PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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• Son medios que sirven de guia al AUDITROR ADMINISTRATIVO y a sus ayuantes, en el que se detallan los diferentes pasos con el fin de asegurar que se cubriran todos los aspectos.Se concretan a señalar solo orientaciones sobre la forma en que habra de pantearse la revision y una serie de prosediemientos de los cuales se seleccionaran los que se estimen comvenientes para la obtencion de datos en base de las circunstancias.

1. CLASIFICACION
   1. - GENERALES
   2. - ANALITICOS
   3. - TIPO
   4. - POR AREAS
2. VENTAJA DE LOS PROGRAMAS

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   • - Proporciona un plan a seguir. - Sirve de guia practica al hacer la planeacion, de proximas auditorias. - Si el programa es usado por areas de responsabilidad, fijara la que corresponda a cada auditor en la revicion. - El auditor estara en actitud de modificar o adaptar el programa con el fin de obtener la informacion necesaria. - El programa le sirve al auditor para determinar el alcanse y efectividad de los procedimientos de la revision. - El supervisor de la auditoria puede planear las tareas que habran de realizar sus ayudantes utilizando su capasidad y experiencia al maximo. - Si el auditor es asignado a otro trabajo su sucesor puede observar lo realizado rapidamente. - Cuando termine la auditoria el programa sirve para verificar que no hubo omision en su desarrollo
3. PRECEDIMIENTOS DE AUDITORIA

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   • Incluye en la utilizacion y aplicacion de cuestionario general, cuestionario por areas, hojas de analisis, rebicion de documentacion, determinacion de porcentajes y muy especialmente la ENTREVISTA. La eleccion de los prosedimientos y la amplitud con que se desarrollen dependeran de la preciacion del AUDITOR ADMINISTRATIVO deacuerdo con las tecnicas aplicables
4. PREPARACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA

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   • Es necesario contar con la probacion y el pleno respaldo de la direccion. Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, es importante determinar primeramente las necesidades generales,la relacion entre ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspetos indispensables para la finalidad a perseguir. El auditor tiene que decidir factores necesarios los mejores metodos para lograrlos, el presonal apropiado para hacerse cargo de la funcion, los factores limitativos y de control. Habra que llevar un registtro de tareas en el cual se inscribira toda tarea que se encomiende a los miembros del equipo de auditoria se anotaran en el programa los datos siguientes: -FECHA DE INICIACION. -DESCRIPCION DE LA TAREA A EFECTUAR. -RESPONSABLE. -PLAZO FIJADO PARA SU EJECUCION. -CUALQUIER OTRA INFORMACION UTIL.
5. ESTUDIO Y EVALUACION

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   • El auditor administrativo debe tener previsto cual va a ser el trabajo que va a desarrollarse, de tal manera que es indispensable que antes de iniciar su labor, tenga ya realizada la planeacion de investigacion en terminos generales.
   1. HOJA DE ANALISIS

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      • Son hojas donde se recopilan datos, comentarios, notas y evaluaciones a la revicion de la empresa.Las hojas de analisis deben incluir la obtencion de datos recogidos en el desarrollo de la auditoria administrativa y guardarse cuidadosamente durante la revision y posteriormente en el archivo del auditor.
      1. COMPONENTE DE LAS HOJAS DE ANALISIS

