CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015 -AGN

Nota:

• DIRECTRICES PARA ELABORACION TRD

1. 3. ESTRUCTURA DE LAS TRD

   Nota:

   • SE CONFORMAN SIGUIENDO LA ESTRUCTURA ORGANICA FUNCIONAL DE LA ENTIDAD
2. 2. DEFINICION DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES

   Nota:

   • LA ENTIDAD PUEDE AGREGAR  EL SU TRD UNA DEFINICIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES
   1. TIPO DE ACTIVIDAD O FUNCIÓN PRODUCTORA
   2. DESCRIPCIÓN DETALLE DE LAS FUNCIONES
3. 1. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES TRD

   Nota:

   • LAS SERIES Y SUBSERIES CONFORMAN LA TRD
   1. ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA ENTIDAD
      1. LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS

         Nota:

         • . -ASIGNACIÓN DEL NOMBRE DE LA SERIE Y SUBSERIE.- PREVIO ANALISIS DE LA FUNCION PRODUCTORA Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO SE ESTABLECE UNA DENOMINACIÓN QUE CORRESPONDA CON LA FUNCIÓN O PROCESO.
   2. FUNCIONES DE LA DEPENDENCIA
4. 4.REPORTES DE LA TRD AL REGISTRO UNICO DE SERIES DOCUMENTALES

   Nota:

   •  EL REPORTE DE LAS TRD EN EL RUSD SE REALIZA  traves de tramites electronicos agn
5. 5. CRITERIOS DE VALORACIÓN
   1. ENTIDADES PUBLICAS CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS
      1. DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN PERMANENTE

         Nota:

         • 1. ACTAS DE COMITE DECISORIO Y CONSULTIVO 2. ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARACTER DISPOSITIVO (DECRETOS, ACUEDOS Y RESOLUCIONES DCTOS QUE DESCRIBAN PLANES, PROGRAMAS,, ESTUDIOS TECNICOS, CONTRATOS. Y OTROS
   2. ENTIDADES PRIVADAS CUMPLEN FUNCIONES PUBLICAS

      Nota:

      • LAS ENTIDADES PUBLICAS Y PRIVADAS DEBEN CONSERVAR PEMANENTEMENTE EN SU FORMATO ORIGINAL LAS SERIES DOCUMNETALES DE CARACTER MISIONAL (CORRESPONDIENTE A LA RAZÓN DE SER DE LA ENTIDAD
6. 6. TIEMPO DE VALORACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL

   Nota:

   • LOS TIEMPOS DE RETENCION SE ASIGNARAN EN AÑOS, PARA LAS SERIES TEMPORALES
7. 7. APROBACIÓN Y FIRMA DE LA TRD