Conceito
É a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.
Atributos/fundamentos da redação oficial
- Clareza e precisão;
- Objetividade;
- Concisão;
- Coesão e coerência;
- Impessoalidade;
- Formalidade e padronização.
Clareza
O texto tem uma interpretação única e imediata. Para se ter clareza sugere-se (sugestões obrigatórias):
- Utilizar palavras e expressões simples, exceto quando o texto versar sobre assunto técnico;
- Usar frases curtas, apresentar orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas. Para evitar ambiguidade, pode-se usar a ordem indireta;
- Buscar a uniformidade do tempo verbal em todo texto, ou seja, não ficar variando os tempos verbais;
- Pontuar adequadamente o texto;
- Colocar o significado de uma sigla na primeira aparição dela;
- Não utilizar regionalismos e neologismos;
- Utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando for indispensável, porém elas devem ser escritas em itálico.
Precisão
É a exatidão da transmissão da informação.
Objetividade
Ir direto ao assunto.
Concisão
Transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras, ou seja, o texto não deve ser prolixo.
Coesão
Há uma união harmônica entre as partes do texto.
Coerência
O texto tem lógica.
Impessoalidade
O texto obedece a imparcialidade na defesa do interesse público. Esse tratamento impessoal decorre:
- Da ausência de impressões individuais, ou seja, porque não tem achismos do indivíduo que está escrevendo;
- Da impessoalidade do receptor, ou seja, quem está recebendo a mensagem sempre é o público, e, não o particular;
- Do caráter impessoal do próprio assunto tratado, ou seja, se o assunto é de interesse público, logo será impessoal (não será para um particular).
Formalidade
O texto tem uma determinada forma nas comunicações, para isso, utiliza-se os pronomes de tratamento.
Padronização
- O texto é uniformizado, ou seja, tem um padrão culto do idioma para procedimentos e conceitos;
- Jargão deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada;
- Jargão: é uma linguagem pouco compreensível, geralmente por ser muito específico de determinado grupo profissional ou sociocultural. Ex.: politiquês, economês, juridiquês etc.
Correspondências/comunicações oficiais
Pronomes de tratamento
O pronome de tratamento se refere à segunda pessoa e se conjuga na terceira. É necessário atenção em 3 momentos distintos:
1) No endereçamento:
É o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial, ou seja, na parte de fora.
2) No vocativo:
O autor dirige-se ao destinatário no início do documento.
3) No corpo do texto:
Pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso.
Utilização de pronomes de tratamento
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AUTORIDADE ENDEREÇAMENTO VOCATIVO TRATAMENTO NO CORPO DO TEXTO ABREVIATURA
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A Sua Excelência o Excelentíssimo
PR Senhor Senhor Presidente Vossa Excelência Não se usa
da República,
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Excelentíssimo
PCN Idem Senhor Presidente Idem Idem
do Congresso
Nacional,
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PSTF Excelentíssimo
Idem Senhor Presidente Idem Idem
do Supremo
Tribunal Federal,
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Senhor Vice-Pre-
Vice-PR Idem sidente da Repú- Idem V. Exa.
blica,
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M de Est Idem Senhor Ministro, Idem Idem
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Secret-Exe Senhor Secretário-
de Ministé Idem Executivo, Idem Idem
e outros
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Embaix Idem Senhor Embaixador, Idem Idem
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Oficial-
General
das For- Idem Senhor+Posto, Idem Idem
ças Ar-
madas
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Sena-
dor da Idem Senhor Senador, Idem Idem
Repú-
blica
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Depu-
tado Idem Senhor Deputado, Idem Idem
Fede-
ral
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Minis- Senhor Ministro do
stro do Idem Tribunal de Contas Idem Idem
TCU da União,
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Minis-
tro dos
Tribu- Idem Senhor Ministro, Idem Idem
nais
Supe-
riores
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Outros
postos Ao senhor Senhor+Posto Vossa Senhoria V.Sa.
militares
..........................................................................................................................................................................................................................................................
Signatário
Cargos interino e substituto
- Esses cargos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo;
- Cargo interino: é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância;
- Substituto: é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimento legais ou regulamentares do titular;
- Exemplo masculino: Diretor-Geral interino, Secretário-Executivo substituto;
- Exemplo feminino: Ministra de Estado interina, Secretária-Executiva interina.
