02. Informação e Organizações

Annotations:

• Organizações têm especial interesse em sistematizar todo o processo de geração e manipulação das informações para melhorar a qualidade de suas decisões. As organizações estão repletas de dados que poderiam tornar-se informações valiosas para algum usuário diante de um problema decisório. No entanto, muitas vezes essas informações não são usadas, seja por falta de sua disponibilidade ou por não estarem apresentadas na forma mais adequada.
• Não basta então que a informação esteja ao nosso redor. Assim como um diamante que está na terra sob os nossos pés não tem valor, informação abundante que não está organizada também não vale muita coisa.

1. 2.1. SOCIEDADE DA INFORMAÇÃO

   Annotations:

   • Revolução da Informação, foi marcada,  entre outras coisas, pela intensificação do uso da informação apoiado  por mecanismos tecnológicos até então desconhecidos. O resultado  desta revolução gerou o que você conhece como Sociedade da  Informação.
   • A Revolução da Informação gerou, e ainda vem gerando,  profundas transtornações econômicas, sociais e políticas,  alterando valores e modos de vida e trabalho. Para Drucker a  maior consequência da Revolução da Informação que se pode  sentir hoje é a rotinização dos procedimentos, que por sua vez gera diversas consequências sobre a vida do homem e das  organizações contemporâneas.
   1. Recurso Econômico

      Annotations:

      • A informação é um recurso econômico Cada vez mais as empresas recorrem à informação para  aumentar sua eficácia, sua competitividade, para estimular  a inovação e obter melhores resultados. Há também uma  tendência pelo desenvolvimento cada vez maior de empresas  com atividade intensiva na produção de informação.
   2. Uso Intensivo

      Annotations:

      • As pessoas fazem uso cada vez mais intensivo da informação Consumidores, cidadãos e o público em geral necessitam  e exigem cada vez informação para tomar suas decisões  de consumo, para reivindicar seus direitos, usar serviços  públicos ou mesmo para controlar suas próprias vidas. Observe um rótulo de um produto alimentício e verá quanta  informação necessita vir junto ao produto propriamente dito.
   3. Maior Demanda

      Annotations:

      • Demanda cada vez maior de meios e serviços de informação para atender as necessidades das organizações  e dos indivíduos. Para atender as necessidade de informação torna-se  necessário a implantação de infraestrutura tecnológica e  também de serviços de entrega de informações. A internet,  por exemplo, é uma via de distribuição de informações e  serviços relacionados que necessita de uma sofisticada infraestrutura  para seu funcionamento.
   4. DADO

      Annotations:

      • É qualquer elemento identificado em sua forma „„bruta que por si só não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação . O dado isolado não conduz à compreensão dos fatos ou situações. Pode ser apresentado não apenas na forma de números, mas também de palavras, imagens ou sons;
      • Simples observação sobre o estado do mundo * Facilmente estruturado. * Facilmente obtido por máquinas * Frequentemente quantificado * Facilmente transferível
   5. INFORMAÇÃO

      Annotations:

      • Informação vem da palavra latina „„informare, que significa dar forma a algo. Assim, informações são dados coletados, organizados, ordenados, aos quais são atribuídos significados e contexto. A informação deve informar, enquanto os dados absolutamente não têm essa missão. A informação é, portanto, o dado trabalhado que permite a tomada de decisões;
      • Dados dotados de relevância * Requer unidade de análise * Exige consenso em relação ao significado * Exige necessariamente a mediação humana
   6. CONHECIMENTO

      Annotations:

      • Conhecimento é um conjunto de „„informações que incluem reflexão, síntese e contexto. O conhecimento pode ser um refinamento de informações. A ele está associada uma certa dose de inteligência que é capaz de fazer associações entre informações, experiências e conceitos e elaborar conclusões.
      • Informação valiosa da mente humana. Inclui reflexão, síntese e contexto * De difícil estruturação * De difícil captura em máquinas * De difícil transferência
2. 2.2. RECURSO ORGANIZACIONAL

   Annotations:

   • A informação como recurso organizacional As organizações necessitam de diversos tipos de recursos para atingir seus objetivos, dentre os quais podemos destacar os recursos materiais, humanos, financeiros e a informação.
   • A informação aparece na organização tanto de maneira explícita e abundante quanto em forma sutil. Ao mesmo tempo que as empresas estão bombardeadas de informação, existe a escassez de informação de qualidade. O propósito básico da informação é o de habilitar a empresa a alcançar seus objetivos.
   1. 2.2.1. APOIO À DECISÃO

      Annotations:

      • Informação como apoio à decisão Reduz a incerteza na tomada de decisão, permitindo que escolhas sejam feitas com menor risco e maior precisão;
   2. 2.2.2.APOIO À PRODUÇÃO

      Annotations:

