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ESTRUCTURA DEL TÍTULO II DEL
DECRETO 1080 DE 2015
- CAPITULO I. SISTEMA NACIONAL DE
ARCHIVOS
- El sistema nacional de archivos está dirigido y aplicará a todas las entidades de la rama ejecutiva en sus divisiones (nacional, departamental, distrital, municipal, indígines,
territorios biodiversos y fronterizos, deberán crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial cuya función principal será coordinar y desarrollar la política archivística y
tendrá por finalidad adoptar, difundir y articular las políticas y/o estrategias en materia archivística y gestión de documentos establecidas por el Archivo General de la Nación.
Estos de dividirán en instancias a nivel nacional, territorial e institucional. Contará como instancias asesoras el comité de desarrollo administrativo, los consejos
departamentales y distritales de archivos y los comités internos de archivo creados en las entidades públicas. Los archivos generales no estarán limitados al uso exclusivo de
documentos físicos, sino, podrán usar igualmente las TICS para poder reglamentar programas especiales de coordinación
- El sistema nacional de archivos está dirigido y aplicará a todas las entidades de la rama ejecutiva en sus divisiones (nacional, departamental, distrital, municipal, indígines,
territorios biodiversos y fronterizos, deberán crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial cuya función principal será coordinar y desarrollar la política archivística y
tendrá por finalidad adoptar, difundir y articular las políticas y/o estrategias en materia archivística y gestión de documentos establecidas por el Archivo General de la Nación.
Estos de dividirán en instancias a nivel nacional, territorial e institucional. Contará como instancias asesoras el comité de desarrollo administrativo, los consejos
departamentales y distritales de archivos y los comités internos de archivo creados en las entidades públicas. Los archivos generales no estarán limitados al uso exclusivo de
documentos físicos, sino, podrán usar igualmente las TICS para poder reglamentar programas especiales de coordinación
- CAPITULO ll. EVALUACIÓN DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO.
- Será realizada por la oficina de archivo de gestión documental de la entidad respectiva, esta será responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo,
para poder ejecutar con mayor facilidad dichas obligaciones será necesario crear las tablas de retención y valoración documental para los documentos de archivo que realicen las entidades
públicas o privadas que cumplen funciones publicas. Será responsabilidad estatal la entrega mediante inventario de los documentos de archivo que se encuentren en poder de los servidores
públicos y contratistas una vez culminen sus cargos y para eliminar algún documentos, deberá estar respaldado por disposiciones legales o reglamentarias que rigen al particular, según lo
establecido en las tablas de retención y/o valoración documental, sustentadas de forma eficiente por los conceptos emitidos del comité interno de archivo o por el AGN cuando sea su última
instancia.
- Será realizada por la oficina de archivo de gestión documental de la entidad respectiva, esta será responsable de aprobar el resultado del proceso de valoración de los documentos de archivo,
para poder ejecutar con mayor facilidad dichas obligaciones será necesario crear las tablas de retención y valoración documental para los documentos de archivo que realicen las entidades
públicas o privadas que cumplen funciones publicas. Será responsabilidad estatal la entrega mediante inventario de los documentos de archivo que se encuentren en poder de los servidores
públicos y contratistas una vez culminen sus cargos y para eliminar algún documentos, deberá estar respaldado por disposiciones legales o reglamentarias que rigen al particular, según lo
establecido en las tablas de retención y/o valoración documental, sustentadas de forma eficiente por los conceptos emitidos del comité interno de archivo o por el AGN cuando sea su última
instancia.
- CAPITULO lll. ARCHIVOS DE ENTIDADES
PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PÚBLICAS
- Las entidades y/o personas naturales o jurídicas, que estén bajo vigilancia estatal deberán de contar con un archivo institucional, el cual deberá
tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, ciclo vital de sus documentos y acatamiento de las normas que lo regulan. Los
documentos de las personas jurídicas que tengan nacionalidad de otro país y posean una sedeo o filial en el Estado Colombiano, serán regulados
por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. Los documentos de las entidades u/o personas jurídicas que se encuentren
bifurcadas, intervenidas, liquidadas o escindidas, una vez decretada dicha calidad, deberán de establecer en su inventario los documentos y/o
archivos que se deriven de la prestación de un servicio público.
