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Description
Mind Map by Eréndira María Guadalupe Guzmán Segoviano, updated 5 months ago
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Created by Eréndira María Guadalupe Guzmán Segoviano
5 months ago
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Expediente electrónico
- Documento electrónico
- Información generada, enviada, recibida,
almacenada, comunicada por medios
electrónicos, ópticos
- Documento electrónico de archivo:
producido como evidencia del actuar
personal u organizacional; debe recibir
un tratamiento archivístico
- Documento electrónico de archivo:
producido como evidencia del actuar
personal u organizacional; debe recibir
un tratamiento archivístico
- Estructura física:
hardware, software y
formato
- Formato: contiene la información para que el
documento pueda ser recuperado e interpretado
- El hardware y software deben garantizar
mantenimiento de las características del
documento electrónico
- Formato: contiene la información para que el
documento pueda ser recuperado e interpretado
- Estructura lógica: contenido, datos
identificación (autenticación y
validación), metadatos creación
- Identificación: fuente de información para
producir documentos; firmas para autoría;
mecanismos para garantizar no repudio;
esquemas de métodos usados en producción;
campos mínimos y obligatorios usados en
ingreso y captura
- Contenido: relacionado con la información
que tiene el documento
- Metadatos: que definan contexto, contenido,
estructura y gestión a lo largo del tiempo
- Autenticidad: mecanismos que
permitan identificar al productor,
asegurar integridad y no repudio
- Identificación: fuente de información para
producir documentos; firmas para autoría;
mecanismos para garantizar no repudio;
esquemas de métodos usados en producción;
campos mínimos y obligatorios usados en
ingreso y captura
- Auténtico
- El documento es lo que dice ser,
sin alteraciones y corrupciones al
paso del tiempo
- Contexto: resultado
de un proceso
administrativo
identificable
Estructura: fijada con
un hardware y
software Contenido:
metadatos que
permitan identificar
al productor
- Identificar: hardware
y software utilizados;
que el documento es
lo que afirma ser;
certeza sobre quien
crea, elabora, envía,
firma o a quien debe
atribuirse; creado o
enviado en el
momento que se
afirma; verídico y sin
alteración
- Metadatos:
trámite o asunto;
autor y otros que
intervienen; fecha
y hora de cada
acción; nivel de
acceso;
trazabilidad de
actuaciones
- Medios para
autenticar:
Estampas de tiempo
Firmas electrónicas
Firmas digitales
Certificados de
seguridad Código
Seguro de
Verificación Marcas
de agua digitales
- El documento es lo que dice ser,
sin alteraciones y corrupciones al
paso del tiempo
- Fiable
- El contenido es un
representación completa,
fidedigna, precisa de las
operaciones, actividades o hechos
determinando competencia del
autor, completitud en forma y
nivel de control ejercido en su
producción
- Fiabilidad se cumple cuando: testimonia la actividad que refleja; testimonia el lugar de
producción competente al autor; brindando certeza de estar completo; manteniendo identidad
inequívoca; métodos seguros y verificables; por individuos que tengan conocimiento de los
hechos o automáticamente por instrumentos para realizar las operaciones
- Fiabilidad se cumple cuando: testimonia la actividad que refleja; testimonia el lugar de
producción competente al autor; brindando certeza de estar completo; manteniendo identidad
inequívoca; métodos seguros y verificables; por individuos que tengan conocimiento de los
hechos o automáticamente por instrumentos para realizar las operaciones
- El contenido es un
representación completa,
fidedigna, precisa de las
operaciones, actividades o hechos
determinando competencia del
autor, completitud en forma y
nivel de control ejercido en su
producción
- Íntegro
- El documento es completo y sin
alteraciones asegurando contenido y
atributos protegidos a lo largo del
tiempo; asegura confianza
- Requisitos: documentos deben permanecer completos protegidos contra modificaciones
y alteraciones; establecer políticas y procedimientos de gestión de documentos especificando los
momentos del historial de eventos a registrar; conservar métodos de contexto; mantener la relación
entre el documento y sus metadatos; registrar los cambios por obsolescencia tecnológica;
proporcionar y mantener pistas de auditoría que muestren que los documentos están protegidos
frente a uso, modificación y destrucción; conservar niveles de restricción de acceso
- El documento es completo y sin
alteraciones asegurando contenido y
