M2-El sistema de gestión documental y sus herramientas

M2-El sistema de gestión documental y sus herramientas

Annotations:

• A fin de que el sistema de gestión documental proporcione un apoyo adecuado a los diversos procesos de gestión documental, las aplicaciones de gestión documental, las aplicaciones de negocio y los sistemas de comunicación deberían diseñarse o revisarse para que la creación y mantenimiento de los documentos sea una tarea habitual dentro de las actividades de la organización.

1. FUNCIONES

   Annotations:

   • El diseño e implementación de un sistema de gestión documental debe plantearse siempre desde una perspectiva corporativa (aunque inicialmente el sistema se ponga en marcha en un entorno más restringido) y, por tanto, con la previsión de que sea escalable y de que pueda integrarse con otros sistemas de la organización.
   1. AENOR 2006

      Annotations:

      • AENOR (2006). UNE-ISO 15489-1. Información y documentación - Gestión de documentos - Parte 1: Generalidades. Madrid: AENOR.
      1. REQUISITOS DE LOS DOCS
         1. 1) Autenticidad

            Annotations:

            • Un documento auténtico es aquel del cual se puede probar: • que es lo que afirma ser;• que ha sido creado o enviado por la persona de la cual se afirma que lo ha creado o enviado;• que ha sido creado o enviado en el momento en que se afirma.
         2. 2) Fiabilidad

            Annotations:

            • Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio, y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades.
         3. 3) Integridad

            Annotations:

            • La integridad de un documento hace referencia a su carácter completo e inalterado.
         4. 4) Disponibilidad

            Annotations:

            • Un documento de archivo disponible es aquel que puede ser fácilmente localizado, recuperado, presentado e interpretado.
            1. METADATOS
               1. Estrutura
               2. Contexto
               3. Vinculación entre diferentes documentos simples
   2. 1)￿Documentación￿de￿las￿operaciones￿relacionadas￿con￿los￿documentos
   3. 2)￿Protección￿de￿los￿documentos￿y￿los￿soportes￿físicos￿de￿almacenamiento
   4. 3)￿Gestión￿distribuida
   5. 4)￿Conversión￿y￿migración
   6. 5)￿Acceso,￿recuperación￿y￿uso
   7. 6)￿Conservación￿y￿disposición
2. Norma ISO 15489:2001

   Annotations:

   • Compendio de buenas prácticas de gestión documental que regula el diseño y la implementación de un sistema de gestión documental y define cuáles son los procesos necesarios para gestionar de forma adecuada los documentos y orienta sobre cómo se elaboran las herramientas documentales asociadas.
   1. ELEMENTOS
      1. 1) Marco reglamentario

         Annotations:

         • a) las leyes, los reglamentos y la jurisprudencia que regulan el entorno general y los que afectan en particular al sector, en especial la legislación que atañe a los documentos y los archivos, el acceso a la información, la protección de datos personales o el comercio electrónico; b) las normas y buenas prácticas de obligado cumplimiento; c) las buenas prácticas y los códigos de ética y conducta de aplicación voluntaria; d) las expectativas identificables de la comunidad acerca de lo que se considera aceptable en relación con el sector específico.
      2. 2) Política y responsabilidades
         1. Plan de gestión de documentos

            Annotations:

            • Se definen las estrategias y los objetivos para implantar o mejorar un sistema de gestión documental. En este plan se establecen líneas de actuación que cubren los siguientes aspectos: a) la implantación de normas y directrices que regulen la gestión de documentos;  b) la asignación a personas o equipos de responsabilidades y competencias;c) el diseño e implementación de procesos y herramientas de gestión documental, así como la puesta en funcionamiento de aplicaciones de gestión documental;d) la elaboración y aprobación de procedimientos organizativos de creación y control de documentos; e) la integración del sistema de gestión documental con otros sistemas y procesos de la organización.
         2. Responsabilidades y competencias

            Annotations:

            • La designación de responsables abarca:  a) los miembros de la dirección que han de respaldar la aplicación de la política de gestión de documentos en el seno de la organización;b) los profesionales de la gestión documental, cuya función es coordinar y gestionar los aspectos relacionados con el diseño, implementación y mantenimiento del sistema de gestión documental (procesos y herramientas documentales), así como la formación de usuarios; c) los administradores de sistemas informáticos que han de garantizar que la documentación sea segura y esté accesible a las personas autorizadas siempre que la necesiten;d) todos los empleados que tienen que mantener documentos precisos y completos sobre las actividades que desempeñan.
            1. Directivos
            2. Profesionales de la gestión documental
            3. Administradores de sistemas informáticos
            4. Empleados
      3. 3) Procesos y controles

