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Description
Flashcards by Andréa Coelho6292, updated more than 1 year ago
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| Question | Answer |
| INFORMAÇÃO | Conjunto orgânico de dados e signos dotados de significado, inscritos (gravados) num determinado suporte. |
| DOCUMENTO | Unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. |
| OBJETIVO COMUM DOS ARQUIVOS, BIBLIOTECAS E MUSEUS: | - Guarda de documentos -Preservação de documentos - Dar acesso aos documentos |
| DOCUMENTO DE ARQUIVO | Documento advindo das funções naturais de um órgão, criado por uma instituição ou pessoa no curso de suas atividades e preservado para a consecução de seus objetivos e prova de fatos. |
| DOCUMENTO DE BIBLIOTECA | Está contido em um conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. |
| DOCUMENTO DE MUSEU | Doc contido em instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição conjuntos e peças de valor cultural. |
| ORIGEM 1- BIBLIOTECA 2-ARQUIVO | 1- Docs produzidos e conservados com objetivos culturais 2- docs produzidos e conservados com objetivos funcionais. |
| AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVOS | 1- docs colecionados de fontes diversa; em vários exemplares; adquiridos por compra, doação ou permuta. 2- docs provêm das atividades públicas ou privadas; são produzidos num único exemplar e limitado n° de cópias; há relação orgânica entre os docs. |
| MÉTODO DE AVALIAÇÃO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO | 1- Aplica-se a unidades isoladas; julgamento não tem caráter irrevogável; julgamento envolve questões de conveniência e não de preservação, 2- Preserva-se o doc referente a uma atividade como um conjunto e não como unidades isoladas; julgamentos são finais e irrevogáveis; doc não raramente existe em via única. |
| MÉTODO DE CLASSIFICAÇÃO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO | 1- Utiliza métodos predeterminados; exige conhecimento do sistema, conteúdo e significação dos docs a classificar. 2- Classificação específica para cada instituição, ditada por suas particularidades; exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. |
| MÉTODO DESCRITIVO 1- BIBLIOTECA 2- ARQUIVO | 1- Aplica-se a unidades discriminadas; os docs são unidades isoladas para catalogação. 2- Aplica-sea conjuntos de documentos; as séries são consideradas unidades para fins de descrição. |
| CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO | Possui informações arquivísticas, bibliográficas ou museológicas. Dissemina a informação independente das características de tais conjunto de dados. |
| PROVENIÊNCIA | Os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar e origem dos documentos. Também chamado de princípio de respeito aos fundos ou pertinência territorial. |
| ORGANICIDADE | Princípio segundo o qual os arquivos refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. |
| INDIVISIBILIDADE | Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados. |
| UNICIDADE | Os arquivos ou docs conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Ex: uma pessoa faz um BO devido a um assalto em um determinado dia. Novamente a mesma pessoa faz outro BO devido a um outro assalto. Os documentos são de assuntos iguais, mas de ocasiões e contextos diferentes, portanto são ÚNICOS. |
| CUMULATIVIDADE | Os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa, etc). |
| FUNDO FECHADO | Quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessão de suas atividades. |
| FUNDO ABERTO | Quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. |
| ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE | Constituído de docs em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios, repartições, setores que os receberam ou produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. |
| ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO | Constituído de docs que deixam de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los. Não há necessidade de serem conservados próximos aos órgãos. |
| ARQUIVOS DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE | Constituído de docs que perderam o valor administrativo e que são conservados em razão de seu valor histórico ou cultural. Os docs são arquivados de forma definitiva. |
