7034683
Description
Mind Map by Juliana Pulgarin, updated more than 1 year ago
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Created by Juliana Pulgarin
about 8 years ago
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MODELOS DE LA GESTIÓN
DE DOCUMENTOS
- GESTIÓN DOCUMENTAL
- Estados Unidos
- área de gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en
la creación, mantenimiento, uso y
disposición de los documentos
- ECONOMÍA Y EFICACIA
- Lawrence Burnet
- proceso de reducir selectivamente a proporciones manipulables la masa de
documentos característica de la Administración moderna, con vistas a conservar
permanentemente aquellos que tienen un valor cultural futuro sin menospreciar la
integridad sustantiva de la masa documental para efectos de investigación
- proceso de reducir selectivamente a proporciones manipulables la masa de
documentos característica de la Administración moderna, con vistas a conservar
permanentemente aquellos que tienen un valor cultural futuro sin menospreciar la
integridad sustantiva de la masa documental para efectos de investigación
- Lawrence Burnet
- área de gestión administrativa general
relativa a conseguir economía y eficacia en
la creación, mantenimiento, uso y
disposición de los documentos
- CICLOS DE VIDA
- Documentos activos,
semiactivos e inactivos
- James Rhoads
- Fases
- 1. Creación de los documentos: diseño y la gestión de formularios, la preparación y
la gestión de correspondencia, informes y directrices, el desarrollo de sistemas de
gestión de información y las aplicaciones de moderna tecnología a estos procesos.
- 2. Mantenimiento y uso de los documentos: incluye el desarrollo de sistemas de
archivo y recuperación, gestión de archivos de oficina, gestión de correo y
telecomunicaciones, selección y gestión de máquinas copiadoras de oficina,
desarrollo y mantenimiento de programas de documentos esenciales y de
planificación contra desastres, operación de depósitos intermedios y aplicación de
sistemas de análisis, automatización y reprografía a estos procesos
- 3. Disposición de los documentos: identificación y descripción de series, desarrollo
de cuadros de retención y disposición de documentos, selección y disposición de
documentos, y transferencia de documentos con valor permanente a los archivos.
- 1. Creación de los documentos: diseño y la gestión de formularios, la preparación y
la gestión de correspondencia, informes y directrices, el desarrollo de sistemas de
gestión de información y las aplicaciones de moderna tecnología a estos procesos.
- Ventajas
- b) economías en eficiencia, mediante una gestión consistente del conjunto del proceso de
creación de los documentos –control sobre el diseño, la generación y la distribución de
formularios, informes, normativa y correspondencia–, en el diseño de los sistemas de archivo y
recuperación, gestión de los documentos activos y gestión de las máquinas copiadoras
- c) efectividad en la planificación de actividades del gobierno
- d) uso juicioso y responsable de la automatización y la reprografía.
- b) economías en eficiencia, mediante una gestión consistente del conjunto del proceso de
creación de los documentos –control sobre el diseño, la generación y la distribución de
formularios, informes, normativa y correspondencia–, en el diseño de los sistemas de archivo y
recuperación, gestión de los documentos activos y gestión de las máquinas copiadoras
- Fases
- Documentos activos,
semiactivos e inactivos
- Ventajas
- a) facilita la identificación y cuantificación mediante los calendarios de conservación
o tablas de valoración de documentos, la disposición de los documentos a lo largo del
tiempo y la utilización al máximo de los depósitos intermedios
- a) facilita la identificación y cuantificación mediante los calendarios de conservación
o tablas de valoración de documentos, la disposición de los documentos a lo largo del
tiempo y la utilización al máximo de los depósitos intermedios
- Estados Unidos
- PROGRAMA RAMP DE LA UNESCO
- volumen creciente de los documentos
- favorecer la concienciación y la comprensión del valor y la utilidad de los
documentos como fuente de información de base, y ayudar a los países a organizar
y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos.
- promoción de la formulación de políticas y planes de información; promoción de la difusión
de métodos, reglas y normas para el tratamiento de la información; desarrollo de
infraestructuras de la información y de sistemas de información especializados; promoción
de la formación práctica y teórica de los profesionales y usuarios de la información.
- favorecer la concienciación y la comprensión del valor y la utilidad de los
documentos como fuente de información de base, y ayudar a los países a organizar
y desarrollar los sistemas y servicios de gestión de documentos y archivos.
- volumen creciente de los documentos
- Niveles de Implantación
- James Rhoads 1983
- 1. Mínimo: cuenta con instrumentos como calendarios de
conservación o tablas de evaluación documental,
gestionan sus documentos siguiendo las previsiones
inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos
con valor permanente a los Archivos Nacionales.
- 2. Mínimo incrementado: incorpora a los elementos del nivel
mínimo la existencia de uno o más depósitos intermedios.
- 3. Intermedio: incluye al anterior y otros subprogramas básicos, como el
diseño y gestión de formularios, gestión de la correspondencia e
informes, desarrollo de sistemas de archivo y recuperación de
documentos, gestión de documentos activos, programa de documentos
esenciales y planificación ante posibles desastres.
- 4. Óptimo: suma a los niveles anteriores la gestión de directrices,
sistemas de gestión de la información y utilización de tratamiento
de textos en la generación de correspondencia, informes y
directrices, utilizan sistemas de análisis.
