LA ODT en los Proyectos de Diseño Impresos

PORTADA DE LA ODT

1. Folio o No. de Proyecto
2. Fecha de Inicio o recepción
3. Datos del Cliente: Nombre empresa, nombre y puesto del contacto, teléfonos y correo del contacto.
4. Nombre o Título del Proyecto.
5. Descripción del Proyecto: ¿Diseño, rediseño, producción impresa o ambos?¿cuál es el soporte?, tiraje, No. de Tintas, acabados, así como fecha y ubicación de entrega.
6. Notas u observaciones específicas del proyecto, si es que las hay.
7. ¿qué materiales entrega el cliente?
8. ¿quién es responsable de la cuenta y el Proyecto?

DEPARTAMENTO DE DISEÑO CREATIVO

1. Fecha en que se recibe la ODT y encargado de autorizar esta etapa, en caso de que no se realice el Diseño o rediseño, se pasa directo al Departamento de Cuentas.
2. Se entrega: el brief, los materiales en caso de que el cliente haya dado, además de las especificaciones técnicas del proyecto, como:
Formato extendido y final del soporte, número de tintas, en caso necesario número de páginas, acabados y fecha de entrega a más tardar a Tráfico.
3. El diseñador Creativo entrega el concepto e ideas del diseño.
4. Firma y fecha de entrega al Departamento de Arte.

DEPARTAMENTO DE ARTE

1.Fecha en que se recibe la ODT y firma de encargado.
2. Confirmación de junta con Creativo.
3. Datos técnicos del Diseño (los anteriormente mencionados en el de Creativos, importante fecha límite de entrega para Tráfico.
4. Concepto general del Diseño y notas de ideas o especificaciones para el Arte.
5. Material que debe entregar Arte al Departamento de Cuentas:
* Archivos en baja resolución para envío al cliente.
* Stories Boards y bocetos para juntas con el cliente.
* Material dado por el cliente
6. Material que debe entregar al Departamento de Tráfico:
*Archivos en Alta resolución empaquetados (Origen, imágenes, paletas de color y fuentes)
*Dummies
7. Firma y fecha de entrega a Cuentas.

DEPARTAMENTO DE CUENTAS

1. Fecha de recibido y firma.
2. Revisión de Listado de Material entregado por el Departamento de Arte.
3. Bitácora de reunión con cliente y fecha límite para Tráfico.
4. Entrega de contrato de modificación o aceptación de producción, así como y nueva fecha límite para Tráfico de ser necesario.
5. Fecha y firma de entrega a Tráfico.

DEPARTAMENTO DE TRÁFICO

1. Fecha y firma de recepción.
2. Revisión de Listado de Material entregado por el Departamento de Arte.
3. En caso de haber dentro de la Agencia Área de pre-prensa, realizar preparación y verificación del archivo y tener los siguientes datos, dados por la Junta de Inicio: Formato extendido y final del soporte, número de tintas, en caso necesario número de páginas, tipo de soporte y formato de éste, sistema de impresión, acabados y fecha de entrega de la producción.
4. Entrega de archivos empaquetados listos con imposición, pruebas de color y dummies.
5. Se entrega a Cuentas la Prueba de Color para que la autorice el Cliente y salir a impresión, Cuentas entrega Prueba de color autorizada por el Cliente, para anexarse a la ODT.
6. Fecha y firma de salida a Imprenta.

INDUSTRIA GRÁFICA

IMPRENTA

IMPRESIÓN Y POST IMPRESIÓN

DEPARTAMENTO DE SERVICIO Y MENSAJERÍA

1. Bitácora de la Verificación de Datos actualizados de ODT, por turnos.
2. Notas u observaciones del Cliente: fecha, hora y respuesta.
3. Verificar si la entrega es por mensajería propia: Encargado y No. de Vehículo, Dirección de Salida, Dirección de Entrega, Número de Lote, Número de Orden de Salida/firma y de Entrega/Firma, Hora de salida y de entrega.
Mensajería externa: Empresa, Direcciones de Salida y de Entrega, No. de Guía.
4. Fecha de salida a Facturación y Cobranza.
5. Documentación de: Número de Factura/Fecha y Número de Cobro/Fecha.
6. Seguimiento posterior: Bitácora.

DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN Y COBRANZA / PAGOS

1. Fecha en la que recibe Costos y Cotización
2. Desglose de Cotización
3. Cotización para el Cliente
4. Entrega de Facturas para Pagos de Servicios externos del Proyecto
5. Realización de Facturas para la entrega de impresos.
6. Análisis de Costos y Precios