atributos protegidos a lo largo del
tiempo; asegura confianza
- Disponible
- Capacidad actual y futura para que
el documento y sus metadatos
puedan ser consultados,
recuperados, presentados,
interpretados, legibles y usables
- Requisitos: contiene información para identificar
contexto de producción y el vínculo con un expediente
y otros instrumentos archivísticos; la información
debe estar disponible para consultas presentes o
futuras; mantener vínculo entre documentos y
metadatos; documentos e información disponible en
cualquier momento en acuerdo con el instrumento
archivística que marca su vigencia
- Capacidad actual y futura para que
el documento y sus metadatos
puedan ser consultados,
recuperados, presentados,
interpretados, legibles y usables
- ICA
- Forma documental fija: el contenido del
documento permanece completo a lo
largo del tiempo
- Contenido estable: el documento solo puede
sufrir cambios obedeciendo a un conjunto de
reglas fijas preestablecidas
- Vínculo archivístico: que muestra la
relación del documento con los
diferentes niveles archivísticos; tiene
origen, es necesario y es determinado
- Forma documental fija: el contenido del
documento permanece completo a lo
largo del tiempo
- Tipos
- Por su forma de
creación: nativos
digitales, digitalizados
- Por su origen: de
acuerdo al productor
- Por su forma y formato:
audio, video, texto
- Por su forma de
creación: nativos
digitales, digitalizados
- Gestión de documentos
- 1. Producción:
- Creación: producción,
generación o creación
de acuerdo a funciones
- Recepción: canales o
medios por los que
ingresa la información
- Captura: transmitir
documentos de soporte
físico y enlazarlos al SGDEA
- Creación: producción,
generación o creación
de acuerdo a funciones
- 2. Mantenimiento: requisitos que permitan
mantener y asegurar integridad,
autenticidad y disponibilidad de
documentos y metadatos
- 3. Difusión: requisitos para el acceso,
consulta, recuperación, clasificación
de acceso y visualización
- 4. Administración: procedimientos que
permiten gestionar las operaciones funcionales
como no funcionales de los documentos
- a. Planeación: actividades
encaminadas a la planeación,
generación y valoración de
documentos
- b. Producción: manera en que
se generan los documentos
y metadatos asociados
- c. Gestión y trámite: actuaciones para
registro, vinculación a trámite,
distribución, descripción,
disponibilidad, recuperación, acceso,
control y seguimiento a trámites
- d. Organización: operaciones para
clasificar, ubicar, ordenar y describir
con metadatos e índice
- e. Transferencia: el paso de los
documentos de una fase a otra;
verificar estructura, formato,
migración, refreshing, emulación,
conversión, metadatos técnicos, de
preservación y descriptivos
- f. Disposición: verificar y cumplir
con la disposición final:
conservación o eliminación
- g. Preservación a largo plazo: acciones
y estándares aplicados durante la
gestión para garantizar permanencia
- h. Valoración: proceso para
determinar plazos de conservación
y destino final; se realiza por serie
- a. Planeación: actividades
encaminadas a la planeación,
generación y valoración de
documentos
- 1. Producción:
- Información generada, enviada, recibida,
almacenada, comunicada por medios
electrónicos, ópticos
- Conjunto de documentos
electrónicos que se refieren a un
mismo trámite, asunto o
procedimiento
- Elementos:
- 1. Documentos: información que refleja el
actuar institucional en conjunto con
metadatos asociados a un mismo asunto
- 2. Foliado: asociación del documento a
un índice que garantiza integridad,
orden y autenticidad
- 3. Índice: identificación de los documentos
que componen al expediente, ordenados
cronológicamente a fin de preservar
integridad y recuperación
- 4. Firma del índice: que se debe
realizar al momento del cierre
del expediente
- 5. Metadatos: asegurarán
la gestión adecuada del
documento a lo largo del
ciclo de vida
- 1. Documentos: información que refleja el
actuar institucional en conjunto con
metadatos asociados a un mismo asunto
- Ciclo de vida
- 1. Apertura: integrar todos
los documento del mismo
trámite
- 2. Gestión: acciones y
operaciones en el
desarrollo del trámite
- 3. Cierre y archivo: al finalizar el trámite se debe
cerrar el expediente, actualizar índice y firmarlo
- 4. Retención y disposición final:
definir los plazos de conservación
y disposición final
- Proceso de valoración
- Proceso de preservación
- Proceso de disposición final
- Tablas de retención
- Eliminación por medios de
borrado seguro y permanente
- Proceso de valoración
- 1. Apertura: integrar todos
los documento del mismo
trámite
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