Conceito

É a maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos.

Atributos/fundamentos da redação oficial

- Clareza e precisão;

- Objetividade;

- Concisão;

- Coesão e coerência;

- Impessoalidade;

- Formalidade e padronização.

Clareza

O texto tem uma interpretação única e imediata. Para se ter clareza sugere-se (sugestões obrigatórias):

- Utilizar palavras e expressões simples, exceto quando o texto versar sobre assunto técnico;

- Usar frases curtas, apresentar orações na ordem direta e evitar intercalações excessivas. Para evitar ambiguidade, pode-se usar a ordem indireta;

- Buscar a uniformidade do tempo verbal em todo texto, ou seja, não ficar variando os tempos verbais;

- Pontuar adequadamente o texto;

- Colocar o significado de uma sigla na primeira aparição dela;

- Não utilizar regionalismos e neologismos;

- Utilizar palavras e expressões em outro idioma apenas quando for indispensável, porém elas devem ser escritas em itálico.

Precisão

É a exatidão da transmissão da informação.

Objetividade

Ir direto ao assunto.

Concisão

Transmitir o máximo de informações com o mínimo de palavras, ou seja, o texto não deve ser prolixo.

Coesão

Há uma união harmônica entre as partes do texto.

Coerência

O texto tem lógica.

Impessoalidade

O texto obedece a imparcialidade na defesa do interesse público. Esse tratamento impessoal decorre:

- Da ausência de impressões individuais, ou seja, porque não tem achismos do indivíduo que está escrevendo;

- Da impessoalidade do receptor, ou seja, quem está recebendo a mensagem sempre é o público, e, não o particular;

- Do caráter impessoal do próprio assunto tratado, ou seja, se o assunto é de interesse público, logo será impessoal (não será para um particular).

Formalidade
O texto tem uma determinada forma nas comunicações, para isso, utiliza-se os pronomes de tratamento.

Padronização
- O texto é uniformizado, ou seja, tem um padrão culto do idioma para procedimentos e conceitos;

- Jargão deve ser evitado, pois terá sempre sua compreensão limitada;

- Jargão: é uma linguagem pouco compreensível, geralmente por ser muito específico de determinado grupo profissional ou sociocultural. Ex.: politiquês, economês, juridiquês etc.

Correspondências/comunicações oficiais

Pronomes de tratamento

O pronome de tratamento se refere à segunda pessoa e se conjuga na terceira. É necessário atenção em 3 momentos distintos:

1) No endereçamento:

É o texto utilizado no envelope que contém a correspondência oficial, ou seja, na parte de fora.

2) No vocativo:

O autor dirige-se ao destinatário no início do documento.

3) No corpo do texto:

Pode-se empregar os pronomes de tratamento em sua forma abreviada ou por extenso.

Utilização de pronomes de tratamento

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AUTORIDADE ENDEREÇAMENTO VOCATIVO TRATAMENTO NO CORPO DO TEXTO ABREVIATURA

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A Sua Excelência o Excelentíssimo

PR Senhor Senhor Presidente Vossa Excelência Não se usa

da República,

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Excelentíssimo

PCN Idem Senhor Presidente Idem Idem

do Congresso

Nacional,

..........................................................................................................................................................................................................................................................

PSTF Excelentíssimo

Idem Senhor Presidente Idem Idem

do Supremo

Tribunal Federal,

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Senhor Vice-Pre-

Vice-PR Idem sidente da Repú- Idem V. Exa.

blica,

..........................................................................................................................................................................................................................................................

M de Est Idem Senhor Ministro, Idem Idem

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Secret-Exe Senhor Secretário-

de Ministé Idem Executivo, Idem Idem

e outros

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Embaix Idem Senhor Embaixador, Idem Idem

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Oficial-

General

das For- Idem Senhor+Posto, Idem Idem

ças Ar-

madas

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Sena-

dor da Idem Senhor Senador, Idem Idem

Repú-

blica

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Depu-

tado Idem Senhor Deputado, Idem Idem

Fede-

ral

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Minis- Senhor Ministro do

stro do Idem Tribunal de Contas Idem Idem

TCU da União,

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Minis-

tro dos

Tribu- Idem Senhor Ministro, Idem Idem

nais

Supe-

riores

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Outros

postos Ao senhor Senhor+Posto Vossa Senhoria V.Sa.

militares

..........................................................................................................................................................................................................................................................

