1_1_CRITERIOS DE ARCHIVO PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO

1. El Dato

   Annotations:

   • Se considera como una unidad pequeña, elemental y de gran importancia, ya que con la ausencia de uno sólo, puede dificultar la debida fluidez, claridad, solidez y precisión de la información. Puede ser representado a través de un símbolo, letra o número para así identificar una cualidad o una cantidad.
   1. Clases de Datos
      1. Numericos

         Annotations:

         • Son aquellos que nos permiten estimar una calificación, una medida, un porcentaje o una operación que lleva implícita una función de tipo matemático o estadístico. Por ejemplo cuando identificamos cantidad de compras al año mes a mes, precios de productos, cantidades de clientes.
      2. En Cadena

         Annotations:

         • Generalmente están incluidos en un texto y permiten que éste tenga una secuencia lógica dentro del contenido
      3. Lógicos

         Annotations:

         • Permiten emitir un juicio de razón que puede estar contenido en uno o varios criterios, como por ejemplo cuando en una encuesta se pide determinar una sola respuesta SI o No
2. Etapas de Un Dato

   Annotations:

   • En la medida en que se recolectan los datos se procede a realizar un procesamiento de éstos, para que así se transformen en información.
   1. Recolección
   2. Procesamiento
   3. Transformación
3. La Información

   Annotations:

   • Se puede definir como un conjunto de datos, debidamente organizados, que apoyan el objetivo de la comunicación en una actividad, una investigación o estableciendo de manera comparativa una situación o un fenómeno. La información cumple con el objetivo de trasmitir un mensaje, que va a permitir tomar una decisión, tanto a nivel personal como empresarial que conllevará a un punto de dificultad, pero a su vez a una solución.
4. Tipos de Información
   1. Personal

      Annotations:

      • Es aquella que nos da a conocer ciertos rasgos de un personaje o personajes específicos, cualidades, sentimientos y actuaciones.
   2. Institucional

      Annotations:

      • Reúne en sus contenidos aportes acerca de las acciones de tipo administrativo, operativo y funcional de una entidad.
   3. Documental

      Annotations:

      • Facilita información acerca de uno o varios documentos.

Annotations:

•    Los  documentos  de archivo se clasifican según la función que pretendan cumplir y el impacto que buscan generar en el destino o destinatarios, de la siguiente manera:   

1. Según el Soporte
   1. Imagen
   2. Cinta
   3. Gráficos
   4. Otros Soportes

      Annotations:

      •    Entre  ellos se mencionan algunos como los discos duros, material óptico y sellos.   
   5. Textuales
2. Según su Finalidad
   1. Documentos dispositivos
   2. Documentos testimoniales
   3. Documentos informativos
3. Según su Difusión en el Tiempo
   1. Vitales
   2. Importantes
   3. Útiles
   4. No esenciales
4. Según su Funcionalidad
   1. Sustantivos o específicos
   2. Facilitativos o Comunes
5. Según su Productor o Autor
   1. Públicos
   2. Privados

Annotations:

• Hace  referencia a la clase o tipo de documento que se puede generar según la  actividad para la cual esté diseñada y la información y mensaje que se desea  transmitir

1. Documentos legales
2. Documentos especiales
3. Documentos contables
4. Correspondencia comercial

1. Constituyen un medio de comunicación humana
2. Sirven de testimonio a las gestiones administrativas que así lo requieran
3. Intervienen directamente en el proceso de la toma de decisiones
4. Soportan procesos legales personales e institucionales

Annotations:

• Es un instrumento que contiene la información necesaria para realizar la transmisión del conocimiento humano, y que de manera precisa da testimonio e ilustra una circunstancia o situación facilitando el acceso a temas específicos

1. 1. Documento de Archivo
2. 3. Características de loS documentos

   Annotations:

   •    Se agrupan según su naturaleza, situación, persona o entidad que las produce: 1. Internas   2. Externas   
   1. 1. INTERNAS

      Annotations:

      • : Son aquellas características que hacen parte de la esencia del documento y que  están implícitas en él
      1. Entidad Productora
      2. Orígenes Funcionales
      3. Fecha y Lugar de Producción
      4. Contenido sustantivo o substancial

         Annotations:

         •    Se refiere específicamente al cuerpo o contenido del documento de una manera amplia y detallada.   
   2. 2. EXTERNAS

      Annotations:

      • Son  aquellas características que no dependen del cuerpo del documento, sino que son parámetros que hacen que éste se realice de determinada manera
      1. Clase

