Administración de la comunicación
en las organizaciones
Fundamentos de la comunicación
¿Qué es la comunicación?
Es la transferencia de información, ideas,
hechos, pensamientos y valores con el
propósito de que el receptor entienda el
mensaje, como se pretendió.
La comunicación requiere mínimo de 2
personas (emisor - receptor)
¿Por qué es importante?
ayuda a alcanzar todas las funciones
básicas de la administración: planeación,
organización, dirección y control, de modo
que las organizaciones logren sus metas y
superen sus retos.
La comunicación eficaz produce un mejor
desempeño y satisfacción en el trabajo.
Proceso de la comunicación bidireccional
Es el método por el cual un emisor llega
hasta un receptor con un mensaje. Este
proceso requiere ocho pasos.
1.
Desarrollo
de
idea
2.
Codificar
3.
Transmisión
4.
Recepción
5.
Decodificación
6.
Aceptación
7.
Uso
8.
Retroalimentación
Problemas potenciales
Cuando 2 personas exponen diferentes
puntos de vista, pueden llegar a
desacuerdos y polarizarse en posiciones
extremas.
Razonamiento defensivo. - Es un conducta
que toma la persona ante la posible
amenaza de perder una discusión,
abandonando la lógica y la racionalidad.
Disonancia cognitiva. -Son conflictos
internos y ansiedad que puede sentir una
persona cuando la información que recibe
es incompatible con sus valores o
decisiones previas.
Salvar la apariencia. -Es un esfuerzo por
preservar nuestro apreciado autoconcepto
de los ataques o cuando nos dicen algo
que no queremos escuchar.
Barreras para la comunicación
Son obstáculos que actúan como ruido o
barreras para la comunicación y surgen del
entorno físico o en las emociones del
individuo.
Barreras Personales. -Interferencias que
surgen de las emociones humanas, valores,
malos hábitos de escucha o por diferencias
de diferente índole.
Barreras físicas. -Interferencias presentes
en el ambiente en el cual tiene lugar la
comunicación. Según la proxémica
(espacio interpersonal) las conversaciones
entre conocidos debe estar entre los 90 a
120 cm y entre compañeros de 1.20 a 4 m.
Barreras semánticas. -La semántica es la
ciencia de los significados. Estas
limitaciones surgen en los símbolos con los
que nos comunicamos. Los símbolos tienen
diversos significados y a veces hay que
escoger un significado entre muchos.
Símbolos de la comunicación
Palabras. -Son el principal símbolo
de comunicación en el trabajo y van
de la mano con el contexto en el
que se las usa.
Imágines. -Son un segundo tipo
de símbolo. Las organizaciones
usan imágenes como planos,
gráficas, diagramas, mapas
conceptuales, fotografías. Dichas
imágenes deben combinarse con
palabras y acciones que
clarifiquen su contenido.
Acción. -Es un tipo de comunicación
no verbal, ejemplo: Saludo de mano,
una sonrisa, etc. La acción como la
NO acción envían mensajes. Cuando
hay diferencias entre entre lo que se
dice y se hace ocurre una brecha de
credibilidad.
Lenguaje corporal. -Parte fundamental
del lenguaje no verbal por el cual la
gente comunica significados con su
cuerpo en las interacciones
personales.
Otras formas de
comunicación
Comunicación lateral o
cruzada
Es la comunicación que
atraviesa las líneas de mando
jerárquicas, es necesaria para
coordinar el trabajo con gente
de otros departamentos.
Los empleados que desempeñan
un papel importante en la
comunicación lateral se conocen
como puentes fronterizos.
Redes sociales y
comunicación electrónica
Las tecnologías de redes
sociales son sitios de
internet y programas de
software que permiten a las
personas enlazarse en
alguna forma de comunidad
social virtual.
Correo electrónico.
Blogs
Teletrabajo
Comunicación Informal
La pauta que suele seguir
la comunicación
extraoficial se llama
cadena de grupos, porque
cada eslabón de la cadena
tiende a informar a un
grupo de varias personas
en lugar de a una sola.
Además, sólo unas
cuantas personas son
activas en la comunicación
extraoficial para cualquier
unidad específica de
información. Esta gente
son los individuos de
enlace.
Rumor. -El rumor es una
comunicación extraoficial
que se transmite sin la
certidumbre de la
evidencia.
Comunicación descendente y ascendente
Comunicación descendente
Es el flujo de información de
niveles superiores a
inferiores de autoridad.
Requisitos
1. Desarrollar una actitud
positiva hacia la
comunicación.
2. Mantenerse informados.
3. Planear
conscientemente la
comunicación.
