Conceptos Básicos y Legistalación sobre Archivística

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• Art. 3 de la Ley 594 de 2000 Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados respetando el orden para servir a quien lo produce y a los ciudadanos , o como fuente de la historia.   

1. DOCUMENTO DE ARCHIVO

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   • Art. 3 de la Ley 594 del 2000. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
2. TIPOS DE ARCHIVO

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   • Art. 3 de la Ley 594 de 2000 Dentro de los tipos de archivos encontramos:  - Archivo Público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público y declarado como tal por el legislador.  - Archivos Privados de Interés       Público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.  - Archivo Total: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

1. Responsabilidad

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   • -Los servidores públicos son los responsables de la organización conservación, uso y manejo de los documentos. -Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
2. Administración y Acceso

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   • Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos es el acceso a estos, salvo las excepciones que establezca la ley. 
3. Funciones de los Archivos

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   • Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

Annotations:

• Proporcionar documentación organizada, verídica y de fácil acceso para el uso de la administración y al servicio del ciudadano.

Annotations:

• *Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos. *Acuerdo 07 de 1994 Reglamento General de Archivos.

1. Ciclo Vital del Documento

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   • Art. 23 de la Ley 594 de 2000 Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. 
2. Producción Documental

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   • Recepción o generación de documentos en una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones.
3. Consulta de Documentos

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   • Art. 27 de la Ley 594 de 2000 Derecho de los usuarios de la entidad productora es consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.  Ver Art. 28 y 29. Vea también desde el Artículo 40 al 51 del Acuerdo 07 de 1994. 

1. Retención de Documentos

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   • Es el plazo en términos de tiempo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. 
2. Almacenamiento de Documentos

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   • Art. 67 del Acuerdo 07 de 1994 Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización. 

1. Disposición Final de Documentos

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   • Artículos 51 y 52 de la Ley 594 de 2000  Selección de los documentos en cualquiera de sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
2. Preservación de Documentos

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   • Artículos desde el 59 al 65 del Acuerdo 07 de 1994. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Pueden ser preventivas o de intervención directa. ver Artículos del 46 al 50 de la Ley 594 de 2000

Annotations:

• Según su ciclo vital los archivos se forman a través de las siguientes fases: *Archivo de Gestión: Productores de documentos (ciclo activo). *Archivo Central: Agrupación de documentos transferidos por el archivo de gestión (ciclo semi-activo). *Archivo Permanente o Histórico: Documentos transferidos desde el archivo central y este debe conservarse permanentemente y dispuesto para consulta.

Annotations:

• *Lista de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa. *Pueden ser generales (documentos administrat.) o específicos (documentos de cada organismo). *Facilitan el manejo de la información

Annotations:

• Art. 25 Ley 594 de 2000. Destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal e histórico, o que carezca de relevancia para la ciencia, la historia o tecnología. 

1. Proceso de Eliminación

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   • Art. 26 Acuerdo 07 de 1994       El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación, previo pronunciamiento del Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental , que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.  
   1. Autorización para Eliminación

      Annotations:

      • Art. 27 del Acuerdo 07 de 1994 La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de Cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso una acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

Annotations:

• Conjunto de Unidades Documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo sujeto productor como consecuencia de su razón social. Ejemplo: Hojas de vida, historias laborales, contratos, entre otros.

1. Tipo Documental o Pieza Documental

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   • Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Por ejemplo: un acta, un informe, un oficio, etc.

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• Art. 23 del Acuerdo 07 de 1994 Los archivos se valoran en dos partes: Primarios y secundarios. Valores Primarios: -Valor Administrativo -Valor Jurídico -Valor Legal  -Valor Fiscal -Valor Contable Valores Secundarios: Son los archivos permanentes o históricos.

Annotations:

• Art. 24 del Acuerdo 07 de 1994 Remisión de los documentos del archivo de gestión al archivo central y de este al archivo histórico conforme lo especifica la tabla de retención documental aprobada.