| ATIVIDADES DOS ARQUIVOS CORRENTES "CEPAE" | Consulta Empréstimo Protocolo Arquivamento Expedição |
| ARQUIVOS INTERMEDIÁRIOS PRESCRIÇÃO | Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos. |
| ARQUIVOS PERMANENTES ARRANJO | Ordenação de conjuntos documentais nos arquivos PERMANENTES, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas físicas passam a conviver uns com outros, só então passando a ser fundos. |
| ARRANJO ATIVIDADES INTELECTUAIS | Concepção lógica do fundo documental, definição de grupos e séries dos documentos dentro do quadro de arranjo. Ordenação do acervo por elaboração de um organograma. |
| ARRANJO ATIVIDADES FÍSICAS | Acondicionamento de documentos em caixas, aposição de etiquetas, identificação das caixas e colocação das unidades dearquivamento nas estantes. |
| QUADRO DE ARRANJO FG3S | Instrumento utilizado para arquivos permanentes, é equivalente à classificação nos correntes e intermediários: 1- Fundo documental 2- Grupo documental 3- Subgrupo documental 4- Série documental 5- Subsérie documental |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: GUIA | Propicia uma visão do conjunto de serviços do arquivo e os instrumentos de pesquisa que dispõe. |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: INVENTÁRIO | Descreve conjuntos documentais ou parte do fundo; é parcial e traz descrição sumária. |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: CATÁLOGO | Descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou um conjunto de docs. respeita ou não a ordem de classificação. |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: REPERTÓRIO | É como um catálogo seletivo. Relação seletiva de docs de um fundo, no qual a peça integrante é descrita minuciosamente. |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: ÍNDICE | Nomes, lugares ou assuntos em ordem alfabética. |
| INSTRUMENTO DE PESQUISA: EDIÇÃO DE FONTES | Edição de textos históricos, estudos introdutórios e fontes paralelas, não recebe resumo. |
| GESTÃO DE DOCUMENTOS LEI 8159/91 | É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. |
| FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 1- PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS | Refere-se a elaboração de docs de acordo com as atividades de um órgão; intervir no precesso de geração dos docs; Evitar criação e reprodução de docs desnecessários; Projetar modelos de formulários e demais docs a serem utilizados pela instituição. Evita-se a proliferação inútil e duplicatas, otimiza e disciplina a reprografia e automação arquivística. |
| FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 2- UTILIZAÇÃO DE DOCUMENTOS | Inclui atividades de protocolo; de organização e arquivamento de docs correntes e intermediários; elaboração de normas de acesso; recuparação de informações. |
| FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS: 3- AVALIAÇÃO E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS | Análise e avaliação de docs acumulados nos arquivos; estabelece prazos de guarda; determina quais são permanentes e quais devem ser eliminados. |
| FASES DA GESTÃO DE DOCUMENTOS PUAD | 1- Produção de documentos; 2- Utilização de documentos; 3- Avaliação e Destinação de documentos. |
| MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO: | ALFABÉTICO: Ordenação a partir de nomes existentes nos docs; GEOGRÁFICO: ordenação de acordo com o local de produção do doc; IDEOGRAFICO: ordenação de acordo com o assunto do doc; NUMÉRICO: Simples: de acordo com um n° relativo ao doc. Cronológico: de acordo com a data dodoc. Dígito-terminal: de acordo com os 2 últimos dígitos de um n° do doc. |
| 1ª REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES DE PESSOAS FÍSICAS > O ÚLTIMO SOBRENOME DEPOIS PRONOME: | João Barbosa > Barbosa, João Para sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética dos nomes: Aníbal Teixeira Marília Teixeira > Teixeira, Aníbal Teixeira Marília |
| 2ª REGRA DE ALFABETAÇÃO SOBRENOMES COMPOSTOS DE UM SUBSTANTIVO E UM ADJETIVO OU LIGADOS POR HÍFEN NÃO SE SEPARAM: | Camilo Castelo Branco > Castelo Branco, Camilo Heitor Vila-lobos > Vila-Lobos, Heitor |