Signatário

Cargos interino e substituto

- Esses cargos devem ser utilizados depois do nome do cargo, sem hífen, sem vírgula e em minúsculo;

- Cargo interino: é aquele nomeado para ocupar transitoriamente cargo público durante a vacância;

- Substituto: é aquele designado para exercer as atribuições de cargo público vago ou no caso de afastamento e impedimento legais ou regulamentares do titular;

- Exemplo masculino: Diretor-Geral interino, Secretário-Executivo substituto;

- Exemplo feminino: Ministra de Estado interina, Secretária-Executiva interina.

Grafia de cargos compostos

Escrevem-se com hífen:

1) Cargos formados pelo adjetivo "geral". Ex.:

- Diretor-geral;

- Relator-geral.

2) Postos e gradações da diplomacia. Ex.:

- Primeiro-secretário;

- Segundo-secretário.

3) Postos da hierarquia militar. Ex.:

- Tenente-coronel;

- Capitão-tenente.

4) Cargos que denotam hierarquia dentro de uma empresa. Ex.:

- Diretor-presidente;

- Diretor-adjunto;

- Editor-chefe.

5) Cargos formados por numerais. Ex:

- Primeiro-ministro;

- Primeira-dama.

6) Cargos formados com os prefixos "ex" ou "vice". Ex.:

- Ex-diretor;

- Vice-coordenador.

Obs.:

- É opcional o uso de palavras iniciais maiúsculas usadas para reverenciar. Ex.: Presidente francês ou presidente francês;

- Para elementos que contém hífen, deve-se manter todos em maiúsculo ou minúsculo. Ex.: Vice-Presidente ou vice-presidente, mas não Vice-presidente ou vice-Presidente;

- Elementos com preposição ficam sem hífen. Ex.: general de exército, tenente-brigadeira do ar.

Vocativo

É uma invocação ao destinatário. O vocativo será sempre seguido de vírgula nas comunicações oficiais.

O padrão ofício

O padrão ofício é o ofício.

Partes do documento no padrão ofício

- Cabeçalho;

- Identificação do expediente;

- Local e data do documento;

- Endereçamento;

- Assunto;

- Texto do documento;

- Fechos para comunicações;

- Identificação do signatário;

- Dados do órgão.

Cabeçalho

- Ex.: Brasão

[Nome do órgão]

[Secretaria/Diretoria]

[Departamento/Setor/Entidade]

- Utilizado apenas na primeira página do documento, centralizada na parte superior do papel. Os itens do cabeçalho são:

1) Brasão de Armas da República:

- No topo da página e centralizado;

- É o primeiro item;

- 2 cm de distância do topo;

- Não precisa ser colorido;

- Deve ser evitado a marca da instituição para não se sobrepor ao Brasão de Armas da República.

2) Nome do órgão principal:

É o segundo item.

3) Nome dos órgãos secundários:

- Apenas quando necessários;

- Do mais abrangente para o mais específico.

4) Espaçamento:

Entrelinhas simples (1,0).

Identificação do expediente

- Ex.: OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 652/2019/SAA/SE/MT;

- São eles:

1) Nome do documento:

Todas as letras devem ser maiúsculas.

2) Indicação de numeração:

A palavra número deve ser abreviada, padronizada como Nº.

3) Informações do documento:

Deve conter:

- Número;

- Ano (com 4 dígitos);

- Siglas usuais do setor que expede o documento, da menos abrangente para a mais abrangente, separados por barra (/).

4) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Local e data do documento

- Ex.: Porto Velho, 28 de maio de 2019.;

- É feito:

1) Informação de local:

- Nome da cidade, por extenso, onde foi expedido o documento, seguido de vírgula;

- Não se deve utilizar a sigla do Estado.

2) Data:

- Dia do mês: em numeral cardinal, salvo o primeiro dia, que deve ser em numeral ordinal;

- Nome do mês: em minúsculo;

- Ano: em numeral cardinal, com 4 dígitos. Ex.: 2019.

