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Description
Mind Map by Yulitza Ortega, updated more than 1 year ago
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Created by Yulitza Ortega
about 7 years ago
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EMPRESAS QUE CUIDAN EL
PATRIMONIO DOCUMENTAL
- Algunas organizaciones cuentan con una infraestructura física y un equipo profesional que les
permite ofrecer a los archivos públicos y privados del país, todos los servicios involucrados en la
recuperación y salvaguarda del patrimonio documental colombiano, acorde con las principales áreas
involucradas como la legislación archivística, la gestión documental, la conservación, la reprografía y la
sistematización.
- A fin de satisfacer las grandes y variadas necesidades del mercado, éstas, han diseñado un amplio
portafolio de servicios que se encargan de la organización, administración, almacenamiento, guarda,
custodia y transporte de archivos físicos y medios magnéticos. Entre los cuales se encuentran:
Outsoursing en la administración de archivos, programas de capacitación archivística, diagnósticos y
diseños de programas de gestión documental, consultoría e interventoría externa sobre los procesos
para la organización archivística, diseño de programas de transferencia documental, procesos de
organización archivística, almacenamiento de archivos, diseño y elaboración de tablas de retención y
valoración documental, microfilmación y digitalización de documentos, automatización (bases de
datos), destrucción de archivos, organización de archivos de gestión, fondos documentales
acumulados, centros de documentación y bibliotecas, elaboración de manuales de normas y
procedimientos para archivos.
- Este tipo de servicios debe ser desarrollado por
profesionales expertos en la materia, para garantizar de
esta forma que una organización cuente con una
herramienta bien construida y que responda a las
necesidades de gestión de documentos y preservación de
la memoria corporativa.
- La imprenta, y durante el siglo XIX la máquina de escribir, tuvieron repercusiones
importantes sobre las características físicas de los archivos, al igual que la fotografía, que
comprende documentos ilustrados, cinematográficos, aéreos y microfotográficos.
- En consecuencia a estos grandes avances los archivos adoptaron diversas formas materiales, cada una
de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto a almacenamiento, conservación y utilización.
Aquí la clasificación de los mismos:
- manuscritos
- escritos en papel (en algunos casos
pergamino, vitela y otros medios como los
que existían hasta el siglo XIX) que utilizan
por lo general como medio para grabar tinta
o lápiz, ya sea manualmente, con máquina
de escribir o impresos mediante
computador.
- escritos en papel (en algunos casos
pergamino, vitela y otros medios como los
que existían hasta el siglo XIX) que utilizan
por lo general como medio para grabar tinta
o lápiz, ya sea manualmente, con máquina
de escribir o impresos mediante
computador.
- Documentos cartográficos y arquitectónicos
- muchos de ellos son también manuscritos,
pero se basan fundamentalmente en
presentaciones gráficas, además del texto
escrito; desde luego, un gran número de
documentos cartográficos o
arquitectónicos se imprimen o reproducen
de diversas maneras.
- muchos de ellos son también manuscritos,
pero se basan fundamentalmente en
presentaciones gráficas, además del texto
escrito; desde luego, un gran número de
documentos cartográficos o
arquitectónicos se imprimen o reproducen
de diversas maneras.
- Materiales audiovisuales
- negativos y copias de fotografías fijas y de
películas; cintas de video; grabaciones sonoras
en cilindros, discos y cintas magnéticas;
micropelículas, microtarjetas, microfichas y
micropelículas y microfichas de terminal de
computadoras.
- negativos y copias de fotografías fijas y de
películas; cintas de video; grabaciones sonoras
en cilindros, discos y cintas magnéticas;
micropelículas, microtarjetas, microfichas y
micropelículas y microfichas de terminal de
computadoras.
- manuscritos
- Las ventajas más importantes que permiten estos procedimientos, son la reducción de
espacio de almacenamiento, la obtención de un medio de archivo seguro y durable (un
rollo de microfilm tiene una vida de por lo menos 100 años), la reducción de costos, el
respaldo legal en información contable, entre otras. Este tipo de proceso de divide en
dos categorías entre las cuales tenemos: La Microfilmación tradicional: en la que los
documentos son procesados en un orden específico para facilitar la localización.
- Finalmente sistemas como el virtualpermite atender los requerimientos de información de los clientes
mediante una respuesta vía e-mail y con la publicación electrónica en el Web Site de los documentos
solicitados de manera electrónica (imágenes). Este, entrega el documento convertido en imágenes
ópticas al usuario que lo solicitó, mediante un mensaje en su correo electrónico con un link que lo lleva
a la página web, en la cual podrá consultar la información, bajo parámetros de seguridad tales como
validación de usuario y contraseña.
- ** Tecnología para la administración documental ** Con las más avanzadas prácticas en archivística y
bibliotecología, las empresas podrán perfeccionar el manejo de sus documentos, reduciendo costos y
aumentando la productividad, a través del Sistema de Administración Documental S.A.D
- H (Hacer) Ejecución de
las actividades
operativas y técnicas del
programa de gestión
documental.
- V (Verificar) Realizar
seguimiento y control
permanente al cumplimiento
de las políticas, objetivos,
actividades y tareas asignadas.
Esto implica la definición de
Indicadores de gestión, análisis
de datos y tendencias.
- A (Actuar) De los resultados
que se obtengan en los
procesos de verificación se
implementarán los ajustes
necesarios al sistema
(acciones preventivas y
correctivas) de manera que
esto permita obtener la
eficacia y la eficiencia en la
gestión y administración de
documentos.
- H (Hacer) Ejecución de
las actividades
operativas y técnicas del
programa de gestión
documental.
- ** Tecnología para la administración documental ** Con las más avanzadas prácticas en archivística y
bibliotecología, las empresas podrán perfeccionar el manejo de sus documentos, reduciendo costos y
aumentando la productividad, a través del Sistema de Administración Documental S.A.D
- Finalmente sistemas como el virtualpermite atender los requerimientos de información de los clientes
mediante una respuesta vía e-mail y con la publicación electrónica en el Web Site de los documentos
solicitados de manera electrónica (imágenes). Este, entrega el documento convertido en imágenes
ópticas al usuario que lo solicitó, mediante un mensaje en su correo electrónico con un link que lo lleva
a la página web, en la cual podrá consultar la información, bajo parámetros de seguridad tales como
validación de usuario y contraseña.
- En consecuencia a estos grandes avances los archivos adoptaron diversas formas materiales, cada una
de las cuales presenta exigencias especiales en cuanto a almacenamiento, conservación y utilización.
Aquí la clasificación de los mismos:
- A fin de satisfacer las grandes y variadas necesidades del mercado, éstas, han diseñado un amplio
portafolio de servicios que se encargan de la organización, administración, almacenamiento, guarda,
custodia y transporte de archivos físicos y medios magnéticos. Entre los cuales se encuentran:
Outsoursing en la administración de archivos, programas de capacitación archivística, diagnósticos y
diseños de programas de gestión documental, consultoría e interventoría externa sobre los procesos
para la organización archivística, diseño de programas de transferencia documental, procesos de
organización archivística, almacenamiento de archivos, diseño y elaboración de tablas de retención y
valoración documental, microfilmación y digitalización de documentos, automatización (bases de
datos), destrucción de archivos, organización de archivos de gestión, fondos documentales
acumulados, centros de documentación y bibliotecas, elaboración de manuales de normas y
procedimientos para archivos.
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