- 1. Mínimo: cuenta con instrumentos como calendarios de
conservación o tablas de evaluación documental,
gestionan sus documentos siguiendo las previsiones
inscritas en dichos cuadros y transfieren los documentos
con valor permanente a los Archivos Nacionales.
- James Rhoads 1983
- PROGRAMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
- a) descripción del estado de la situación, la misión, los objetivos y
la estructura general del programa proyectado, los recursos
financieros, materiales y un plazo global de realización
- b) apoyo de las autoridades y una base legislativa que regule la
gestión de los documentos activos, semiactivos e inactivos
- c) creación de un organismo central con autoridad
reconocida y bien establecida a nivel jerárquico
- d) elaboración de programas sectoriales y directrices
específicos, pese a la existencia de un programa global
- Elementos constitutivos y de apoyo
- 1) normas para la creación, difusión y recepción de los documentos
- 2) tratamiento de los documentos activos
- 3) tratamiento de los documentos semiactivos
- 4) tratamiento de los documentos inactivos
- 5) tratamiento de los documentos esenciales
- Los elementos de apoyo están representados por el
inventario de documentos y el calendario de conservación.
- 1) normas para la creación, difusión y recepción de los documentos
- MANUAL
- Elementos Perifericos
- a) seguridad de la información
- b) gestión de formularios, de informes y de correspondencia y correo,
así como el reciclaje de los diferentes soportes de información
- c) gestión de documentos sobre microimágenes y la
gestión de los documentos electrónicos.
- a) seguridad de la información
- Elementos Troncales
- a) cuadro de clasificación
- b) calendario de conservación o tabla de evaluación documental
- c) gestión de los depósitos centralizados de documentos semiactivos
- d) transferencia y selección de los documentos inactivos
destinados a ser conservados
- e) eliminación de documentos inactivos sin valor histórico.
- a) cuadro de clasificación
- Elementos Perifericos
- PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA
- a) establecimiento de objetivos
- b) presupuesto anual
- c) programa anual
- d) valoración del coste probable de las actividades del programa
- e) establecimiento del programa en fases
- f) contar con un plan estratégico completo para un determinado número de años.
- a) establecimiento de objetivos
- a) descripción del estado de la situación, la misión, los objetivos y
la estructura general del programa proyectado, los recursos
financieros, materiales y un plazo global de realización
- MODELOS PRIMARIOS
- Estados Unidos
- Records Management
- Solución al problema de
inflación documental en las
administraciones públicas
- Solución al problema de
inflación documental en las
administraciones públicas
- Records Management
- Canadá
- Gestión des documents
administratifs
- Importancia a la clasificación, al
calendario de conservación, y al
inventario de documentos, nuevas
tecnologías. Practicas tradicionales
de la administración francesa
- Importancia a la clasificación, al
calendario de conservación, y al
inventario de documentos, nuevas
tecnologías. Practicas tradicionales
de la administración francesa
- Gestión des documents
administratifs
- Reino Unido
- Registry
- El acto de registrar un
documento constituye
evidencia legal de su
autenticidad
- El acto de registrar un
documento constituye
evidencia legal de su
autenticidad
- Registry
- Alemania
- Registratur
- Modelo arcaico, no existen
estudios científicos sobre
procedimientos
administrativos
- Modelo arcaico, no existen
estudios científicos sobre
procedimientos
administrativos
- Registratur
- Estados Unidos
- Crisis de los Modelos de
Gestión de Documentos
- Problemáticas en el coste de
la gestión, sobre quién debía
asumirla, sí la administración
o la institución de archivos
- Problemáticas en el coste de
la gestión, sobre quién debía
asumirla, sí la administración
o la institución de archivos
- Iberoamérica
- Definir y contrastarlas
características del área.
- Adelantar la fase de
clasificación y ordenación en
referencia a la descripción
- Singularizar las
transferencias
y expurgos
- Definir y contrastarlas
características del área.
- España
- Identificación y Valoración. Desarrollo
del cuadro de clasificación general
- Identificación y Valoración. Desarrollo
del cuadro de clasificación general
- México
- Diseño de
metodologías e
instrumentos para la
identificación y
valoración de grupos
documentales
acumulados
- Diseño de
metodologías e
instrumentos para la
identificación y
valoración de grupos
documentales
acumulados
- Brasil
- Identificación y organización de
documentos en los archivos
intermedio, control de la
producción documental
- Identificación y organización de
documentos en los archivos
intermedio, control de la
producción documental
- Portugal
- Evaluación y selección
de documentos
- Evaluación y selección
de documentos
- Conclusiones
- Adopción de la archivística
integrada, sobre la base del
ciclo de vida.
- Incorporar programas que
comprenda todas las fases
- Adopción de la archivística
integrada, sobre la base del
ciclo de vida.
- Colombia
- Decreto 2609 de 2012
- Reglamentación de la información
conservada en distintos soportes, mediante
el programa de gestión documental
- Procesos
- Planeación,
Producción, Gestión y
Trámite, Organización,
Transferencia,
Disposición de
Documentos,
Preservación a largo
plazo, Valoración
- Planeación,
Producción, Gestión y
Trámite, Organización,
Transferencia,
Disposición de
Documentos,
Preservación a largo
plazo, Valoración
- Gestión de documentos Electrónicos
- Inalterabilidad
- Fiabilidad
- Disponibilidad
- Preservación y conservación
- Inalterabilidad
- Procesos
- Reglamentación de la información
conservada en distintos soportes, mediante
el programa de gestión documental
- Decreto 2609 de 2012
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