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ACUERDO 42 DE 2002
Description
ORGANIZACION DE AARCHIVOS
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del 80 de 1989
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HELEN KARINE VIVEROS REYES
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HELEN KARINE VIVEROS REYES
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Resource summary
ACUERDO 42 DE 2002
Artículo 1º. Objeto
Criterios para la organización de los archivos de gestión
en las entidades del Estado
en sus diferentes niveles de la organización administrativa
territorial
entidades privadas que cumplen funciones públicas
La organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas
Artículo 3º
Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas
Las unidades administrativas y funcionales deben:
velar por la conformación
organización
preservación
control de los archivos de gestión
teniendo en cuenta los principios de procedencia
orden original
el ciclo vital de los documentos
la normatividad archivística
Artículo 4º
Criterios para la organización de archivos de gestión
La organización de los archivos debe basarse en la Tabla de Retención Documental
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries
Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. Forma fisica
la fecha más antigua será el primer documento
la fecha más reciente se encontrará al final
Los documentos que integran las unidades D, estarán debidamente foliados
Las carpetas se deben identificar, marcar y rotular para que permita su ubicación y recuperación
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental
Las cajas para la transferencia se identificarán así
Código de la dependencia
fondo
sección
legajos
identificados con su número respectivo
identificados con el número que le corresponda
número consecutivo de caja
número de expedientes extremos
fechas extremas
Artículo 5º.
Consulta de documentos
deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos
Si desean que se le expidan copias o fotocopias, deberán ser autorizadas por el jefe
se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución
Artículo 6º.
Préstamo de documentos para trámites internos.
si desea trasladar un expediente la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo
identificación completa del expediente
número total de folios
nombre y cargo de quien retira el expediente
término perentorio para su devolución.
Artículo 2º. Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Las entidades deberán organizar
sus archivos de gestión de conformidad
Tablas de Retención Documenta
Artículo 7º
Inventario documental.
Las entidades de la A. P. adoptarán el Formato Unico de I. D, junto con su instructivo.
Instructivo Formato Único de Inventario Documental
1. Entidad remitente.
2. Entidad productora
3. Unidad administrativa
4. Oficina productora
5. Objeto
6. Hoja número
7. Registro de entrada
8. Número de orden
9. Código.
10. Nombre de las series
11. Fechas extremas
12. Unidad de conservación.
13. Número de folios
14. Soporte
15. Frecuencia de consulta
16. Notas
17. Elaborado por
18. Entregado por.
19. Recibido por.
Artículo 8.
El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.
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