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         • - ENBEZADO: Se pone el nombre de la empresa a examinar, el periodo que cubrira el examen, y el nombre o iniciales del auditor. - CONTENIDO: Se debera poner cuidado a los metodos empleados para la verificaciones.No se debera anotar lo que no tenga importancia, a veces es necesario copiar lo que aparece en los instructivos o bien anexar una fotocopia, las hojas de analisis obtenidas de la empresa que no sean necesario retener por el auditor, deberan ser devuelta al terminar con la auditoria. El auditor supervisor debera verificar que las hojas de analisis esten completas en la inspeccion, observacion, confrontacion, comprobacion y rastro al termino de la auditoria. - INDICE DE LAS HOJAS DE ANALISIS: Es mas flexible usar en el indice numeros en luigar de letras, los simobolos para el indice deberan ser escritos con lapiz de color en la parte superior, y debera aparecer el programa de auditoria, los manuales de organizacion, cuadros ocupacionales, instructivos, sugestiones para proximas auditorias y comentarios recogidos durante el desarrollo de la misma, con los puntos que se cubriran en el informe, para discucion informal con el cliente. - PROPIEDAD DE LAS HOJAS DE ANALISIS: El auditor debe mantener un control de las hojas de analisis que compruebe que sus papeles representan trabajo. Las hojas de analisis son propiedad del auditor. -REBISION DE LAS HOJAS DE ANALISIS: debera ser completa, sistematica, critrica y ser confiada solo a personas que estan capacitadas para determinar que la auditoria a sido ejecutada adecuadamente. - OBJETO DE REVICION: En la rebicion de las hojas de analisis se tiene la oportunidad de determinar que el examen fue hecho deacuerdo con los procedimientos de auditoria. - PROCESO DE REVISION: Los precesos esenciales para la revision son : * El cuestionario general y cuestionario por areas deberan ser examinados cuidadosamente. * Las hojas de analisi agrupadas deberan ser verificadas para determinar si la clasificacion es correcta. * Cada analisis debera ser revisado. * Debera ser demostrado, que sean hecho las pruebas necesarias. * Las escrituras, contratos, organizaciones, manuales, cuadros ocupacionales deberan ser estudiados y cualquier asunto importante debera ser considerado. * El significado de porcentajes, coeficientes, y coeficientes rotativos deberan ser comprobados. - IMPORTANCIA DE LAS HOJAS DE ANALISIS: Depende de la informacion contenida en ellas con respecto al valor de los datos en los respectivos departamentos y el procedimiento de la auditoria aplicado a las diferentes clases de analisis, su valor no depende del grado de la informacion detallada contenida sino de la importancia de los mismos.
      2. INSTRUCCIONES DE LAS HOJAS DE ANALISIS

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         • EL auduitor administrativo tiene la alternativa de analizar las respuestas en los siguientes puntos: 5= EXCELENTE. 4= BUENA. 3= REGULAR. 2= DEFICIENTE. 1= MALA. 0= N.A. ( no aplicable ). Por tal motivo el auditor tendra que tener el mayor cuidado al hacer la calificacion de las respuestas, agregando las observaciones que sean necesarias segun el caso.
   2. CUESTIONARIO

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      • Son documentos que sirven como guia para buscar contestacion a interrogantes acerca del area de revicion, no debera conformarse con una descripcion de los aspectos generales de la empresa sino que estara obligado a desarrollar una investigacion cuidadosa, considerando todas las posibilidades de error antes de decir el procedimiento a seguir. Por ningun motivo debera entregar los cuestionarios al cliente para ser terminados, ni debera mostrarlos mientras se entrevista con el mismo, se sugieren algunas recomendaciones: * Debe comprender preguntas cuya comprencion este al nivel del grupo de entrevistados. * La sintesis sera clara y directa. * Deben evitarse las preguntas de caracter conductivo. * El uso de palabras subjetivas por ejemplo: MALO, BUENO, JUSTIO ETC.. no conduce nunca a la cuantificacion y cualificacion de lo que se quiere explicar el cuestionario puede ser GENERAL o POR AREAS.
      1. GENERAL

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         • Se utiliza para efectuar el analizis global de la situacion de una empresa. Debera llenar el mayor porcentaje del cuestionario en el lugar de trabajo, es recomendable para el auditor registrar la respuesta de todas las preguntas aun cuando las respuestas sean de caracter negativo.
      2. POR AREAS

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         • Se utiliza pra buscar respuestas a varias interrogantes de la situacion de una area o funcion. Debe de estar elabaorado de modo que incluya solo cuestiones especificas, concernientes a una funcion y al tipo especifico de estudio que se este realizando. Tomando en cuenta que cada area tiene sus aspectos individuales lo que hace imposible elaborar una lista de preguntas que pueda servir para todas las areas.