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over 8 years ago
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ACUERDO 02 DEL 2004
- “Por el cual se establecen los lineamientos
básicos para la organización de fondos
acumulados”
- ARTICULO PRIMERO.- Establecer lineamientos básicos que deben
seguir las entidades del Estado y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la
elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
- ARTICULO SEGUNDO.- DEFINICIONES.
- • CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es un esquema
donde se refleja la jerarquización y clasificación
de los documentos registrando las secciones,
subsecciones, las series y subseris documentales
- • TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL:
Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales producidos en una entidad, a las
cuales se les asignan el tiempo de
permanencia en cada fase del archivo
- • FONDO ACUMULADO:Conjunto de
documentos sin ningún criterio de
organización sin las mínimas condiciones de
conservación
- • TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL: listado de series
documentales el cual se les asignan el
tiempo de permanencia y su disposicion
final
- • CUADRO DE CLASIFICACIÓN: Es un esquema
donde se refleja la jerarquización y clasificación
de los documentos registrando las secciones,
subsecciones, las series y subseris documentales
- ARTÍCULO TERCERO.-
ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS
ACUMULADOS
- CUARTA ETAPA. VALORACIÓN: se debe
identificar los valores primarios y secundarios
que posea la documentación el cual dará como
resultado el establecimiento de tiempos y
disposición final de los documentos los cuales
reposaran en la tabla de valoración documental.
- PRIMERA ETAPA. COMPILACIÓN DE INFORMACIÓN
INSTITUCIONAL: Búsqueda preliminar de la
documentación en entes productores , búsqueda y
recuperación de manuales de funciones, datos del archivo,
planta física y conservación documental.
- SEGUNDA ETAPA. DIAGNÓSTICO: se elaborara
un diagnostico que refleje la situación real del
fondo acumulado, explicando, todas las
circunstancias observadas tales como el estado de
la organización documental, instrumentos de
recuperación de la información.
- TERCERA ETAPA. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL
PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL:Se debe tener
en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa,
consignados en el diagnóstico, con el fin de establecer
las necesidades de personal, materiales, insumos,
equipos e instalaciones y proceder a la elaboración del
cronograma. También se debe tener en cuenta los
procesos archivísticos tales como: -clasificación,
ordenación y descripción
- CUARTA ETAPA. VALORACIÓN: se debe
identificar los valores primarios y secundarios
que posea la documentación el cual dará como
resultado el establecimiento de tiempos y
disposición final de los documentos los cuales
reposaran en la tabla de valoración documental.
- ARTICULO CUARTO.- FORMATO TABLA DE VALORACIÓN
DOCUMENTAL. Las Tablas de Valoración se elaborarán teniendo en
cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente
las oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentación por ellas producida.
- ARTÍCULO QUINTO.- FORMATO DE TABLA DE
VALORACIÓN DOCUMENTAL
- ARTICULO PRIMERO.- Establecer lineamientos básicos que deben
seguir las entidades del Estado y las empresas privadas que cumplen
funciones públicas, para la organización de sus fondos acumulados y la
elaboración y aplicación de las Tablas de Valoración Documental.
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