| 3ª REGRA DE ALFABETAÇÃO SOBRENOMES FORMADOS COM AS PALAVRAS, SANTO, SANTA OU SÃO SEGUEM A REGRA DOS SOBRENOMES COMPOSTOS POR UM ADJETIVO E UM SUBSTANTIVO: | Waldemar Santa Rita > Santa Rita Waldemar Carlos São Paulo > São Paulo, Carlos |
| 4ª REGRA DE ALFABETAÇÃO AS INICIAIS ABREVIADAS DE PRONOMES TÊM PRECEDÊNCIA NA CLASSIFICAÇÃO DE SOBRENOMES IGUAIS: | Jonas Vieira José Vieira J. Vieira arquivam-se: Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José |
| 5ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS ARTIGOS E PREPOSIÇÕES, TAIS COMO a,o,d,d',da,do,e,um,uma, NÃO SÃO CONSIDERADOS | Pedro de Almeida Ricardo d'Andrade arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d' |
| 6ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS SOBRENOMES QUE EXPRIMEM GRAU DE PARENTESCO COMO Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, SÃO CONSIDERADOS PARTE INTEGRANTE DO ÚLTIMO SOBRENOME, MAS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ORDENAÇÃO ALFABÉTICA: | Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo |
| 7ª REGRA DE ALFABETAÇÃO OS TÍTULOS NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. SÃO COLOCADOS APÓS O NOME COMPLETO, ENTRE PARÊNTESES. | Ministro Milton Campos Professor André ferreira arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) |
| 8° REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES ESTRANGEIROS SÃO CONSIDERADOS PELO ÚLTIMO SOBRENOME, SALVO NOS CASOS DE ESPANHÓIS E ORIENTAIS: | Georges Albert Winston Churchill Arquivam-se: Albert, Georges Churchill, Winston |
| 9° REGRA DE ALFABETAÇÃO PARTÍCULAS DE NOMES ESTRANGEIROS PODEM SER CONSIDERADOS, O COMUM É CONSIDERÁ-LAS QUANDO ESCRITAS COM LETRA MAIÚSCULA: | Giulio de Capri John Mac Adam Gordon O'brien arquivam-se: Capri, Giulio di Mac Adam, John O'brien Gordon |
| 10° REGRA DE ALFABETAÇÃO OS NOMES ESPANHÓIS SÃO REGISTRADOS PELO PENÚLTIMO SOBRENOME: | José de Ovideo y Baños Francisco de Pina de Mello arquivam-se: Ovideo y Banõs, José de Pina de Mello, Francisco |
| 11° REGRA DE ALFABETAÇÃO NOMES ORIENTAIS, JAPONESES, CHINESES E ÁRABES SÃO REGISTRADOS COMO SE APRESENTAM: | Al Ben-Hur Li Yutang arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang |
| 12° REGRA DE ALFABETAÇÃO FIRMAS, EMPRESAS, INSTITUIÇÕES E ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS SÃO TRANSCRITOS COMO SE APRESENTAM. OS ARTIGOS INICIAIS SÃO COLOCADOS EM PARÊNTESES APÓS O NOME: | Álvaro Ramos & Cia A Colegial The Library of Congress arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia Colegial (A) Library of Congress (The) |
| 13° REGRA DE ALFABETAÇÃO TÍTULOS DE CONGRESSOS, CONFERÊNCIAS, REUNIÕES, ASSEMBLEIAS E ASSEMELHADOS, NÚMEROS ARÁBICOS, ROMANOS OU ESCRITOS POR EXTENSO DEVERÃO APARECER NO FIM ENTRE PARÊNTESES: | II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3° Congresso de Geologia arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3°) |
| MÉTODO NUMÉRICO SIMPLES INDIRETO | Para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos, exige a adoção de um índice para identificar o n° de cada documento. |
| MÉTODO NUMÉRICO CRONOLÓGICO | Os docs são organizados a partir de uma data, por exemplo, dia, mês e ano. |
| MÉTODO NUMÉRICO DÍGITO-TERMINAL lê-se os números da esquerda para a direita | Grande volume de docs em que nestes contenham grandes números. ex: 352650 ficaria 35.26.50 onde 35 primário 26 secundário 50 terciário Sempre se lê da esquerda para a direita! ex: 001.299 Angela Rotholz 032.699 Vera lúcia Machado 129.129 Nilza Maria Lobo arquivam-se: 12.91.29 Nilza Maria Lobo 03.26.99 Vera lúcia Machado 00.12.99 Angela Rotholz |
| MÉTODO GEOGRÁFICO | Organizar os documentos de acordo com as regiões geográficas de sua procedência. Inicia-se pela capital e depois por ordem alfabética das cidades. ex: Bahia 1 Salvador* (capital) 2 Amargosa 3 Belmonte, etc O mesmo serve para país ex: Portugal 1 Lisboa (capital) 2 Aveiro 3 Coimbra, etc Cidades de estados diferentes devem ser em ordem alfabética com as siglas dos estados. ex Arapiraca (AL) Campinas (SP) Campinas (TO) |
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