- Las entidades y/o personas naturales o jurídicas, que estén bajo vigilancia estatal deberán de contar con un archivo institucional, el cual deberá
tener en cuenta los principios de procedencia y orden original, ciclo vital de sus documentos y acatamiento de las normas que lo regulan. Los
documentos de las personas jurídicas que tengan nacionalidad de otro país y posean una sedeo o filial en el Estado Colombiano, serán regulados
por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. Los documentos de las entidades u/o personas jurídicas que se encuentren
bifurcadas, intervenidas, liquidadas o escindidas, una vez decretada dicha calidad, deberán de establecer en su inventario los documentos y/o
archivos que se deriven de la prestación de un servicio público.
- CAPITULO V. GESTIÓN DE
DOCUMENTOS.
- La gestión de dichos documentos se basará u/o aplicará respecto a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas, variando sus dependencias y
servicios públicos., la gestión de dichos documentos estará a cargo de la entidad estatal administrativa quien determinará las funciones de los procesos de todas las entidades del
Estado. La gestión de los documentos es transversal dentro de la organización, deberá ser coordinada por los secretarios generales o a través de las oficinas de archivo de cada
entidad. La gestión documental se rige por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, vínculo archivístico,
protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y
protección de la información.
- Al momento de ejecutar y aprobar lo política de protección y gestión de la documentación deberá ser aprobada por el comité de desarrollo
administrativo, su implementación será ejecutada responsablemente por área de archivo de la entidad y será necesario escalonar las pautas
preestablecidas en la ley, siendo estas la creación, el mantenimiento, la difusión y la administración. Su publicación se hará en la página web de la
respectiva entidad dentro de los siguientes 30 días a la aprobación.
- Al momento de ejecutar y aprobar lo política de protección y gestión de la documentación deberá ser aprobada por el comité de desarrollo
administrativo, su implementación será ejecutada responsablemente por área de archivo de la entidad y será necesario escalonar las pautas
preestablecidas en la ley, siendo estas la creación, el mantenimiento, la difusión y la administración. Su publicación se hará en la página web de la
respectiva entidad dentro de los siguientes 30 días a la aprobación.
- La gestión de dichos documentos se basará u/o aplicará respecto a cualquier tipo de información producida o recibida por las entidades públicas, variando sus dependencias y
servicios públicos., la gestión de dichos documentos estará a cargo de la entidad estatal administrativa quien determinará las funciones de los procesos de todas las entidades del
Estado. La gestión de los documentos es transversal dentro de la organización, deberá ser coordinada por los secretarios generales o a través de las oficinas de archivo de cada
entidad. La gestión documental se rige por los principios de planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento, oportunidad, transparencia, disponibilidad, vínculo archivístico,
protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación al ciudadano, neutralidad tecnológica y
protección de la información.
- CAPITULO lV. RED NACIONAL DE
ARCHIVOS-
- Se desarrollará a través del archivo general de la nación, un proyecto de red nacional de
archivos,, en aras de integrar la documentación con la TICS y así conservar a los archivos
u/o documentos declarados como bienes de interés cultural, estará a cargo de dicha
entidad establecer un censo de los documentos que poseen en sus archivos.
- Se desarrollará a través del archivo general de la nación, un proyecto de red nacional de
archivos,, en aras de integrar la documentación con la TICS y así conservar a los archivos
u/o documentos declarados como bienes de interés cultural, estará a cargo de dicha
entidad establecer un censo de los documentos que poseen en sus archivos.
