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Mind Map by Diana Lucia Bolaños Rivera, updated more than 1 year ago
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Created by Diana Lucia Bolaños Rivera
over 8 years ago
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ACUERDO 042 DE 2002
(OCTUBRE 31)
- Organizaciòn de
archivos publicas
y privadas.
- CONSIDERADO: Garantizar
la conservaciòn y el uso
adecuado del patrimonio
documental.
- CONSIDERADO: Garantizar
la conservaciòn y el uso
adecuado del patrimonio
documental.
- ARTICULO 1:
Objeto
- Establecer criterios para
organizar archivos de
gestiòn.
- Establecer criterios para
organizar archivos de
gestiòn.
- ARTICULO 2:Obligatoriedad
de la organizaciòn de los
archivos de gestiòn.
- Organizar archivos de
gestiòn, tablas de
retencion documental.
- Organizar archivos de
gestiòn, tablas de
retencion documental.
- ARTICULO 3:Conformación de los
archivos de gestión y
responsabilidad de los jefes de
unidades administrativas
- Tablas de retencion aprobada,
velar por la conformaciòn,
organizaciòn, preservacion y
control de los archivos.
- Tablas de retencion aprobada,
velar por la conformaciòn,
organizaciòn, preservacion y
control de los archivos.
- ARTICULO 4: Criterios para
la organización de
archivos de gestión
- Organizacion de los
archivos, tabla de
retencion aprobada.
- Reflejar series y
subseries.
- Conformaciòn de
expedientes que evidencien
el desarrollo de tramites.
- Doc. de las series,
subseries deben estar
foliados.
- Identificaciòn de la
carpeta que permita la
ubicaciòn de:
- Fondo
- Seccion
- Subseccion
- Series
- Subseries
- Num. de expediente
- Num. de folios y fechas
extremas.
- Fondo
- Identificaciòn de la caja:
- Codigo de la
dependencia
- Fondo
- Seccion
- Legajos
- Codigo de la
dependencia
- Organizacion de los
archivos, tabla de
retencion aprobada.
- ARTICULO 8:
- El presente acuerdo rige
apartir de la fecha de su
expediciòn.
- El presente acuerdo rige
apartir de la fecha de su
expediciòn.
- ARTICULO 7:Inventario
documental.
- Administracion publica adopta el
formato unico de inventario, junto
con su instructivo.
- Entidad remitente.
- Entidad productora.
- Unidad administrativa.
- Oficina productora.
- Hoja numero.
- Codigo.
- Fechas extremas
- Unidad de conservaciòn.
- Soporte.
- Frecuencia de consulta.
- Elaborado por.
- Entregado por.
- Recibido por.
- Entidad remitente.
- Administracion publica adopta el
formato unico de inventario, junto
con su instructivo.
- ARTICULO 6:Préstamo de
documentos para trámites
internos.
- Para tramites internos ,
la productora debera
llevar un registro de
prestamo.
- Para tramites internos ,
la productora debera
llevar un registro de
prestamo.
- ARTICULO 5:Consulta
de Documentos
- Acceso a los Doc. cualquiera que
sea su soporte copia o fotocopia
deberan ser autorizadas por el
jefe.
- Acceso a los Doc. cualquiera que
sea su soporte copia o fotocopia
deberan ser autorizadas por el
jefe.
- PARAGRAFO: En la tabla de
retencion doc. puedes ser
eliminados cuando pierdan su
utilidad o vigencia
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