EM DECORRÊNCIA DA
ATIVIDADE EXERCIDA
QUALQUER
SUPORTE
NATUREZA DE
DOCUMENTOS
RAZÕES DA IMPORTÂNCIA
DO ARQUIVO
RECONSTITUIÇÃO
E PRESERVAÇÃO
DA MEMÓRIA
APOIO ADMINISTRATIVO
FONTE DE INFORMAÇÃO
PESQUISA HISTÓRICA
FINALIDADE
GUARDA
PRESERVAÇÃO
CONSULTA
MARILENA LEITE PAES
“a principal finalidade dos arquivos é servir a
administração, constituindo-se, com o decorrer do
tempo, em base do conhecimento da história”.
Destaca ainda que a “função básica do arquivo é
tornar disponíveis as informações contidas no
acervo documental sob sua guarda”.
ARQUIVO ESPECIAL
SUPORTE
ARQUIVO ESPECIALIZADO
NATUREZA DO ASSUNTO
EXTENSIVO
SIGILOSO
ULTRA SECRETO
25 ANOS
SECRETO
15 ANOS
RESERVADO
5 ANOS
TIPOS DE ACESSO
FRANQUEADO / OSTENSIVO
LIVRE ACESSO
RESTRITO
ACESSO LIMITADO
TEORIA DAS 3 IDADES
1ª IDADE/ CORRENTE
Nota:
1ª Idade;
Setorial;
Administrativo;
Ativo;
De movimento;
Em curso;
Núcleos de arquivo;
1ª Fase;
1º Ciclo.
2ª IDADE / INTERMEDIÁRIO
Nota:
2ª Idade;
Pré-arquivo;
Records Center;
Semi-ativo;
Limbo;
Purgatório;
Temporário;
Transitório;
2ª Fase;
2º Ciclo.
É a reunião e ordenação adequada dos documentos.
O Arranjo é a ordenação dos documentos em fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos, e, se necessário, dos itens documentais dentro das séries.
Segundo Marilena Leite Paes, no arquivo permanente, o arquivista não se interessa apenas pelo arranjo dos documentos dos setores, mas também dos documentos de outros órgãos que estão sob sua guarda. Dessa forma, o arquivista deve obedecer ao princípio da Proveniência, segundo o qual devem ser mantidos reunidos, num mesmo fundo, todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo. O princípio da Proveniência corresponde à expressão francesa respect des fonds, respeito aos fundos, que também é muito usada no Brasil.
Regras para o arranjo dos documentos, segundo a Associação dos Arquivistas Holandeses
Todo conjunto deve ser metodicamente arranjado, em ordem de: procedência, data, número, assunto e nome.
O método de arranjo deve ser sempre baseado na organização primitiva, que corresponde à organização da entidade que produziu o arquivo.
No arranjo de um conjunto deve, portanto, ser estabelecida, tanto quanto possível, a ordem originária, ou seja, a ordem de arquivamento em que este conjunto era armazenado na instituição de origem. Só de depois de um levantamento poder-se-á julgar se é possível fazer qualquer alteração.
O arranjo original pode ser modificado de forma a corrigir desvios de estrutura geral do conjunto.
Documentos que depois de terem desaparecido de um conjunto a ele voltarem, podem reassumir o seu lugar, se ficar bem clara a sua origem.
DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
Nota:
É a elaboração de instrumentos de pesquisa para identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumária ou pela analítica, facilitando o acesso aos documentos e a divulgação do acervo.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam divulgar o conteúdo e as características dos documentos. Vários são os instrumentos de que pode dispor um arquivo.
CONSERVAÇÃO
Nota:
São as medidas de proteção aos documentos e ao local de seu acondicionamento, visando impedir sua deterioração.
REFERÊNCIA
Nota:
Estabelecer políticas de acesso aos documentos, essa é a função da atividade de Referência.
Nessa atividade são realizados procedimentos no sentido de permitir o que pode ser consultado, e não permitir a consulta de informações com restrições.