Textos del Mapa Mental

El Juglarón (Realización)

1.- Organización

Esta parte del equipo deberá realizar la Planeación Logística, coordinando espacios para el evento, haciéndose cargo de los consumibles para el staf y compañía teatral. También conformarán el comité de recepción el día de la obra.

1.1.- Planeación Logística

1.1.1.- Comité de recepción

(Previo, durante y posterior al evento) Este equipo pensará en la mejor manera de recibir a los invitados especiales, padres y alumnos. Incluso coordinar y pactar previamente con el personal de la escuela la logística para estacionamiento y facilitar el acceso, observando la seguridad de los asistentes. Se comunica con equipo de Coordinación de Espacios.

1.1.1.1.- Recepción de compañía teatral

(Previo, durante y posterior al evento) Previamente a lo pactado con la Coordinación de Espacios, indicará y dará atención a las necesidades de la compañía teatral. Siempre en coordinación con el personal de la escuela. Resolverá cuestiones de suministros (agua, comida, etc.) y también si requieren alguna instalación especial. Colocación de alguna lona que requiera escalera o alguna extensión. En resumen auxiliar a la compañía de teatro en lo que requiera.

1.1.1.2.- Recepción de invitados especiales

(Durante el Evento) Considerar la colocación de lugares especiales, para autoridades, personas con situaciones físicas especiales u otros. Estar al pendiente de su arribo y conducirlos a dichos espacios.

1.1.1.3.- Recepción de padres de familia y alumnos

Al menos tres personas que verifiquen la llegada y acomodo de los asistentes. Los primeros deberán irse sentado ordenadamente (no donde quieran) si no llenando todos y cada uno de los espacios destinados para el público. Pedir con educación que haya orden y paciencia para la llegada de todos los asistentes.

1.1.2.- Coordinación espacios

(Previo al evento) Anticipadamente este equipo definirá junto con la escuela, la distribución idónea para el evento, escenario, sillas, mesa de recepción de boletos, paso a sanitarios, situaciones especiales, etcétera.

1.1.3 Responsable de alimentos

(Previo y después del evento) Decidirá y coordinará la compra de Gatorades, aguas de 1 litro y los refrigerios para 8 o 10 personas de la compañía, sugiero que también para nuestro staf.

Considerar lunch para 25 personas al menos. Durante el desarrollo del evento se coordinará también con el equipo de Recepción de Compañía teatral.

2.- Boletos

Consideramos que se deberán imprimir unos 350 boletos para satisfacer un cálculo de unos 300 asistentes, como se acordó con el licenciado Martínez, su costo será de 75 pesos.

2.1.- Diseño de boletos

(Previo al evento) Laurita de la Sota se ofreció a hacer uno de sus buenos diseños.

2.2.- Impresión de boletos y circulares

(Previo al Evento) Los boletos deberán ser foliados y suajados para control mediante talones.

2.2.1.- Playeras para el staf

Sugiero pensar en un distintivo y recuerdo para nosotros, al menos considerar 15 playeras (opción a solo usar alguna playera negra si no alcanza el presupuesto o no da tiempo, pero creo que aún estamos a buen tiempo.

2.3.- Control de venta de boletos

(Previo, durante y después del evento) Un líder, con ayuda de un secretario temporal, llevará el control y la venta de los boletos a los alumnos y padres que lo vayan solicitando. Este equipo deberá también repartir entre todo el equipo de padres de la mesa directiva, tantos iguales para su promoción y venta individual; Es decir, una será la venta que se haga a través de la escuela y mediante los grupos y otro a los posibles padres de familia que captamos afuera de la escuela recogiendo a los alumnos, tanto en primaria como en secundaria. (Sugiero a “mundo” con alguien más que no sea un servidor. La razón, a reserva de lo que la mayoría opine, es que quiero estar un poco más al pendiente del área logística con la compañía de teatro.

2.3.1 Auditoría de Boletos

(Previo durante y posterior al evento) Nuestra auditora estrella Annie (solo es sugerencia), estará al pendiente de que los números cuadren para asegurar el retorno de la inversión.

También presionará al equipo de “Control de venta de boletos” para que al menos cuatro días antes de la función esté liquidado en su totalidad el pago de la misma.

En virtud de que para resolver algunos preparativos como boletos, circulares, volantes, alguna lona y posibles playeras para el staf, requeriremos de recursos obtenidos previamente en nuestras ventas de comida, ella estaría pendiente de que las tendencias de venta de boletos vayan de acuerdo con lo estimado y sigamos conservando en todo momento una ganancia. “saludable”; es decir, no salir “tablas” o “poniendo como las gallinas”.

3.- Difusión del evento

(Previo al Evento) Un equipo llevará la tarea de promover y difundir mediante diferentes medios nuestro evento, considerando que ya prácticamente tenemos una semana para dejarlo

3.1 Invitación correo electrónico

(Acción previa al evento) Redacción David Valladolid Deberá contener ligas a información más amplia sobre la obra. Y será enviada al Lic. Martínez.

3.2.- Circulares (volantes)

(Acción previa al evento) Redactada por David Valladolid, Diseño por parte de Laura de la Sota. Se repartirán a los alumnos en sus aulas, a través de control escolar y también se darán a los padres de familia afuera de la escuela (se requiere voluntarios)

4.-Estrategia de ventas

Tendremos una alta concurrencia a este, nuestro primer evento, por lo que podremos aprovecharlo para incrementar números. Por lo que considero que deberíamos vender alguna colación para el disfrute de la obra y aprovechar para anunciar nuestra rifa.

4.1.- Bebidas y colación

Previo y durante el evento (este equipo planeará la compra y llevará a cabo la venta de bebidas y alguna colación. No se sugiere algo más elaborado que palomas o cacahuates, por el respeto a los actores y otras distracciones que puedan representar.

4.2- Rifa Navideña

(Previo y posterior al evento) Dado que ya se acerca el fin de año, puede ser buen motivo para un regalo antes de salir de vacaciones. Por ello este equipo deberá, en consenso con todos, realizar la compra de un artículo atractivo para los alumnos, coordinar el diseño, realización y venta de los boletos para la rifa y presentar este proyecto ante la concurrencia al final de la obra.

Transcripción del Mapa Mental, realización del proyecto Carro de Comedias

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