         Annotations:

         • Se refiere al tipo de mensaje que se desea trasmitir en el documento
         1. Textuales

            Annotations:

            • Porque sus contenidos están escritos en el papel.
         2. No Textuales

            Annotations:

            • En algunas ocasiones pueden contener escritos pero la diferencia radica en que se elaboraron para ser interpretados visual, auditiva e incluso manualmente, como por ejemplo: los documentos informáticos, fotográficos, gráficos, sonoros, mapas y planos. 
      2. Forma

         Annotations:

         • Señala específicamente su contenido en original y copia. Se debe identificar el original con alguna clase de marquilla, en algunos casos se emplea la mención N/A, que significa no aplicable con el ánimo de que no sea empleado para el trámite, sino que lo conserve el primer interesado.
      3. Cantidad

         Annotations:

         • Hace referencia al número de ejemplares del documento
      4. Tipo

         Annotations:

         • Se refiere al motivo que genera la creación del documento y la entidad misma que lo emite, por ejemplo las cartas, memorandos, circulares, informes, y que por la destinación, requiere cumplir con las normas técnicas.
      5. Formato

         Annotations:

         • Refleja  la presentación en físico del documento dependiendo su clase
         1. Los Textuales

            Annotations:

            • Se  organizan por legajos, cajas, libros, entre otros
         2. Los No Textuales

            Annotations:

            •    Como  las imágenes y los sonoros, ejemplo: cintas, microfilms, cds.   
3. 4. Caracteres de los Documentos de Archivo
   1. Carácter Seriado

      Annotations:

      • Se conoce por este término a la generación de documentos uno a uno, producto de acciones repetitivas, como por ejemplo las actas, los acuerdos y resoluciones, los cuales están encaminados a funciones específicas. 
   2. Carácter de Unicidad

      Annotations:

      • Este  indica que cada documento en su producción es único y no hay más ejemplares  idénticos, ni publicaciones. Las copias deben ser tenidas en cuenta como un  documento más que cumple con las condiciones necesarias para trámites  determinados, por esta razón no rompe este carácter
   3. Carácter de Objetividad

      Annotations:

      •    •Como su nombre lo indica, el documento debe cumplir con el “objeto”  o con  la actividad institucional o personal para la cual fue diseñada y no debe dar  paso a apreciaciones subjetivas en su contenido. Como muestra de esto, en la  mayoría de los documentos se anota el asunto o la referencia, y en algunos,  como en el caso de los contratos, el mismo título que indica la descripción precisa y orienta su contenido específicamente a lo que persigue.   
   4. Interrelación:

      Annotations:

      •    •De ninguna manera un documento con  carácter archivístico cumple una función aislado de otras actividades  registradas en otros documentos. Por el contrario, actúa como una pieza de un  conjunto, e interactúa con los demás de la unidad. Por ejemplo si en las  bodegas de un almacén, se genera un documento de una devolución se afecta otra área con estos documentos.   
   5. Integridad

      Annotations:

      •    •El documento bajo ninguna circunstancia puede ser alterado en su forma interna ni externa, por esta razón es necesario que sus especificaciones sean lo suficientemente precisas y claras  para que de esta manera se proteja de modificaciones   
4. 5. Elementos de un Documento de Archivo
   1. Soporte

      Annotations:

      • Se  considera soporte al material a través del cual se realiza la transmisión de conocimiento en medios electrónicos, magnéticos, evidencias físicas, entre otros
   2. Estructura

      Annotations:

      • Constituye  los datos específicos que conforman el documento y que lo hacen diferente de los otros, por ejemplo fecha, destinatario, saludo, cláusulas, despedida,  contenidos, anexos y firmas. 
   3. Contenido

      Annotations:

      • Se  puede describir como el mensaje interno o la actividad específica que desea expresar y transmitir la institución o persona
   4. Técnica

      Annotations:

      • Hace referencia a los medios que  normalmente se utilizan para la transmisión del contenido documental
5. 2. Documento Electrónico

1. Valor Primario
   1. Los de valor legal
   2. Los de valor fiscal
   3. Los de valor contable
   4. Los de valor técnico
   5. Los de valor administrativo
2. Valor Secundario
   1. Predecibles
   2. No Predecibles
3. Fases del Documento
   1. Tramite
   2. Vigencia
   3. Plazo Precaucional

1. Primera edad
2. Segunda edad
3. Tercera Edad
   1. Momento intermedio
   2. Plazo Histórico o permanente
   3. Momentos de gestión