17557932
Acuerdo No. 002 de
2004
- “Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos
acumulados”
- ACUERDA
- ARTICULO 1
- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas
privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de
sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas
de Valoración Documental.
- Establecer los lineamientos básicos que deben seguir las
entidades del Estado en sus diferentes niveles y las empresas
privadas que cumplen funciones públicas, para la organización de
sus fondos acumulados y la elaboración y aplicación de las Tablas
de Valoración Documental.
- ARTICULO 2
- Para los efectos del presente Acuerdo, se
definen los siguientes conceptos así: .
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por una institución.
- FONDO ACUMULADO: Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin
ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta
- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
- TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final
- TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL. Es el listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia, así como su disposición final
- TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,
producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.
- FONDO ACUMULADO: Se entiende por fondo acumulado el conjunto de documentos dispuestos sin
ningún criterio de organización archivística, ni las mínimas condiciones de conservación y sin la
posibilidad de ser fuente de información y consulta
- CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Esquema que refleja la jerarquización y clasificación dada a la
documentación producida por una institución.
- Para los efectos del presente Acuerdo, se
definen los siguientes conceptos así: .
- ARTICULO 4
- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
- Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de
registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentación por ellas producida. Además se tendrán en cuenta otros datos tales como la
retención de la documentación y la disposición final (conservación total, eliminación, selección),
producto de la valoración
- Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del Comité de
Archivo de la Entidad correspondiente.
- Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y evaluación del Comité de
Archivo de la Entidad correspondiente.
- Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de
registrar correctamente las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentación por ellas producida. Además se tendrán en cuenta otros datos tales como la
retención de la documentación y la disposición final (conservación total, eliminación, selección),
producto de la valoración
- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL
- ARTÍCULO 5
- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que
le sean contrarios.
- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga expresamente los demás que
le sean contrarios.
- ARTICULO 3
- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
- PRIMERA ETAPA: COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
- -Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación
- . Adicionalmente,: se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
- -Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la
estructura Administrativa
- SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO
- Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la
situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales
como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información
- TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
- Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la
primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal,
materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que
permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto
correspondiente.
- CUARTA ETAPA. VALORACIÓN
- Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la
documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de
retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración
Documental.
- Se debe proceder a identificar los valores primarios (administrativos, contables, fiscales, legales y
técnicos) e identificar los valores secundarios (Históricos, científicos y culturales), que posea la
documentación. Esta valoración dará como resultado, el establecimiento de los tiempos de
retención y su disposición final los cuales quedarán plasmados en la Tabla de Valoración
Documental.
- Para la preparación del plan de trabajo es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la
primera etapa, consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer las necesidades de personal,
materiales, insumos, equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del cronograma que
permita determinar los tiempos de duración del trabajo a desarrollar y el presupuesto
correspondiente.
- TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVISTICO INTEGRAL
- Una vez adelantadas las tareas anteriores, se procederá a elaborar un diagnóstico que refleje la
situación real del fondo acumulado, explicando en él, todas las circunstancias observadas; tales
como, el estado de organización documental, instrumentos de recuperación de la información
- SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO
- -Datos del Archivo: nombre del archivo, ubicación física, fecha de creación, ubicación en la
estructura Administrativa
- . Adicionalmente,: se deben buscar otras fuentes como, testimonios, bases de datos, informes
estadísticos y entrevistas a funcionarios de entidades con las que se haya relacionado.
- -Búsqueda preliminar de documentos del ente o entes productores, con el objeto de identificar y
conocer las unidades administrativas que produjeron la documentación
- PRIMERA ETAPA: COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL
- ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS
- ARTICULO 1
- ACUERDA
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