- TITULO Vl. EL SISTEMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
- Requerirán las entidades de éste sistema para organizar documentos en sus distintas presentaciones, establecer plazos de conservación y ejecución de eliminación de información,
garantizar la autenticidad y el acceso a los documentos, mantener la integridad de los documentos. Estos programas se basarán en el desarrollo de funciones de las entidades
públicas, para su efectivo desarrollo contará con las siguientes características, tales como la conformidad, interoperabilidad, seguridad, metadescripción, adición de contenidos,
diseño de funcionamiento, gestión atribuida, disponibilidad y acceso, neutralidad tecnológica. La integridad de los documentos determinados por el AGN, deberá concretar un nexo y
mantener el contenido, estructura, contexto y vínculo con las políticas de la archivística.
- Requerirán las entidades de éste sistema para organizar documentos en sus distintas presentaciones, establecer plazos de conservación y ejecución de eliminación de información,
garantizar la autenticidad y el acceso a los documentos, mantener la integridad de los documentos. Estos programas se basarán en el desarrollo de funciones de las entidades
públicas, para su efectivo desarrollo contará con las siguientes características, tales como la conformidad, interoperabilidad, seguridad, metadescripción, adición de contenidos,
diseño de funcionamiento, gestión atribuida, disponibilidad y acceso, neutralidad tecnológica. La integridad de los documentos determinados por el AGN, deberá concretar un nexo y
mantener el contenido, estructura, contexto y vínculo con las políticas de la archivística.
- TÍTULO Vll. GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO.
- Las calidades u/o aspectos que se deben de tener en cuenta al momento de gestionar documentos electrónicos son netamente imperativas, tales como la autenticidad del documento, su
integridad, su inalterabilidad, su fiabilidad, su disponibilidad y su conservación, esto permitirá que el documento mantenga su valor y posea progresivamente un extenso ciclo de uso. Una vez
concretada la información establecida con anterioridad, se debe verificar la existencia de ciertas características que deben de mantener los archivos digitales, siendo su contenido estable, su
forma documental fija, su vínculo archivístico y su equivalencia funcional. EL uso de dichos documentos debe constar en un formato que sea simple al uso de público y por lo cual se prohibiría
un formato reservado o complejo, para poder ejecutar la trasferencia de archivos históricos digitalizados, se podrá realizar siempre que el AGN lo haya autorizado sólo a los organismos de
menor jerarquía dentro de la organización.
- Las calidades u/o aspectos que se deben de tener en cuenta al momento de gestionar documentos electrónicos son netamente imperativas, tales como la autenticidad del documento, su
integridad, su inalterabilidad, su fiabilidad, su disponibilidad y su conservación, esto permitirá que el documento mantenga su valor y posea progresivamente un extenso ciclo de uso. Una vez
concretada la información establecida con anterioridad, se debe verificar la existencia de ciertas características que deben de mantener los archivos digitales, siendo su contenido estable, su
forma documental fija, su vínculo archivístico y su equivalencia funcional. EL uso de dichos documentos debe constar en un formato que sea simple al uso de público y por lo cual se prohibiría
un formato reservado o complejo, para poder ejecutar la trasferencia de archivos históricos digitalizados, se podrá realizar siempre que el AGN lo haya autorizado sólo a los organismos de
menor jerarquía dentro de la organización.
- TÍTULO Vlll. ARTICULACIÓN CON OTROS
ORGANISMOS Y ENTIDADES DEL ESTADO.
- La superintendencia y los ministerios determinarán normas que coadyuven en la formulación e
implementación del programa de gestión documental de las entidades privadas que yacen bajo su
inspección y vigilancia, sobre todo en aquellas que posean documentos declarados buenes de interés
cultural o sean de interés público.
- La superintendencia y los ministerios determinarán normas que coadyuven en la formulación e
implementación del programa de gestión documental de las entidades privadas que yacen bajo su
inspección y vigilancia, sobre todo en aquellas que posean documentos declarados buenes de interés
cultural o sean de interés público.
- TÍTULO lX. TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS.