Grafia de cargos compostos
Escrevem-se com hífen:
1) Cargos formados pelo adjetivo "geral". Ex.:
- Diretor-geral;
- Relator-geral.
2) Postos e gradações da diplomacia. Ex.:
- Primeiro-secretário;
- Segundo-secretário.
3) Postos da hierarquia militar. Ex.:
- Tenente-coronel;
- Capitão-tenente.
4) Cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa. Ex.:
- Diretor-presidente;
- Diretor-adjunto;
- Editor-chefe.
5) Cargos formados por numerais. Ex:
- Primeiro-ministro;
- Primeira-dama.
6) Cargos formados com os prefixos "ex" ou "vice". Ex.:
- Ex-diretor;
- Vice-coordenador.
Obs.:
- É opcional o uso de palavras iniciais maiúsculas usadas para reverenciar. Ex.: Presidente francês ou presidente francês;
- Para elementos que contém hífen, deve-se manter todos em maiúsculo ou minúsculo. Ex.: Vice-Presidente ou vice-presidente, mas não Vice-presidente ou vice-Presidente;
- Elementos com preposição ficam sem hífen. Ex.: general de exército, tenente-brigadeira do ar.
Vocativo
É uma invocação ao destinatário. O vocativo será sempre seguido de vírgula nas comunicações oficiais.
O padrão ofício
O padrão ofício é o ofício.
Partes do documento no padrão ofício
- Cabeçalho;
- Identificação do expediente;
- Local e data do documento;
- Endereçamento;
- Assunto;
- Texto do documento;
- Fechos para comunicações;
- Identificação do signatário;
- Dados do órgão.
Cabeçalho
- Ex.: Brasão
[Nome do órgão]
[Secretaria/Diretoria]
[Departamento/Setor/Entidade]
- Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizada na parte superior do papel. Os itens do cabeçalho são:
1) Brasão de Armas da República:
- No topo da página e centralizado;
- É o primeiro item;
- 2 cm de distância do topo;
- Não precisa ser colorido;
- Deve ser evitado a marca da instituição para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.
2) Nome do órgão principal:
É o segundo item.
3) Nome dos órgãos secundários:
- Apenas quando necessários;
- Do mais abrangente para o mais específico.
4) Espaçamento:
Entrelinhas simples (1,0).
Identificação do expediente
- Ex.: OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 652/2019/SAA/SE/MT;
- São eles:
1) Nome do documento:
Todas as letras devem ser maiúsculas.
2) Indicação de numeração:
A palavra número deve ser abreviada, padronizada como Nº.
3) Informações do documento:
Deve conter:
- Número;
- Ano (com 4 dígitos);
- Siglas usuais do setor que expede o documento, da menos abrangente para a mais abrangente, separados por barra (/).
4) Alinhamento:
- À margem esquerda da página;
- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.
Local e data do documento
- Ex.: Porto Velho, 28 de maio de 2019.;
- É feito:
1) Informação de local:
- Nome da cidade, por extenso, onde foi expedido o documento, seguido de vírgula;
- Não se deve utilizar a sigla do Estado.
2) Data:
- Dia do mês: em numeral cardinal, salvo o primeiro dia, que deve ser em numeral ordinal;
- Nome do mês: em minúsculo;
- Ano: em numeral cardinal, com 4 dígitos. Ex.: 2019.
3) Pontuação:
Coloca-se ponto final depois da data.
4) Alinhamento:
- O texto da data deve ser alinhado à margem direita da página;
- 1,5 cm de distância do lado direito do papel.
Endereçamento
- Ex.: [Vocativo] À Senhora
[Nome da pessoa do vocativo] Dilma Bolsonaro
[Cargo da pessoa do vocativo] Presidente da República
[Endereço do destinatário] Esplanada dos Ministérios Bloco T
[Endereço do destinatário] 70064-900 Brasília/DF
- É a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Constarão os seguintes elementos nele:
1) Vocativo:
Forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente. Ex.: Ao Senhor.
2) Nome:
Nome da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.
