GESTIÓN DOCUMENTAL

Conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permite la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
PROCESOS DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
1. 1. Producción 2. Recepción, 3. Distribución, 4. Trámite, 5. Organización, 6. Consulta, 7. Conservación, 8. Disposición final de documentos
MARCO NORMATIVO DEL PROCESO Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales. Código Penal Artículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentos públicos. Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos. Código de Procedimiento Penal Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público. Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado
1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.
  1. * Recepción de transferencias secundarias. *Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. *Conservación y preservación de los documentos
  2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
    1. *Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. *Valoración avalada por el Comité de Archivo. *Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.
    2. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente
      1. * Aplicación de método elegido. * Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.
Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
1. * Determinación de metodología y plan de trabajo. * Fines en la utilización de la técnica. * Control de calidad durante todo el proceso.
LAS UNIDADES DE CORRESPONDENCIA COMO PARTE INTEGRAL DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. * Recepción, *Distribución, * Trámite, * Conservación * Consulta de documentos.

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