Ley 594 de 2000

Annotations:

•  establece los parámetros para llevar a cabo el reconocimiento de la gestión documental, los conceptos básicos que surgen de ella y los principios por los cuales se debe regir el correcto ejercicio archivístico.

1. Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
   1. Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
      1. Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
         1. Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
            1. Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
               1. Consolidar una cultura de información nacional.
                  1. Racionalización de la información y sus categorías.

Annotations:

• Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:  

1. Finalidad del archivo

   Annotations:

   • mantener una documentación organizada ayuda y garantiza a conservar una información con fácil acceso y recuperación.
   1. Importancia de los archivos

      Annotations:

      • la ley establece y respalda la importancia de la gestión y la administración de los documentos, tanto para las empresas, como para quienes deseen consultar información de interés nacional. De este modo se categorizan de manera eficaz los documentos, ayudando a depurar y a administrar lo que es necesario.
      1. Institucionalidad e instrumentalización

         Annotations:

         • el uso de instrumentos archivísticos y el manejo de los documentos y su reposo o archivo, respalda las actividades de gestión, siendo las bases principales para procesos políticos, económicos y legales, garantizando los derechos de todos los involucrados en los procesos.
         1. Responsabilidad y organización

            Annotations:

            • la ley respalda el uso de la información, por lo que es enfática en el cumplimiento de las normas descritas en ella, tanto en organizaciones públicas como privadas con interés público.
            1. Dirección y coordinación:

               Annotations:

               • la ley designa al Archivo General de la Nación como el principal ente de regulación, con el fin de proteger la memoria histórica y cultural de la nación.  
               1. Administración y acceso

                  Annotations:

                  • el Estado se responsabiliza por la correcta gestión de la información y de garantizar el acceso a ella por parte de la ciudadanía en general.
2. Racionalidad

   Annotations:

   • establecido el orden, es necesario que el manejo de los documentos sea realizado por personal especializado o personal común, siempre y cuando sigan las leyes y normas establecidas, de tal manera que su consulta esté más que garantizada.  
   1. Modernización

      Annotations:

      • el crecimiento y la implementación de nuevas estrategias, ayudan a las entidades a optimizar y a automatizar de la mejor manera los procesos de gestión documental.  
      1. Interpretación

         Annotations:

         •  finalmente, con el fin de que la ley se siga al pie de la letra, el AGN tiene la responsabilidad de brindar asesoría a todo el interesado en llevar a cabo procesos de administración de documentos.

Annotations:

• presenta la categorización de los archivos públicos por su jurisdicción y competencia, por territorio, según organización del Estado, pero es puntual cuando explica que todos estos organismos están obligados a organizar sus archivos.

Annotations:

• es obligación conformar los archivos públicos, también indica que cada administración publica es responsable de que esto se cumpla. Deben dotar los archivos de los espacios e instalaciones adecuadas y de acuerdo a los parámetros establecidos tanto estructurales como climáticos, para la protección y conservación de la información

1. manejo de informacion

   Annotations:

   • La información publica debe manejarse con ética y para ello se requiere de personal idóneo, por esa razón la responsabilidad de la organización y manejo de los archivos es una responsabilidad integral y aunque la Ley es clara y sancionará a los directos responsables en caso de que suceda algo contrario, es importante tener muy claro cuales son nuestras responsabilidades y obligaciones en esta importante tarea.

Annotations:

•  Esta ley esta indicando que debemos tener en cuenta en el plan:

1. Conocer la Ley 594 del 2000 para tener muy claro las responsabilidades, obligaciones y su ámbito de aplicación.
   1. Elaborar y presentar un proyecto o programa de gestión documental donde se incluya:
      1. Sensibilización hacia los archivos y su organización
         1. nuevas tecnologías

            Annotations:

            • soportes que faciliten no solo la administración y control de la información, también el acceso para el público que desee consultar, igualmente deben ser sistemas que garanticen la conservación de la información de acuerdo a la Ley
            1. Un programa de capacitación que incluya

               Annotations:

               • procesos archivisticos desde que se produce o recibe el documento hasta su destino final, para ello es muy importante que el personal se familiarice con el ciclo vital del documento, este se cumple en las tres fases de archivo: se inicia en el archivo de gestión, pasa al archivo central y posteriormente al archivo histórico, siempre teniendo en cuenta para que en estas dos últimas etapas los documentos se valoren, el resultado de esta valoración determina si deben conservarse por un tiempo, en forma permanente o si por el contrario pueden eliminarse en el mismo archivo de gestión.
               1. Elaboración de inventarios para asegurar el control de los documentos
                  1. Elaboración de las tablas de retención, presentarlas para su aprobación primero al comité de archivo de la misma empresa y luego a la entidad encargada de su revisión y aprobación que ha designado el gobierno.
                     1. Ley 594 del 2000 pretende proteger:

                        Annotations:

                        • no solo el archivo públicos sino también los privados con valor histórico, y para ello ofrece apoyo, garantías y estímulos con el objeto de conservar y proteger dicha información. Para esto efectuará todos los pasos necesarios así tenga que expropiar alguna entidad o persona jurídica de estos archivos que se convierten en patrimonio nacional por ser parte de su historia, pues sabemos que la perdida de este tipo de información es irrecuperable.