3) Cargo:
Cargo da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.
4) Endereço:
Endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:
a) Primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou informação do setor, caso seja no mesmo órgão;
b) Segunda linha: CEP e cidade/UF.
5) Alinhamento:
- À margem esquerda da página;
- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.
Assunto
- Ex.: "Assunto: Aquisição de computadores."
- O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Deve ser da seguinte maneira:
1) Título:
Assunto, dois pontos e a frase que define o conteúdo do documento.
2) Descrição do assunto:
- A palavra assunto e a inicial da palavra que define o texto devem ser em maiúsculas;
- Não se deve utilizar verbos;
- Deve-se utilizar de 4 a 5 palavras.
3) Destaque:
Deve ser escrito em negrito.
4) Pontuação:
Deve ser colocado o ponto final no final do assunto.
5) Alinhamento:
- À margem esquerda da página;
- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.
Texto do documento
1) Se não for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:
a) Introdução:
- É o objetivo da comunicação;
- Estas formas devem ser evitadas: tenho a honra de, tenho o prazer de, cumpre-me informar que;
- Devem ser usadas estas formas: solicito, comunico, informo;
b) Desenvolvimento:
- O assunto é detalhado;
- Deve ser tratado em parágrafos distintos, caso o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, isso confere maior clareza à exposição;
c) Conclusão:
- A posição sobre o assunto é afirmada.
2) Se for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:
a) Introdução:
- Inicia-se com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento;
- Se ninguém tiver solicitado, então deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado e a razão pela qual está sendo encaminhado;
b) Desenvolvimento:
- Não há parágrafos de desenvolvimento, salvo se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.
3) Formatação:
a) Alinhamento:
- Justificado;
b) Espaçamento entre linhas:
- Simples;
c) Parágrafos:
- Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;
- Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
- Numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;
- Fonte: Calibri ou Carlito;
- Tamanho da fonte do corpo do texto: 12 pontos;
- Tamanho das citações recuadas: 11 pontos;
- Tamanho das notas de rodapé: 10 pontos;
- Símbolos: se não tiver Calibri ou Carlito, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.
Fechos para comunicações
1) Tem finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. Existem dois fechos:
a) "Respeitosamente, ":
Para autoridades de hierarquia superior a do remetente;
b) "Atenciosamente, ":
Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior a do remetente.
2) Formatação:
a) Alinhamento: alinhado á margem esquerda da página;
b) Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;
c) Espaçamento entre linhas: simples;
d) Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo.
Obs.:
- Não deve ser numerado;
- Não se usa esses dois fechos para autoridades estrangeiras.
Identificação do signatário
- Ex.: [Espaço para assinatura]
[NOME] CABO DACIOLO
[Cargo] Deputado Federal
- O signatário deve ser assim, salvo as comunicações assinadas pelo PR:
1) Nome:
Nome da autoridade que está enviando.
2) Cargo:
- Cargo da autoridade que está enviando o documento;
- As iniciais de cada palavra devem ser em maiúsculas, salvo as preposições.
3) Alinhamento:
- Centralizado;
- A assinatura deve ficar na mesma página que o expediente.
Dados do órgão
Endereço, telefone, e-mail, site oficial da instituição etc. podem ser informados no rodapé do documento centralizados na última página.
Formatação e apresentação
Tamanho do papel
A4 (29,7 cm x 21 cm).
Margem lateral esquerda
No mínimo, 3 cm de largura.
Margem lateral direita
1,5 cm.
Margens superior e inferior
2 cm.
Área de cabeçalho
Na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel.
Área de rodapé
Nos 2 cm da margem inferior do documento.
Impressão
- Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel;
- As margens direita e esquerda terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho).
Cores
- Os textos devem estar na cor preta;
- O papel deve ser branco;
- Se forem necessários os gráficos e ilustrações serem coloridos, então que assim seja.
Destaques
Usa-se o negrito, sem abuso, para destaque.
Palavras estrangeiras
Palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico.
Arquivamento
- Todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos, dentro do possível;
- Formato de texto preferencial: ".docx", ".odt" ou ".rtf".
