Es un elemento de informacion conformado por
un conjunto de registros. A su vez dichos
registros estan compuestos por una serie de
caracteres o bytes. Los archivos, alojados en un
dispositivo de almacenamiento conocidos como
memoria secundaria que se pueden almacenar
en 2 formas diferente: archivos convencionales
o bases de datos.
Archivos convencionales
El uso de informacion por parte de las
organizaciones requieren almacenamiento
de grandes cantidades de infomacion. En la
actualidad las organizaciones utilizan bases
de datos para satisfacer estos
requerimientos. Existen dos formas para
organizar los archivos: secuenciales y
directos
Archivos Secuenciales
En estos se almaen una secuencia que
depende de algún criterio definido. Este
presenta algunas desventajas en el
proceso de actualización, consulta o
registro de informacion cuando se
maneja un gran volumen de datos
Archivos Directos
En esta se eliminan las desventajas de los
archivos secuenciales, ya que su manejo da
mayor flexibilidad. Los archivos directos
permiten accesar, mediante una llave de
acceso dentro del archivo, a un registro de
informacion sin tener que buscar en cada uno
de los registros del archivo
Bases de datos
Se define como una serie de datos organizados y
relacionados entre si, los cuales son recolectados y
explotados por los sistemas de informacion de una
empresa de negocio. También es una colección de datos
con las siguientes características: conjunto de datos
correlacionados; construida para un propósito específico;
tiene algunos usos de interés especial para ciertas personas.
Ventajas en el uso de bases de datos
* Globalización de la información: una de las
principales ventajas de la introducción de la
tecnología de bases de datos a una organización es
que permite a los diferentes usuarios considerar la
información como un recurso corporativo que carece
de dueños especificos.
* Eliminación de información redundante: Con frecuencia los
sistemas de aplicación desarrollados a través de archivos
convencionales son dueños de sus propios archivos, de tal
suerte que si dos sistemas de aplicación requieren la misma
información es muy posible que ésta se duplique.
* Eliminación de información incongruente: Este efecto
tiene la relación con el concepto anterior, los cambios que
se hagan a éstos deberán hacerse a todas las copias del
archivo de facturas.
* Permite compartir información: Esta caracteristica es una
consecuencia de lo antes expuesto, ya que varios sistemas o
usuarios pueden utilizar la misma entidad.
* Permite mantener la integridad de la información:
La integridad de la información es una de las
cualidades altamente deseable y tiene por objeto que
sólo se almacene la información correcta.
* Independencia de datos: El concepto de independencia de
datos es quizás el que más ha ayudado a la rápida
proliferación del desarrollo de sistemas de bases de datos.
Sistema manejador de bases de datos (DBMS)
El DBMS es el software o conjunto dde programas que permiten crear y operar una base de
datos; un conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los accesos a
las bases de datos. Por medio del DBMS se efectúa la carga de información y también incluye
módulos para realizar consultas, actualizar y generar informes. Este se compone
* El primero para la definición de los datos.
* El segundo con la finalidad de manipular, cambiar los datos.
* El tercero permite generar aplicaciones .
* El cuarto hace las funciones de control, seguridad de usuarios y datos.