Qulquer documento assinado por delegação de competência produzira os mesmos efeitos daquele assinado pela autoridade delegante.

Nos documentos de âmbito externo, a assinatura será precedida do termo Por ordem.

Nos DA de âmbito externo será usada a expressão Incubiu-me

Para doc destinados a autoridades de maior precedência, usa-se a expressão: Na ausência

Assinatura por delegação de competência não será usada: tratar de aplicação de pena disciplinar, envolver autoridades de escalão mais elevado e assunto que venha firmar doutrina, termos imperativos ou que exprimam ordem, encaminhado ao CM CEMA ou demais autoridades superiores na cadeia de comando.

Os anexos de documentos, assinados pelos elementos organizacionais, poderão ser assinados pelo “mais antigo” presente no setor quando o “mais moderno”, encarregado do assunto, estiver ausente, devendo ser utilizada a palavra “Pelo:”

Para documentos que necessitem de mais de uma assinatura (Pareceres, Relatórios, Atas, entre outros) a disposição será do mais antigo para o mais moderno, da esquerda para a direita e de cima para baixo.

Nas páginas - Quando possuir mais de uma página, a autoridade rubricará todas as páginas que antecedem aquela onde colocará sua assinatura, na parte superior direita de cada página, acima da primeira linha do texto, sendo necessário escriturar data, nome, posto ou cargo;

A rubrica poderá, também, ser colocada nas cópias, no lugar destinado à assinatura.

Entende-se por cópia autenticada aquela que não foi assinada ou rubricada pela autori-dade expedidora, porém foi legitimada por pessoa autorizada a fazê-lo.

não necessitarão autenticação as cópias de IN, INST, NORM, Port, Circ, OD, OS, e as cópias de DA que não se enquadram no inciso

poderão usar Cópias Autenticadas:
I) os Almirantes; e
II) os Titulares de OM que, comprovadamente, expedem elevada quantidade de documentos;

toda cópia autenticada será legitimada por pessoa autorizada que – abaixo da as-sinatura, em seguida à expressão “Autenticado por:” – aporá sua rubrica sobre o nome, posto/categoria funcional e função, digitados ou sob a forma de carimbo.

a cópia endereçada à OM cujo titular seja mais moderno não poderá ser autenticada

as cópias reprográficas dos documentos efetivamente assinados podem substituir cópias autenticadas. Neste caso, todas as páginas serão rubricadas por pessoa au-torizada, sobre o nome, posto e função, digitados ou sob a forma de carimbo.

É dispensada a exigência de reconhecimento de firma em qualquer documento apresentado para fazer prova perante repartições públicas federais.

As páginas de um documento serão numeradas sucessivamente, desde a primeira até a última, sempre na mesma posição, excetuados:Av, OfExt, Carta, Memo e EM. Estes terão suas páginas numeradas a partir da segunda.

A numeração de página será digitada entre dois traços de união, dentro da margem inferior, guardando a distância de dois espaços verticais acima da borda inferior da página, centralizado na folha.

os documentos que tenham apenas uma página não recebem numeração. a última página de documento com mais de uma folha, mesmo quando contiver assinatura, será sempre numerada

os documentos sigilosos (externos) terão suas páginas numeradas segui-damente, devendo cada uma conter, também, a indicação do total de páginas que compõem o documento.
Exemplos: - 1 de 20

Os anexos poderão ser desdobrados, quando estritamente necessário, em apêndices, e estes em adendos.

Os anexos, apêndices e adendos de documentos, que se estenderem por mais de uma página, deverão indicar a continuação da página 2 em diante, usando a expressão “MARINHA DO BRASIL”, impressa em preto e negrito no canto superior esquerdo da folha, no tamanho da fonte “8”, conforme exemplos a seguir:
I) Anexo
MARINHA DO BRASIL
(Continuação do Anexo B (3), da Port nº 55/2012, da DGPM........................)

os anexos, apêndices e adendos serão citados na parte inferior mencionando-se apenas sua identificação (sem parênteses), observando a alínea b do inciso 3.3.11.
Exemplos:
“...como se conclui do Anexo B, ...”