      • isso ocorre na medida em que a informação contribui para que as organizações possam desenvolver melhores produtos e serviços, agregando valor ao negócio. Um exemplo interessante é o valor agregado que um computador de bordo pode proporcionar para um automóvel, pois este produto, além de cumprir a sua função primordial, que é transportar pessoas, possibilita maior qualidade e conforto no seu uso;
   3. 2.2.3. FATOR DE SINERGIA

      Annotations:

      • um adequado fluxo de informação em uma organização proporciona maior qualidade na ligação e no relacionamento das unidades organizacionais (departamentos, seções ou pessoas). Mesmo que cada uma das unidades tenha bom desempenho, a integração e coordenação entre elas é fundamental para garantir a qualidade de produtos ou serviços prestados;
   4. 2.2.4. COMPORTAMENTO

      Annotations:

      • Informação como fator determinante de comportamento) – a informação fluente na organização irá provocar comportamentos positivos ou negativos, esperados ou inesperados, tanto nos indivíduos que trabalham na organização como nos demais agentes externos que interagem com ela, como clientes, fornecedores e parceiros.
   5. RECURSOS
      1. Materiais
      2. Humanos
      3. Financeiros
      4. Informações
3. 2.3. LEIS DA INFORMAÇÃO
   1. 1ª LEI Infinitamente Compartilhável

      Annotations:

      • 1ª lei – Informação é infinitamente compartilhável A informação pode ser compartilhada com muitos e usada simultaneamente por todos, sem que com isso seja consumida. Quando as organizações proporcionam o compartilhamento entre seus colaboradores, podem ter um valioso elemento de integração dos processos organizacionais e de melhor compreensão da própria organização por todos. Quando as informações são compartilhadas com agentes do ambiente externo (clientes, fornecedores, parceiros, acionistas, etc.), o seu valor aumenta na medida em que a organização consegue atingir um grande público e com isso fortalecer vínculos e relacionamentos desejados.
      • Observe que o compartilhamento da informação é infinito, mas sua criação não é um processo tão simples. É muito mais fácil reproduzir informações do que criá-las.
   2. 2ª LEI Aumento do Uso

      Annotations:

      • 2ª lei – O valor da informação aumenta com o uso Para que a informação seja efetivamente usada é preciso que os participantes da organização saibam que ela existe, saibam onde ela pode ser consultada, que tenham autorização para seu uso, saibam como proceder para utilizá-la e ainda que a informação esteja apresentada na forma e detalhamento necessários ao seu usuário.
   3. 3ª LEI Depreciação

      Annotations:

      • A informação não se deprecia da mesma forma que os bens de capital. Com o passar do tempo, algumas podem preservar seu valor, enquanto que outras podem ter seu valor reduzido a zero.
   4. 4ª LEI Aumento com a Precisão

      Annotations:

      • 4ª lei – O valor da informação aumenta com a precisão Informações inexatas, dependendo de sua aplicação, podem ser desastrosas. Um sistema bancário ou um sistema de controle de vôo não podem fornecer informações incorretas, elas devem ser precisas para terem algum valor.
   5. 5ª LEI Combinação de Informações

      Annotations:

      • 5ª lei – O valor da informação aumenta quando há combinação de informações A integração das informações dentro das organizações aumenta seu valor. Os sistemas informatizados que integram diferentes módulos e permitem a análise conjunta das informações possibilitam informações muito mais valiosas para a tomada de decisão.
   6. 6ª LEI Necessariamente Melhor

      Annotations:

      • 6ª lei – Mais informação não é necessariamente melhor A regra que vale para os recursos financeiros (quanto mais melhor) não se aplica à informação. Quantidades excessivas de informação podem dificultar seu processamento, sua seleção e análise por parte do usuário, prejudicando seu desempenho. A escassez, no entanto, não é a solução para esse problema. Deve existir um equilíbrio entre a disponibilidade de informação e a capacidade de seu usuário manipulá-la.
   7. 7ª LEI Informação se Multiplica

      Annotations:

      • 7ª lei – Informação se multiplica Quando processamos informações com inteligência conseguimos transformá-las e gerar mais informações de valor. Sistemas informatizados que processam grandes volumes de informações operacionais podem diagnosticar tendências, padrões de comportamento e outras regras que permitem conclusões importantes sobre um fato, produto ou serviço. Como exemplo pode-se tomar o padrão de consumo de clientes, ou a tendência de vendas de produtos em determinados períodos do ano. Essas são informações de grande valor para as organizações, pois permitem elaborar estratégias de ação com melhores chances de sucesso.
      • A sistematização do tratamento da informação é importante para que as organizações produzam informações de qualidade. Mas como avaliar a qualidade da informação? Siga para a próxima seção e descubra.
4. 2.4. QUALIDADE DA INFORMAÇÃO

   Annotations:

   • Uma importante competência a ser desenvolvida pelas organizações e pelos indivíduos que nelas trabalham é saber selecionar, avaliar e utilizar as informações. Gerar informações de qualidade é fator decisivo na gestão de qualquer empreendimento, seja ele privado ou público.
   1. Características
      1. Precisa

