Distribución de la Información

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• La Distribución de la Información implica poner la información necesaria a disposición de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La distribución de la información incluye implementar el plan de gestión de las comunicaciones, así como responder a las solicitudes inesperadas de información.

1. Entradas
   1. Plan de Gestión de las Comunicaciones

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      • El documento que describe: las necesidades y expectativas de comunicación para el proyecto; cómo y bajo qué formato se comunicará la información; dónde y cuándo se realizará cada comunicación; y quién es el responsable de efectuar cada tipo de comunicación
      1. Formal
      2. Informal
      3. Detallado
2. Herramientas y Técnicas
   1. Habilidades de Comunicación

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      • Las habilidades de comunicación son parte de las habilidades de dirección general y se usan para intercambiar información. La comunicación tiene muchas dimensiones: • Escrita y oral, escuchar y hablar 10 • Interna (dentro del proyecto) y externa (el cliente, los medios de comunicación, el público) • Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad hoc) • Vertical (hacia arriba y hacia abajo en la organización) y horizontal (con colegas).
   2. Sistemas de Recopilación y Recuperación de Información

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      • La información puede recopilarse y recuperarse a través de una gran variedad de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos electrónicas, el software de gestión de proyectos y los sistemas que permiten el acceso a documentación técnica como planos de ingeniería, especificaciones de diseño y planes de prueba
   3. Métodos de Distribución de la Información

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      • La Distribución de la Información consiste en recopilar, compartir y distribuir información a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante todo el ciclo de vida del proyecto. *Reuniones del proyecto *Herramientas de comunicación y conferencias electrónicas. *Herramientas electrónicas
   4. Proceso de Lecciones Aprendidas

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      • Una sesión de lecciones aprendidas se centra en identificar los éxitos y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Algunos resultados específicos que pueden obtenerse de las lecciones aprendidas incluyen: • Actualización de la base de conocimientos de lecciones aprendidas • Entrada al sistema de gestión del conocimiento • Actualización de políticas, procedimientos y procesos corporativos • Mejora de las habilidades de negocio • Mejoras generales de productos y servicios • Actualizaciones del plan de gestión de riesgos.
3. Salidas
   1. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
      1. Registros del proyecto.
      2. Informes del proyecto
      3. Presentaciones del proyecto.
      4. Retroalimentación de los interesados
      5. Notificaciones a los interesados
   2. Cambios Solicitados

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      • Los cambios en el proceso Distribución de la Información deberían provocar cambios en el plan de gestión del proyecto y en el plan de gestión de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones, modificaciones, revisiones) en el plan de gestión del proyecto y sus planes subsidiarios se revisan, y la disposición se gestiona a través del proceso Control Integrado de Cambios