Todo anexo composto de apêndices e adendos relacionará, na primeira página, seus elementos componentes.
Exemplo:
Anexo C (8), do Of nº 27/2012, da DPC ao CCIMAR.

Os anexos, apêndices e adendos de documentos normativos serão obrigatoriamente assinados ou rubricados pelo Titular da OM. Os anexos, apêndices e adendos dos documentos de correspondência ou documentos declaratórios poderão ser assinados ou rubricados pelos elementos organizacionais responsáveis por sua elaboração.

Quando um anexo, por seu peso ou tamanho, não puder tramitar apenso ao documento a que pertence, será devidamente acondicionado e receberá uma etiqueta com a identificação completa do documento de que faz parte. O mesmo procedimento deve ser adotado para apêndice ou adendo.

O grau de sigilo de um anexo será igual ou inferiorerior àquele atribuído ao seu apêndice ou adendo de maior grau de sigilo.

Cópias- Usada nos documentos cujo destinatário está definido no Texto

Distribuição - Usada nos demais documentos como, por exemplo, Circulares, Ordens de Serviço, Instruções Permanentes e Portarias, onde há destinatário definido no Cabeçalho.

Quando a quantidade de cópias a encaminhar às OM relacionadas na indicação “Cópias:” e “Distribuição:” for igual a um, mesmo assim será escriturada a quantidade.

Quando houver real necessidade de encaminhar mais de uma cópia, essa quantidade será escriturada.
Exemplo: Cópias:
DAbM c/anexo
DFM/anexo
Arq 2, sendo 1 s/anexo

As cópias de documentos enviadas à DGPM, DSM e DENSM para publicação em Boletim da Marinha do Brasil (Bol MB) deverão, explicitamente, indicar essa finalidade, sem o que não serão publicados.

Abaixo da palavra “Cópias:”, serão relacionadas todas as cópias que foram extraídas do documento, usando sempre siglas constantes de publicação oficial, incluindo, ao final, aquelas que ficarão na OM expedidora.

As OM citadas – exceto aquela que expediu o documento, pois estará obrigatoriamente ao final da lista – aparecerão em ordem de antiguidade de seus Titulares, admitindo-se, nos casos de autoridades de igual posto, relacioná-las em ordem alfa-bética de siglas.
Exemplo: Cópias:
EMA
c/Anexos A e J

quando todos os anexos acompanharem a cópia, será usada a expressão “c/anexos”;
- quando nenhum dos anexos acompanhar a cópia, será usada a expressão “s/anexos”; e quando a cópia contiver alguns dos anexos, será usada a expressão “c/Anexos (ci-tar quais)” ou, se ficar mais simples, “s/Anexos (citar quais)”.

quando se tratar de expediente “Via”, as cópias destinadas às autoridades inter-mediárias constarão da relação de cópias, acompanharão o documento original e serão desanexadas ao tramitarem pelas OM “Via:”.

A cópia permite desencadear medidas administrativas, ela é documento hábil para provocar qualquer ação e, por isso, não será distribuída com esse fim;

as cópias serão distribuídas apenas às OM com efetivo interesse no assunto, sen-do vedado o encaminhamento supérfluo;

quando a “Referência:” relacionar documento que a OM destinatária do original ou das cópias não possua, proceder como abaixo:
I) não o declarar no “Anexo:”;
II) listar, excepcionalmente, as autoridades “Aos:”, isto é, as OM de Destino, na indicação “Cópias:”, a fim de registrar a remessa desse documento; e
III) enviá-los às OM que o necessitarem, registrando-os na indicação “Cópias

não é permitida a remessa de cópias de documentos aos escalões superiores, sobre assuntos ainda em fase de estudo, salvo se houver prévia autorização ou determinação superior.