Comerciales: se dividen en: Parte
Administrativa , que son los
acuerdos, hojas de vida, informes,
leyes. También son de Parte
Contable, que contiene lo
siguiente: facturas, recibos,
blances
Asunto: resumen que debe caracterizar el
contenido de la comunicación
Fecha de origen: fecha en la
comunicación fue emitida
Número de origen: código y número de
registro de origen
Emisor: corresponde al nombre
de la persona que firma el
documento
Institución: es el nombre o la
razón social del emisor
Grado de reserva: ordinaria o
reservada
Prioridad o tipo: normal,
urgente, tutela o derecho
de petición
Medio de recepción:
intermediario o portador de la
correspondencia, mensaje de
datos, correo, fax
Destinatario: nombre de la
persona al que va dirigida la
comunicación oficial
Responsable: nombre de la
persona que se hace responsable
resumen del texto: resumen objeto y
sintético del contenido de asunto o
descripción
Insertar documento: comunicación
oficial recibida por correo electronico
Unidad De Correspondencia
gestiona de manera centralizada y normalizada, los servicios
de recepción y distribución de las comunicaciones , de tal
manera que estos procedimientos contribuyan al desarrollo
de gestión documental
Se clasifican en:
Misión: hacer de los archivos semiactivos e
inactivos una fuente de información donde se
refleje el buen desarrollo de la unidad
Objetivos: recibir, enviar y
controlar oportunamente el
trámite de las comunicaciones
de carácter empresarial,
mediante de servicios de
mensajería
Funciones: se desarrollan los
siguientes procesos de Programa
de Gestión Documental;
recepción, dstribución trámite,
conservación, consulta de
documentos
Servicio Que Presta: dar
información adecuada y
oportuna, conservar la
información,
digitalizar,cambio de
soporte
El Archivo
Las empresas publicas o privadas realizan
transacciones diversas, las cuales originan
registros en forma de cotizaciones, facturas,
pedidos y solicitudes diversas. Muchos de
estos documentos requieren ser conservados
en forma ordenada de tal modo que que
cuando haya necesidad de referirse a ellos
por cualquier circunstancia puedan ser
localizados con facilidad. El archivo en la
empresa es uno de los instrumentos más
importantes, ya que en él se recopilan en
forma organizada los registros, documentos
de interés para la empresa
Funciones de los Archivos:
*Reunir ordenadamente
todos los documentos que
circulan en la empresa,
*Asegurar la perfecta
conservación de los
documentos, *Asegura la
máxima rapidez en la
localización y envió de los
documentos.
Documentos públicos:
el documento o
instrumento público es
aquel documento
expedido o autorizado
por funcionarios
público o fedatario
público competente y
que da fe de su
contenido por sí mismo