Nome do arquivo
Os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:
- Tipo do documento + Número do documento + Ano do documento (com 4 dígitos) + Palavras chave do conteúdo
- Ex.: Ofício 123_2019_relatório produtividade anual
Tipos de documento
Variações dos ofícios
1) [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR:
Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:
OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2019/MEC
2) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO:
Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. Ex.:
OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2019/SECEX/SAJ
3) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR:
Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:
OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2019/CC/MJ/MRE
Exposição de motivos (EMs)
1) Definição e finalidade:
É o expediente dirigido por um Ministro de Estado ao PR ou Vice para:
- Propor alguma medida;
- Submeter projeto de ato normativo a sua consideração; ou
- Informá-lo de determinado assunto.
Obs.:
- Se a exposição envolver mais de um ministério, então a exposição será assinada por todos os ministros envolvidos, e será chamada de interministerial;
- Sendo interministerial ou não, a sequência numérica das exposições de motivos é única;
- A numeração começa e termina dentro do mesmo ano civil.
2) Forma e estrutura:
As exposições de motivos devem, obrigatoriamente:
- Apontar, na introdução, o problema que demanda a adoção;
- Indicar, no desenvolvimento, a razão de aquela medida ou ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema;
- Propor, na conclusão, a medida a ser tomada ou o ato a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas.
Obs.:
- As EMs devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta;
- A EMs é a principal modalidade de comunicação dirigida ao PR pelos ministros;
- As EMs podem, em certos casos, serem encaminhadas uma cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.
3) Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof):
- O Sidof é uma ferramente eletrônica para controle das EMs com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República;
- Ao se utilizar o Sidof, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura eletrônica que informa o nome do ministro que assinou a EMs e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta.
Mensagem
1) Definição:
É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos.
2) Finalidade:
As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao CN têm as seguintes finalidades:
- Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinário e de lei complementar e os que compreendem PPA, LDO, LOA e créditos adicionais;
- Encaminhamento de medida provisória;
- Indicação de autoridades;
- Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice se ausentarem do país por mais de 15 dias;
- Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV;
- Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior;
- Mensagem de abertura da sessão legislativa;
- Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos);
- Comunicação de veto;
- Outras mensagens remetidas ao Legislativo.
3) Forma e estrutura:
- Brasão: timbre em relevo branco;
- Identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;
- Vocativo: alinhado à margem esquerda, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com o recuo de parágrafo dado ao texto;
- Texto: iniciado a 2 cm do vocativo; e
- Local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita;
- Não tem identificação de seu signatário.
Correio eletrônico (e-mail)
1) Definição:
Tem três significados a depender do contexto:
- Gênero textual: é um documento oficial;
- Endereço eletrônico: é um e-mail oficial. Portanto, deve-se utilizar a extensão ".gov.br", por exemplo;
- Sistema de transmissão de mensagens eletrônicas: tem baixo custo e celeridade e é a principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.
2) Valor documental:
- Para que tenha valor documental é necessário existir certificação digital;
- O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital; contudo, caso haja questionamento, será obrigatória a tal da certificação;
- O ente público não pode impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil (responsável pela certificação digital), salvo lei específica.
3) Forma e estrutura:
Não tem padronização da mensagem comunicada, porém devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.
4) Campo assunto:
O assunto deve ser o mais claro e específico possível para que não pareça, ao receptor, que se trata de mensagem não solicitada/lixo eletrônico. Ex.:
- Em vez de "Reunião", um assunto mais preciso seria "Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência".
5) Local e data:
São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.
6) Saudação inicial / vocativo:
O texto do e-mail deve ser iniciado por uma saudação. Para particulares, deve-se utilizar, assim como os outros documentos oficiais, os vocativos "Senhor" ou "Senhora", seguido do cargo respectivo, ou "Prezado Senhor", "Prezada Senhora". Ex.:
- "Senhor Coordenador,";
- "Prezada Senhora,".
7) Fecho:
O mesmo que os outros documentos oficiais.
8) Bloco de texto da assinatura:
A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente. Ex.:
Maria da Silva
Assessora
Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil
(69)XXXXX-XXXX
9) Anexos:
- A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo;
- Quando se tratar de documentos ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado;
- Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que apresentem poucos riscos de segurança.