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Description
Flashcards by Lili Molina, updated more than 1 year ago
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Created by Lili Molina
almost 5 years ago
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| Question | Answer |
| A continuación encontrara un Glosario con los conceptos principales en torno a la Gestión Documental. DE CLIC SOBRE CADA FICHA PARA CONOCERLOS |
PASE A LA SIGUIENTE FICHA....
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ARCHIVO
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Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. |
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
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Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en el archivo de gestión hasta su disposición final (eliminación, selección o conservación total). |
| CONSERVACIÓN DOCUMENTAL | Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. |
| CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL | Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección, subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. |
| DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL | Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en instrumentos que permiten identificar, localizar y recuperar posteriormente la información para la gestión o la investigación. |
| DOCUMENTO | Información registrada, cualquiera que sea su forma o medio utilizado. |
| DOCUMENTO DE ARCHIVO | Registro de Información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades y funciones. |
| DOCUMENTO DE APOYO | Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas e instituciones que no hace parte de las series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de las funciones. |
| DOCUMENTO DIGITAL | Es la información registrada en un medio o soporte físico que mediante un proceso de digitalización se convierte en un soporte electrónico que es accesible e interpretable por un ordenador. |
| DOCUMENTO ELECTRÓNICO | Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos o similares. |
| DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO | Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. |
| ELIMINACIÓN DOCUMENTAL | Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valores secundarios para la institución. |
| EXPEDIENTE | Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. |
| FOLIACIÓN | Operación que consiste en numerar consecutivamente cada folio que conforma una unidad documental. |
| FONDO DOCUMENTAL | Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. |
| FONDO ACUMULADO | Conjunto de documentos sin ningún criterio de organización archivística. |
| ORDENACIÓN DOCUMENTAL | Fase del proceso de organización mediante el cual se unen y relacionan las unidades documentales de una serie, así como los tipos documentales al interior de los expedientes. |
| PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL | Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales |
| PRINCIPIO DE PROCEDENCIA | Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. |
| SELECCIÓN DOCUMENTAL | Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. |
| SERIE DOCUMENTAL | Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. |
| SUBSERIE DOCUMENTAL | Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características especificas. |
| TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL | Listado de series y sus correspondientes tipos documentales producidos o recibidos por una Unidad Administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital y se define la disposición final. |
| TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL | Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final. |
| TIPO DOCUMENTAL | Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática. |
| TRANSFERENCIA DOCUMENTAL | Proceso de remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes. |
| UNIDAD DOCUMENTAL | Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. |
| VALORACIÓN DOCUMENTAL | Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. |
| VALOR PRIMARIO | Hacen referencia al uso e importancia que tienen los documentos para la institución productora, conforme al desarrollo de las funciones de cada unidad académica y/o administrativa. (valor jurídico, legal, contable, administrativo) |
| VALOR SECUNDARIO | Se concibe desde el análisis, uso y potencialidad que pueda llegar a tener la información contenida en los documentos de archivo, para la institución productora, o para otras entidades, investigadores, ciudadanos, entre otros. |
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