4. Desarrollar la confianza.
Problemas
1. Sobrecarga
de
comunicación
2. Aceptación
de la
comunicación
Comunicación ascendente
Proceso mediante el cual, la
administración mantiene el contacto
con las necesidades de los empleados.
Dificultades
1. Retraso de información
hacia los niveles
superiores.
2. Filtración. -Eliminación
parcial de información por
comunicar "sólo lo que su
jefe desea escuchar".
Prácticas de cumunicación
ascendente.
1. Establecer una política
general de la información
ascendente que se desea.
2. Preguntar 3. Escuchar
4. Reuniones con los
empleados 5. Políticas de
puertas abiertas 6.
Participación en los
grupos sociales.
La motivación y los sistemas de recompensa
Motivación
Un modelo de motivación
La motivación del trabajo es el
conjunto de fuerzas internas y
externas que hacen que un
empleado elija un curso de
acción y se conduzca de ciertas
maneras. Desde un punto de
vista ideal, estas conductas se
dirigirán al logro de una meta
organizacional.
Las necesidades e impulsos
internos crean tensiones que se
ven afectadas por el ambiente.
Cuando un empleado es
productivo y la organización se
da cuenta, se le entregan
recompensas. Si su naturaleza,
oportunidad y distribución son
apropiadas, se satisfarán las
necesidades e impulsos
originales del empleado. En ese
momento pueden surgir nuevas
necesidades y el ciclo comienza
de nuevo.
Impulsos motivadores
Logro
Es un impulso que
estimula a algunas
personas para que
persigan y alcancen
sus metas.
Afiliación
Impulso para
relacionarse bien
con otras personas
Poder
Impulso para influir en
personas y situaciones
Necesidades humanas
Tipos de necesidades
Primarias
Son necesidades
físicas básica como
la alimentación,
agua, sexo, sueño,
aire y una
temperatura
razonablemente
cómoda.
Secundarias
Representan
necesidades de la
mente y el
espíritu. Ejemplos:
la autoestima,
sentido del deber,
competencia,
sentido de
pertenencia,
asertividad, y dar y
recibir afecto.
Jerarquía de necesidades de Maslow
Necesidades de
orden inferior
Se refieren a la
supervivencia
básica, son las
necesidades
fisiológicas de
alimento, aire, agua
y sueño. El segundo
nivel que tiende a
predominar es la
seguridad corporal
y la seguridad
económica.
Sostiene que las personas tienen necesidades que
desean satisfacer. Sin embargo, una vez satisfechas,
no son tan motivadoras como las que no lo están.
Necesidades de
orden superior
Hay tres niveles de necesidades
de orden superior. El tercer
nivel en la jerarquía se refiere al
amor, sentido de pertenencia y
participación social en el
trabajo, el cuarto nivel
engloban las de autoestima y
estatus, entre las que se
cuentan las de valía personal y
competencia. El sentimiento de
competencia, que se deriva de
la realización competente de las
tareas y la confianza de otros,
provee estatus. La necesidad de
quinto nivel es la necesidad de
autorrealización,
Modelo bifactorial de Herzberg
Factores de
mantenimiento
Se refieren al contexto
del trabajo, porque se
relacionan con el
ambiente que lo
rodea. La diferencia
entre el contenido y el
contexto del trabajo
es significativa.
Factores
motivacionales
Se centran sobre todo en el
trabajo; se relacionan con el
contenido del trabajo. se
relacionan con el logro, la
responsabilidad del trabajo,
el desempeño del empleado,
y el reconocimiento y
crecimiento personales que
experimenta.
Modelo E-R-C de Alderfer
Su modelo contiene sólo tres niveles.
Este autor afirma que, al principio,
los empleados se preocupan por
satisfacer sus necesidades de
existencia, que combinan factores
fisiológicos y de seguridad. El
sueldo, las condiciones físicas de
trabajo, la seguridad del empleo y
las prestaciones son elementos que
cubren estas necesidades. Las
necesidades de relación, en el
siguiente nivel, se refieren a la
comprensión y aceptación por parte
de las personas ubicadas arriba,
abajo y alrededor del empleado en el
trabajo y otros ámbitos. Las
necesidades de crecimiento
pertenecen a la tercera categoría, y
se refieren al deseo tanto de
autoestima como de
autorrealización.
Modificación de la conducta
Ley del afecto
Afirma que una
persona tiende a
repetir una conducta
que se acompañe de
consecuencias
favorables (refuerzo),
y tiende a evitar la
que se acompaña de
consecuencias
desfavorables.