- Las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades estatales podrá ejecutarse del AGN a el AGT, aplica a las
entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos
adscritos o vinculados a los entes territoriales, dicha trasferencia se hará cada 10 años de un archivo al otro. El control de la ejecución
de los debidos controles podrá realizarlos el AGN en cualquier momento, en aras de verificar el cumplimiento de lo establecido.
- Las transferencias secundarias de documentos de archivo de las entidades estatales podrá ejecutarse del AGN a el AGT, aplica a las
entidades públicas del orden departamental, distrital y municipal del sector central de la Rama Ejecutiva, así como los organismos
adscritos o vinculados a los entes territoriales, dicha trasferencia se hará cada 10 años de un archivo al otro. El control de la ejecución
de los debidos controles podrá realizarlos el AGN en cualquier momento, en aras de verificar el cumplimiento de lo establecido.
- TÍTULO X. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE
LAS DEMÁS RAMAS DEL PODER PÚBLICO Y DE LOS
ÓRGANOS AUTÓNOMOS Y DE CONTROL
- Todos los organismos de orden nacional y siguientes, de las ramas judicial, legislativa y órganos autónomos u/o de
control podrán facultativamente transferir la documentación de valor histórico al respectivo Archivo General creado
en cada rama o entidad. Las notarías podrán transferir sus archivos históricos al archivo general notarial que se
profiera para tal efecto.
- Todos los organismos de orden nacional y siguientes, de las ramas judicial, legislativa y órganos autónomos u/o de
control podrán facultativamente transferir la documentación de valor histórico al respectivo Archivo General creado
en cada rama o entidad. Las notarías podrán transferir sus archivos históricos al archivo general notarial que se
profiera para tal efecto.
- TÍTULO Xl. PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR LAS
TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE CONSERVACIÓN
PERMANENTE.
- Para poder ejecutar la transferencia de archivos permanentes deberá ser declarado por el AGN y por los AGT, dicha transferencia se ejecutará con una
periodicidad no mayor de 10 años, la entidad transferirá al AGN y AGT de acuerdo a los establecido por la primer entidad, debe quien transfiere
entrega un informe de aquello que entrega, debe cumplir con los criterios de organización archivística, encaminado con el principio de procedencia,
orden original, descripción e integridad, deben ser mencionados por el decreto que expiden las entidades, finalmente una vez hecha la transferencia,
será necesario levantar un acta firmada por la entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de manera que cumpla con lo
establecido en la Ley.
- Para poder ejecutar la transferencia de archivos permanentes deberá ser declarado por el AGN y por los AGT, dicha transferencia se ejecutará con una
periodicidad no mayor de 10 años, la entidad transferirá al AGN y AGT de acuerdo a los establecido por la primer entidad, debe quien transfiere
entrega un informe de aquello que entrega, debe cumplir con los criterios de organización archivística, encaminado con el principio de procedencia,
orden original, descripción e integridad, deben ser mencionados por el decreto que expiden las entidades, finalmente una vez hecha la transferencia,
será necesario levantar un acta firmada por la entidades intervinientes y se adjuntará el inventario detallado, de manera que cumpla con lo
establecido en la Ley.
- TÍTULO Xll. CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE CUSTODIA DE
DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARTE DE ENTIDADES
PÚBLICAS Y PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES
PÚBLICAS
- No podrán contratar con empresas privadas de forma permanente la custodia de documentos de
conservación perpetua, sobre los que exista obligación de transferir ya sea al AGNA o AGT. El Archivo General
de la Nación podrá realizar, en cualquier momento, visitas de inspección a las empresas que presten servicios
de administración y custodia documental, cuando estas hayan sido contratadas por entidades públicas
- No podrán contratar con empresas privadas de forma permanente la custodia de documentos de
conservación perpetua, sobre los que exista obligación de transferir ya sea al AGNA o AGT. El Archivo General
de la Nación podrá realizar, en cualquier momento, visitas de inspección a las empresas que presten servicios
de administración y custodia documental, cuando estas hayan sido contratadas por entidades públicas
- REALIZADO POR BRAYAN CALDERÓN MÉNDEZ -
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