         Annotations:

         • Estos procesos abarcan desde la determinación de los documentos que han de formar parte del sistema, hasta la aplicación de su disposición final (eliminación, transferencia a otro sistema, conservación permanente…) y se describen y especifican en la documentación del sistema.
      4. 4) Herramientas documentales

         Annotations:

         • Los principales instrumentos que hay que desarrollar son los siguientes (AENOR, 2006b): a) un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización; b) un calendario de conservación de documentos; c) una tabla de acceso y seguridad.
      5. 5) Supervisión y auditoría

         Annotations:

         • Los mecanismos de medición, análisis y mejora tienen por objeto asegurar los aspectos siguientes (AENOR, 2006b): a) Garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos por la organización. b) Garantizar que los documentos mantienen su valor probatorio. c) Mejorar el rendimiento de la organización.
      6. 6) Formación
3. PROCESOS
   1. 1)￿Determinación￿de￿los￿documentos￿que￿deberían￿incorporarse￿al￿sistema

      Annotations:

      • hay que considerar: • el marco legal y reglamentario, • las necesidades de gestión de la organización, • la rendición de cuentas a las partes interesadas, y • el riesgo que comportaría la no incorporación de los documentos.
      1. Documentos con naturaleza 'dinámica'
   2. 2)￿Determinación￿de￿los￿plazos￿de￿conservación
   3. 3)￿Incorporación￿de￿los￿documentos
   4. 4)￿Registro
      1. Identificador único y metadatos
   5. 5)￿Clasificación
      1. Categorías
   6. 6)￿Almacenamiento￿y￿manipulación
   7. 7)￿Acceso

      Annotations:

      • La tabla de acceso y seguridad es el instrumento que identifica los derechos y las restricciones para crear, consultar, modificar o eliminar los documentos.
   8. 8)￿Trazabilidad
   9. 9)￿Disposición
   10. 10)￿Documentación￿de￿los￿procesos￿de￿gestión￿de￿documentos
4. HERRAMIENTAS DOCUMENTALES
   1. 1) Cuadro de clasificación

      Annotations:

      • es una herramienta que permite a la organización (AENOR, 2006b): a) organizar, describir y vincular los documentos; b) vincular y compartir documentos de diferentes áreas o disciplinas, ya sea de manera interna o externa a la organización; c) proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.
      • tiene como propósito identificar todas las actividades de la organización y situarlas en el contexto en el que se desarrollan
      • Los cuadrosdeclasificación son propios de cada organización y tienen por objeto organizar los documentos de una manera coherente y uniforme, utilizando para ello una estructura jerárquica que va desde el concepto más general al más específico, es decir, desde las funciones de alto nivel hasta las operaciones más concretas.
      • Niveles de un cuadro de clasificación 1. CONSTITUCIÓN Y DIRECCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 2. SISTEMA ADMINISTRATIVO 3. RELACIONES PÚBLICAS Y EXTERNAS 4. GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS 4.1 Desarrolloderecursoshumanos 4.2 Administracióndelpersonal 4.2.1 Nóminas 4.2.2 Certificados IRPF 4.2.3 Seguros sociales (TC-1 y TC-2) 4.2.4 Relaciones con mutuas de accidentes 4.2.5 Partes de alteraciones (permisos y vacaciones) […] 4.3 Relacioneslaborales 4.4 Formación 4.5 Prevenciónderiesgoslaborales 5. GESTIÓN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS […]
      1. Niveles
         1. 1) Funciones operativas y administrativas
         2. 2) Actividades de la función
         3. 3) Detalles sobre actividades y funciones
   2. 2) Vocabularios controlados

      Annotations:

      • términos específicos destinados a controlar el título y la descripción de los documentos.
      • Los vocabularioscontrolados ayudan a describir de forma normalizada y consistente los tipos de expedientes y documentos producidos por una organización.
      1. Lista de encabezamientos autorizados

         Annotations:

         • Una listadeencabezamientosautorizados permite controlar la terminología usada en la organización mediante el establecimiento de los términos aceptados, controlando así el empleo de sinónimos, homónimos, abreviaturas y acrónimos.
      2. Tesaurus

         Annotations:

         • Un tesauro es una lista controlada de términos vinculados entre sí mediante relaciones semánticas, jerárquicas, asociativas o de equivalencia.
   3. 3) Calendario de conservación

      Annotations:

      • El calendariodeconservación se utiliza para administrar los plazos de conservación y las acciones de disposición de los documentos, es decir, es un instrumento que determina por cuánto tiempo deben preservarse y cuál es su destino al final de dicho período (transferencia, destrucción, conservación permanente, etc.). Es habitual elaborar el calendario de conservación a partir de las clases que se han definido en el cuadro de clasificación.
   4. 4) Tabla de acceso y seguridad

      Annotations:

      • La tabladeaccesoyseguridad sirve para categorizar los niveles de seguridad de los documentos y gestionar los permisos de acceso de usuarios o grupos de usuarios a estos.
   5. 5) Esquema de metadatos

      Annotations:

      • Los metadatos son una parte inseparable de la gestión de documentos ya que se utilizan para identificar, describir y gestionar documentos u otros objetos de información. Los esquemas de metadatos normalmente se construyen con un objetivo específico (por ejemplo, gestión documental, preservación, intercambio de documentación, etc.).
      1. ISO 23081
5. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
   1. ISO 16175

      Annotations:

      • Modular Requirements for Records Systems (MoReq2010)
   2. 1) Tecnologías EDM (DMS / EDMS)

      Annotations:

      • se utilizan para controlar y almacenar documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel (documentos digitalizados). EDM es la sigla de la expresión inglesa electronic document management. DMS es la sigla de la expresión inglesa document management system. EDMS es la sigla de la expresión inglesa electronic document management system.
   3. 2) Tecnologías ERM (ERMS) / EDRMS

      Annotations:

      • Las aplicaciones ERM se orientan a gestionar la creación, uso, mantenimiento y disposición de documentos electrónicos con el propósito de proporcionar una evidencia de las actividades realizadas por la organización. su objetivo principal es proporcionar un repositorio seguro para los documentos que son el resultado de las actividades de la organización. ERMS es la sigla de la expresión inglesa electronicrecords management system. Documentos = records
      • Hoy en día se pueden encontrar soluciones ERM que poseen funcionalidades propias de un EDM, mientras que algunos EDM han incorporado componentes para gestionar documentos de actividad (records). En este sentido, se alude a tecnologías EDRMS (electronic document & records management systems) cuando el ERM es un módulo integrado en un EDM o bien cuando el ERM incluye funcionalidades básicas de un EDM.
   4. 3) Tecnologías ECM

      Annotations:

      • ECM es la sigla de la expresión inglesa enterprise content management, ‘gestión de contenidos empresariales’.
      • se emplean tanto para crear y distribuir contenidos electrónicos como para gestionar la documentación interna de la organización.
      1. a)￿Gestión￿de￿contenidos￿web
      2. b)￿ Document￿ management￿ (EDM)
      3. c)￿Records￿management￿(ERM)
      4. d)￿Digitalización￿de￿documentos
      5. e)￿Flujos￿de￿trabajo
      6. El Magic quadrant for ECM
   5. 4) Aplicaciones para la gestión empresarial
      1. a) ERP

         Annotations:

         • ERP es la sigla de la expresión inglesa enterprise resource planning, ‘planificación de recursos empresariales’.
         • Aplicaciones que integran y automatizan operaciones de producción, distribución y facturación de una empresa, y que permiten llevar a cabo el seguimiento y control de pedidos de los clientes, compras, existencias, inventarios y contabilidad.
      2. b) CRM

         Annotations:

         • CRM es la sigla de la expresión inglesa customer relationship management, ‘gestión de relaciones con clientes’.
         • Software de apoyo a la gestión de las ventas, los clientes y las acciones de marketing de la empresa.
      3. c) BMP

         Annotations:

         • BPM es la sigla de la expresión inglesa business process management, ‘gestión de procesos de negocio’.
         • Software para la organización y la mejora de la eficiencia de los procesos internos; proporciona herramientas para modelar, ejecutar, monitorizar y optimizar las actividades de la empresa.