Programas de refuerzo
El refuerzo puede ser
continuo o parcial. El
refuerzo continuo ocurre
cuando un reforzador
acompaña a cada conducta
correcta de un empleado. El
refuerzo parcial ocurre
cuando sólo se refuerzan
algunas conductas
correctas, ya sea después de
cierto tiempo o después de
varias reacciones correctas.
Establecimiento de metas
Las metas son objetivos del futuro
desempeño. Ayudan a centrar la
atención de los empleados en los
asuntos de mayor importancia
para la organización, contribuyen
a una mejor planeación para
distribuir recursos cruciales
(tiempo, dinero y energía), ilustran
el valor del esfuerzo constante y
estimulan la preparación de
planes de acción para el logro de
las metas.
Funciona como proceso
motivacional porque crea una
discrepancia entre el desempeño
actual y el esperado, lo cual
produce un sentimiento de
tensión, que el empleado reduce
si alcanza las metas futuras.
Elementos para establecer
metas
Los elementos son: la
aceptación de la meta, su
especificidad, el desafío, y la
supervisión y realimentación
del desempeño.
El modelo de expectativas
También conocido como
teoría de las expectativas,
que elaboró Victor H.
Vroom. Vroom explica que
la motivación es producto
de tres factores: cuánto se
desea la recompensa
(valencia), la estimación
propia de la probabilidad
de que el esfuerzo
produzca un desempeño
exitoso (expectativa), y la
estimación propia de que el
desempeño permita recibir
la recompensa
(instrumentalidad).
EL modelo de equidad
Los empleados tienden a juzgar
la equidad mediante la
comparación de los resultados
que reciben con los aportes que
realizan, y también al comparar
esta proporción con las de otras
personas.
Evaluación y remuneración del
desempeño
Programa completo
Salario base, estímulos por
desempeño y participación de
utilidades— son la base de los
incentivos de un programa
completo de salarios
El dinero como medio
para remunerar
Aplicación de los modelos
motivacionales
Impulsos
Necesidades
expectativa
Consideraciones
adicionales
Recompensas extrínsecas
e intrínsecas,
cumplimiento con la ley
Comportamiento organizacional
y evaluación del desempeño
Muchas empresas aplican
algún tipo de sistemas de
planeación y control
orientados a resultados. La
administración por
objetivos (APO) es un
proceso cíclico que suele
constar de cuatro pasos
para alcanzar el desempeño
deseado:
Establecimiento de objetivos,
planeación de acción,
revisiones periódicas,
evaluación anual.
La evaluación del
desempeño tiene un papel
clave en los sistemas de
recompensa. Con este
proceso se evalúa el
desempeño de los
empleados, se comparte
esa información con ellos y
se idean formas de mejorar
sus resultados.
La filosofía moderna de la
evaluación destaca el
desempeño presente y las
metas futuras. La filosofía
moderna también subraya
la participación del
empleado en el
establecimiento de metas
mutuas con el supervisor
y el conocimiento de los
resultados.
Con la realimentación saben qué
hacer y conocen el grado de
avance hacia sus metas.
Demuestra que hay otras
personas que se interesan en lo
que hacen. Si el desempeño es
satisfactorio, la realimentación
mejora la autoimagen y el sentido
de competencia de un empleado.
En general, la realimentación del
desempeño genera tanto un
mejor desempeño como mejores
actitudes, si el jefe la maneja en
forma adecuada.
Incentivos
econòmicos
Son estímulos individuales de
amplio uso, y la participación
de utilidades y de ganancias,
que son incentivos de grupo
populares.
Los incentivos
económicos
pueden ser
Incentivos por
desempeño,
Incentivos salariales,
Participación de
utilidades,
Participación de
ganancias, Salario
basado en
competencias,
Liderazgo organizacional
La naturaleza del liderazgo
El liderazgo es el proceso de influir y
apoyar a otros para que trabajen con
entusiasmo en el logro de ciertos
objetivos. Es el factor crucial que
ayuda a un individuo o a un grupo a
identificar sus metas, y luego los
motiva y auxilia para alcanzarlas.
Administración y liderazgo
Los administradores alcanzan resultados mediante la dirección de las
actividades de otros, mientras que los líderes crean una visión e inspiran
a otros para alcanzar esta visión y crecer ellos mismos más allá de sus
capacidades normales. Un administrador no siempre es un lider
Rasgos de líderes eficaces
Rasgos primarios
Honestidad, impulso y dinamismo, Deseo de
dirigir, Confianza en sí mismo.
Rasgos secundarios
Habilidad cognitiva, carisma, flexibilidad de
adaptación, afectividad positiva, creatividad y
originalidad, conocimiento de negocio.
La conducta del liderazgo
Habilidad técnica
Se refiere al conocimiento y destreza de una
persona en cualquier tipo de proceso o técnica.
