SISTEMAS DE ORDENACIÓN

Existen varios sistemas de ordenación que materializan la idea de secuencia: Numéricos (simples y cronológicos), alfabéticos (onomásticos, toponímicos y temáticos) y los mixtos o alfanuméricos, sin embargo es posible advertir que el sistema de ordenación se subordina a las características de cada serie.
1. SISTEMAS DE ORDENACIÓN NUMÉRICOS
  1. ORDINAL
    1. Este sistema de ordenación, quizás el más fácil de realizar, consiste en disponer los documentos de manera consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeración que los identifica.
      1. Ejemplo: las cuentas internas de los servicios públicos. Cuenta Interna 0023451 Cuenta Interna 0023452 Cuenta Interna 0023453 Cuenta Interna 0023454 Cuenta Interna 0023455
  2. CRONOLÓGICO
    1. Este Sistema De Ordenación, consiste en colocar un documento detrás del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día.
      1. Ejemplo: fechas de Nacimiento año 2004 Área Maternidad Hospital Santa Clara 2004/02/28 2004/03/01 2004/03/03 2004/04/10 2004/04/11
2. SISTEMAS DE ORDENACIÓN MIXTOS
  1. ALFANUMÉRICO
    1. Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. En este sistema de ordenación, los datos que se cruzan no serán separables, siempre estarán asociados.
      1. Ejemplo: Se puede emplear este sistema de ordenación, en las series de una dependecia, cuando están representadas con las letras del alfabeto que identifican la oficina productora, seguido de los dígitos de las series y sub-series. Área Secretaría Ejecutiva SE-01 Actas SE-01-01 Actas de Junta Directiva SE-02 Informes SE-02-01 Informes Ejecutivos SE-02-02 Informes de Gestión Área División Financiera DF-02 Informes DF-02-01 Informes de Actividades DF-02-02 Informes de Gestión DF-02-03 Informes a Organismos de Control
  2. ORDINAL CRONOLÓGICO
    1. Aplica este sistema de ordenación también a series documentales cuyas unidades documentales son numéricas simples y a la vez cronológicas (Resoluciones, Acuerdos y Decretos) , las cuales se controlan en primer lugar por el número de unidad documental y después por el cronológico.
      1. Ejemplo:Actas Juntas Directivas Por Año 001 2003/04/31 002 2003/07/21 003 2004/05/19 004 2004/06/16 005 2004/08/11 006 2004/08/18
3. SISTEMAS DE ORDENACIÓN ALFABÉTICOS
  1. ONOMÁSTICO
    1. La ordenación alfabética-Onomástica se utiliza para series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertas por lapsos de tiempo largos, por ejemplo, las historias laborales, las historias clínicas, los expedientes académicos de los alumnos, Es ideal para archivos de gestión pequeños en el que su crecimiento no es muy alto y facilita la consulta. Para este sistema debemos tener en cuenta el siguiente orden: Primer apellido, segundo apellido y el nombre al final.
      1. Ejemplo: Carrero Barahona William castro contreras Daniel Marin Marin Daniela Ospina Ospina Laura
  2. TOPONÍMICO O (ALFABÉTICO GEOGRÁFICO)
    1. Se ordena la serie documental alfabéticamente por nombres de lugares. Éste tipo de ordenación puede basarse en el país, el departamento, el municipio, la localidad, el barrio, etcétera. Siempre Teniendo en cuenta el criterio que más se ajuste a la documentación y a las necesidades administrativas.
      1. Ejemplo: Clientes De Coca Cola COLOMBIA, Bogotá D,C., Banco Popular MÉXICO, CHIAPAS, Comidas Mexicanas SA, PORTUGAL, LISBOA, Portuguesas Ltda.
  3. TEMÁTICO
    1. Se ordenan las series y sub-series documentales por el asunto o tema de contenido.
      1. Ejemplo: por asuntos Asuntos Internos Asuntos Externos Informes Informes Cortos Informes Ejecutivos

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