Acuerdo N° 042 (31 de Octubre de 2002)

Nota:

• Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión

Nota:

• deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad. 

Nota:

• Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. 

1. La organización de los archivos de gestión

   Nota:

   • TRD debidamente aprobadas 
2. La apertura e identificación de las carpetas

   Nota:

   • se debe reflejar en las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa
3. La ubicación física de los documentos

   Nota:

   •  El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma
4. Los tipos documentales de las series y subseries

   Nota:

   • deben estar  foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación

   Nota:

   • se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente,número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.
6. Las transferencias primarias

   Nota:

   • se debe efectuar de conformidad con lo estipulado en la TRD.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia

   Nota:

   •  identificarán así: código de la dependencia,  cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

Nota:

• deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

Nota:

• . En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.

1. ENTIDAD REMITENTE
2. ENTIDAD PRODUCTORA
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA
4. OFICINA PRODUCTORA
5. OBJETO
6. HOJA No
7. REGISTRO DE ENTRADA
8. No. DE ORDEN.
9. CÓDIGO
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
11. FECHAS EXTREMAS
12. UNIDAD DE CONSERVACIÓN
13. NUMERO DE FOLIOS
14. SOPORTE.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA
16. NOTAS
17. ELABORADO POR
18. ENTREGADO POR
19. RECIBIDO POR.