El primer paso que se debe dar es el definir la
política de la empresa con sus proveedores y
difundirla ampliamente dentro de la
organización, así mismo se debe establecer la
responsabilidad de los proveedores.
En términos generales la política de calidad
con los proveedores debe contener los factores
administrativos, económicos y técnicos
indispensables para buena negociación, y en
los convenios deben quedar bien definidos los
siguientes aspectos:
-Características de la calidad y especificaciones técnicas de los
productos o servicios contratados. - Procedimientos para
solucionar problemas en las actividades productivas propias de las
relaciones comerciales -Asesoría mutua entre las partes-Precios
pactados, condiciones de pago, intereses y factores de ajuste a los
precios-Certificación de calidad-Garantía de calidad
"mejorar el aseguramiento de la calidad y eliminar
las insatisfactorias condiciones existentes entre el
comprador y el proveedor" -K. Ishikawa
para lograr este propósito enuncia diez principios
Comprador y proveedor son
totalmente responsables por la
aplicación del control de calidad
Comprador y proveedor deben
ser independientes y respetar
esa independencia.
El comprador debe suministrar
información clara y adecuada
sobre lo que requiere.
El contrato entre las partes debe
contemplar: calidad, cantidad,
precio, condiciones de entrega y
forma de pago
El proveedor debe certificar y
garantizar una calidad satisfactoria,
respaldada con datos
Las partes deben previamente
acordar los métodos de
evaluación y ensayo
El contrato debe incluir
sistemas y procedimientos para
la solución de discrepancias
Las partes deben intercambiar la
información necesaria para ejecutar
un mejor control de calidad
Las partes deben controlar eficientemente
las actividades comerciales tales como:
planeación, pedidos, inventarios y trabajos
de oficina.
Comprador y proveedor deben
prestar siempre la debida atención a
los intereses del consumidor
Tener una buena relación con los proveedores se debe ver
con una finalidad de obtener mejor calidad en los
productos, al formar parte integral con la empresa los
proveedores nos aseguran un servicio y/o producto de
mayor calidad
Sistema integral de calidad
"Debe reconocer mediante hechos y acciones,
la interdependencia de proveedor y
comprador, en tres áreas: económica,
administrativa y tecnológica" -Joseph Juran
Economica
Se relaciona con el estudio sobre el costo total que
representa un producto para el consumidor, el cual
incluye el precio original de compra, más el costo
de conservar el producto en servicio a lo largo de la
vida estimada, también se debe evaluar el
costo-beneficio y eliminar costos innecesarios
Administrativa
Tiene que ver con el sistema integral que va desde el
diseño y la programación de la producción, hasta la
fabricación y el uso del producto,en cada una de estas
fases debe definirse claramente el sistema de
comunicación entre el proveedor y el comprador
Tecnológica
Tiene que ver con las especificaciones acordadas
para el diseño del producto o servicio, la
aprobación del prototipo y la producción de prueba;
indudablemente lo que se está revisando es la
ingeniería básica del producto, así como la
ingeniería del proceso que da origen al producto
"Acabar con la práctica de adjudicar contratos
de compra basándose exclusivamente en el
precio" -Edwards Deming
El precio carece de sentido si no se analiza la calidad que se
está comprando y no se mide el costo del incumplimiento
¿La elección y evaluación del proveedor se hace sobre bases
técnicas? ¿La decisión se toma sobre el precio únicamente?
¿Se analizan técnica y estadísticamente las especificaciones?
¿Se conocen los costos de la mala calidad? ¿El proveedor es
parte integral de la empresa? ¿Se tiene proveedor único o
varios para cada insumo? ¿Se lleva un récord estadístico de los
proveedores y su análisis permite en conjunto mejorar la
calidad?
Estas y otras preguntas permiten conocer en la práctica las
acciones de la empresa con sus proveedores, con el fin de
encauzar de una manera efectiva las estrategias hacia el
desarrollo de unas relaciones a largo plazo y en beneficio de las
partes interesadas.
"la habilidad para unas relaciones sanas con el
vendedor, se funda más bien en la ideología de los
contactos, que en la aplicación de técnicas; desde luego
que la ideología corresponde a la ética de cortesía que se
practica en los negocios" -Armand Feigenbaum
Dentro de la dinámica empresarial, es necesario
establecer las relaciones significativas del flujo de
materiales, especialmente en lo relacionado con el
ciclo de servicio.
La planificación de la calidad en un proceso de compras se
inicia con la identificación de los clientes y para ello se
debe analizar sobre quien repercute el producto; un
modelo de entrada, proceso y salida permite visualizar el
problema y establecer un diagrama de flujo para descubrir
a los clientes. En la figura se presenta un ejemplo sencillo
de un proceso de compras bajo pedido.