Habilidad humana
Es la facultad que permite trabajar bien con la gente y construir el
trabajo en equipo. Incluye un amplio arsenal de conductas:
energizar a los individuos, retroalimentar, entrenar, interesarse
por ellos, demostrar empatía y sensibilidad, y mostrar compasión
y apoyo para las personas que lo requieren.
Habilidad conceptual
Es la facultad de pensar en términos de modelos, marcos de
referencia y amplias relaciones, como en los planes de largo plazo.
Flexibilidad situacional
Los tres elementos —líder, seguidores y situación— son variables que se
afectan mutuamente para determinar una conducta adecuada de liderazgo.
Condición de seguidor
Los líderes deben ser capaces de ponerse ambos sombreros y relacionarse bien, tanto hacia
arriba como hacia abajo. Además, así como dan algo a sus superiores y empleados, necesitan
validación de la autoridad superior tanto como necesitan apoyo de sus seguidores.
Enfoques conductuales sobre
el estilo de liderazgo
El patrón total de acciones explícitas e implícitas de los líderes según
lo consideran los empleados se conoce como estilo de liderazgo.
Tipos de
líderes
Positivos
Si el enfoque concede gran importancia a las recompensas —económicas
o de alguna otra clase— el líder usa un liderazgo positivo.
Negativos
Si lo que se acentúa son las amenazas, temor, dureza y castigos, el líder
aplica un liderazgo negativo.
Autocráticos
Centralizan el poder y la toma de decisiones en ellos. Estructuran toda la situación
de trabajo de sus empleados, de los que espera que hagan lo que les dice y no que
piensen por sí mismos. Los líderes asumen plena autoridad y plena responsabilidad.
Consultivos
Se acercan a uno o más empleados para solicitar sus puntos de vista
antes de tomar una decisión.
Participativos
Descentralizan la autoridad de manera clara. Las decisiones participativas
no son unilaterales, como sucede con los autócratas, porque en este caso
se reconocen los aportes y la participación de los seguidores.
De consideración
Se enfoca en la orientación al empleado.
De estructura
Orientación a la tarea.
Rejilla gerencial de
Blake y Mouton
Desarrollaron su rejilla gerencial como herramienta para identificar el estilo propio de un administrador.16 La
rejilla se basa en las dimensiones del estilo de liderazgo de interés por las personas e interés por la producción,
que refleja en esencia las dimensiones de consideración y estructura que se expusieron antes.
Enfoques contingente
sobre el estilo de
liderazgo
Modelo de contingencia
de Fiedler
Sugiere que el estilo de liderazgo más adecuado depende de que la situación global
sea favorable, desfavorable o se halle en una etapa intermedia respecto del líder. A
medida que la situación varíe, también variarán los requisitos del liderazgo.
Modelo de liderazgo
situacional de Hersey
y Blanchard
Sostiene que el factor más importante que afecta al estilo de un líder es el
nivel de desarrollo (madurez) de sus subordinados.18 El nivel de desarrollo
es la combinación específica de la tarea de la competencia de un empleado
en esa tarea y la motivación para cumplir con ella (compromiso).
Modelo ruta-meta
de liderazgo
Afirma que es papel del líder usar la estructura, apoyo y
recompensas para crear un ambiente de trabajo que ayude a los
empleados a alcanzar las metas organizacionales. Las dos grandes
funciones son crear una orientación hacia las metas y mejorar la
ruta hacia ellas, para que se puedan alcanzar más fácilmente.
Modelo de toma de
decisiones de Vroom
V. H. Vroom y otros desarrollaron un útil modelo de toma de decisiones para elegir
entre varios rasgos de estilos de liderazgo (del autocrático al participativo).20 Estos
autores reconocen que las situaciones de solución de problemas son diferentes,
por lo que formularon un enfoque estructurado para que los administradores
examinaran la naturaleza de estas diferencias y respondieran adecuadamente.
Enfoques emergentes
sobre el liderazgo
Neutralizadores,
sustitutos y
potenciadores del
liderazgo
Son atributos de los subordinados, tareas y organizaciones que
interfieren o reducen los esfuerzos del líder para influir en los
empleados. Los neutralizadores son la distancia física, sistemas
rígidos de recompensas y la práctica de hacer a un lado a los
jefes, ya sea por los subordinados o los superiores.
Entrenamiento
(coaching)
El líder prepara, guía y dirige a un colaborador. Su rol es seleccionar a los jugadores
correctos, enseñar y desarrollar a los subordinados, estar disponibles para consultas
relacionadas con los problemas, revisar necesidades de recursos, formular preguntas y
escuchar los puntos de vista de los empleados.