         Annotations:

         • A informação precisa não contém erro. Em alguns casos, a informação imprecisa é gerada porque dados imprecisos são alimentados no processo de transformação. Quando entra lixo sai lixo.
      2. Completa

         Annotations:

         • A informação completa contém todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimento que não inclua todos os custos importantes não está completo.
      3. Econômica

         Annotations:

         • A informação também deve ser relativamente econômica para ser viabilizada. Os tomadores de decisão sempre precisam equilibrar o valor da informação com o custo de produzi-la.
      4. Flexível

         Annotations:

         • A informação flexível pode ser usada para uma variedade de propósitos. Por exemplo, a informação sobre o estoque disponível para uma peça em particular pode ser útil para o vendedor num fechamento de venda, para o gerente de produção, que determina a necessidade ou não de mais estoque, e para o executivo financeiro, que especifica o valor total que a empresa investiu em estoque.
      5. Confiável

         Annotations:

         • A informação confiável pode ser dependente de algum outro fator. Em muitos casos, a confiabilidade da informação depende do método de coleta de dados. Em outros, a confiabilidade depende da fonte de informação. Por exemplo, um rumor, sem fonte conhecida, não pode ser confiável.
      6. Relevante

         Annotations:

         • A informação relevante é essencial para o tomador de decisão. A queda de preço da madeira não é relevante para um fabricante de chip de computador
      7. Simples

         Annotations:

         • A informação também deve ser simples, não deve ser exageradamente complexa. Informação sofisticada e detalhada pode não ser necessária, pode até gerar sobrecarga de informações. Quando um tomador de decisão dispõe de muita informação, há dificuldade em determinar qual delas é realmente importante.
      8. Em tempo (pontual)

         Annotations:

         • Informação pontual é aquela obtida no momento em que é necessária ou oportuna.
      9. Verificável

         Annotations:

         • A informação deve ser verificável. Isso significa que você pode conferi-la e assegurar que está correta.
5. 2.5. TIPOS DE INFORMAÇÃO
   1. OPERACIONAIS

      Annotations:

      • As informações operacionais são aquelas utilizadas no processamento das atividades rotineiras das empresas e refletem cada transação ocorrida, o que as torna detalhadas e volumosas.
   2. GERENCIAIS

      Annotations:

      • A informação gerencial contempla todo o resumo das diversas informações operacionais, possibilitando ao nível decisório estar a par dos fatos e eventos e, consequentemente, ter melhores condições para a tomada de decisão. Esse resumo de informações significa todo um tratamento elaborado sobre os dados disponíveis, visando agrupá-los de forma adequada para análise, reduzindo-os a um pequeno volume de informações.
6. 2.6. FLUXOS DE INFORMAÇÃO
   1. Coletadas Externamente

      Annotations:

      • Informações coletadas externamente à empresa e utilizadas por ela.
      1. Informações Externas

         Annotations:

         • As informações externas provêm de clientes, fornecedores, do mercado, das publicações e fontes especializadas, etc. Dizem respeito a levantamentos e análises do mercado: como o mercado está reagindo frente aos serviços ou produtos oferecidos, quais as necessidades dos clientes, políticas e procedimentos de comercialização dos fornecedores e concorrentes, previsões sobre novas leis ou alterações em leis que podem afetar as operações empresariais, desenvolvimentos tecnológicos, etc.
   2. Produzidas Internamente

      Annotations:

      • Informações produzidas internamente e utilizadas pela própria empresa.
      1. Informações Internas

         Annotations:

         • As informações internas são aquelas que refletem as operações da empresa, tais como aquisição de mercadorias, contratação de serviços, produção, manutenção industrial, comercialização, distribuição, etc.
   3. Destinadas ao Mercado

      Annotations:

      • Informações produzidas pela empresa e destinadas ao mercado.
   4. Formais

      Annotations:

      • As informações formais, passíveis de codificação e estruturação, são aquelas oriundas da imprensa, bases de dados, informações científicas, informações técnicas, documentos da empresa, etc. 
   5. Informais

      Annotations:

      • As informações informais, não estruturadas, são aquelas obtidas em conversas, reuniões, palestras, e-mails, notícias de jornais, boatos, etc.
   6. Internas e Formais

      Annotations:

      • As informações internas e formais correspondem à quase totalidade das informações tratadas pelos sistemas de informação baseados em computador, sejam operacionais ou gerenciais.
   7. Internas e Informais

      Annotations:

      • As informações internas e informais são vistas com frequência nas organizações, circulando através do correio eletrônico.
   8. Externas e Formais

      Annotations:

      • As informações externas e formais são comuns naquelas organizações que possuem módulos de informações sobre clientes, concorrentes e mercados em seus sistemas de informação.
   9. Externas e Informais

      Annotations:

      • Já as informações externas e informais praticamente não são tratadas de forma sistêmica.