3) Pontuação:

Coloca-se ponto final depois da data.

4) Alinhamento:

- O texto da data deve ser alinhado à margem direita da página;

- 1,5 cm de distância do lado direito do papel.

Endereçamento

- Ex.: [Vocativo] À Senhora

[Nome da pessoa do vocativo] Dilma Bolsonaro

[Cargo da pessoa do vocativo] Presidente da República

[Endereço do destinatário] Esplanada dos Ministérios Bloco T

[Endereço do destinatário] 70064-900 Brasília/DF

- É a parte do documento que informa quem receberá o expediente. Constarão os seguintes elementos nele:

1) Vocativo:

Forma de tratamento adequada para quem receberá o expediente. Ex.: Ao Senhor.

2) Nome:

Nome da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.

3) Cargo:

Cargo da pessoa para quem o expediente está sendo enviado.

4) Endereço:

Endereço postal de quem receberá o expediente, dividido em duas linhas:

a) Primeira linha: informação de localidade/logradouro do destinatário ou informação do setor, caso seja no mesmo órgão;

b) Segunda linha: CEP e cidade/UF.

5) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Assunto

- Ex.: "Assunto: Aquisição de computadores."

- O assunto deve dar uma ideia geral do que trata o documento, de forma sucinta. Deve ser da seguinte maneira:

1) Título:

Assunto, dois pontos e a frase que define o conteúdo do documento.

2) Descrição do assunto:

- A palavra assunto e a inicial da palavra que define o texto devem ser em maiúsculas;

- Não se deve utilizar verbos;

- Deve-se utilizar de 4 a 5 palavras.

3) Destaque:

Deve ser escrito em negrito.

4) Pontuação:

Deve ser colocado o ponto final no final do assunto.

5) Alinhamento:

- À margem esquerda da página;

- 3 cm de distância do lado esquerdo do papel.

Texto do documento

1) Se não for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:

a) Introdução:

- É o objetivo da comunicação;

- Estas formas devem ser evitadas: tenho a honra de, tenho o prazer de, cumpre-me informar que;

- Devem ser usadas estas formas: solicito, comunico, informo;

b) Desenvolvimento:

- O assunto é detalhado;

- Deve ser tratado em parágrafos distintos, caso o texto contiver mais de uma ideia sobre o assunto, isso confere maior clareza à exposição;

c) Conclusão:

- A posição sobre o assunto é afirmada.

2) Se for usado para encaminhamento de documentos, a estrutura do expediente deve ser assim:

a) Introdução:

- Inicia-se com referência ao expediente que solicitou o encaminhamento;

- Se ninguém tiver solicitado, então deve iniciar com a informação do motivo da comunicação, indicando a seguir os dados completos do documento encaminhado e a razão pela qual está sendo encaminhado;

b) Desenvolvimento:

- Não há parágrafos de desenvolvimento, salvo se o autor da comunicação desejar fazer algum comentário a respeito do documento que encaminha.

3) Formatação:

a) Alinhamento:

- Justificado;

b) Espaçamento entre linhas:

- Simples;

c) Parágrafos:

- Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo;

- Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

- Numeração dos parágrafos: apenas quando o documento tiver três ou mais parágrafos, desde o primeiro parágrafo. Não se numeram o vocativo e o fecho;

- Fonte: Calibri ou Carlito;

- Tamanho da fonte do corpo do texto: 12 pontos;

- Tamanho das citações recuadas: 11 pontos;

- Tamanho das notas de rodapé: 10 pontos;

- Símbolos: se não tiver Calibri ou Carlito, pode-se utilizar as fontes Symbol e Wingdings.

Fechos para comunicações

1) Tem finalidade de arrematar o texto e saudar o destinatário. Existem dois fechos:

a) "Respeitosamente, ":

Para autoridades de hierarquia superior a do remetente;

b) "Atenciosamente, ":

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior a do remetente.

2) Formatação:

a) Alinhamento: alinhado á margem esquerda da página;

b) Recuo de parágrafo: 2,5 cm de distância da margem esquerda;

c) Espaçamento entre linhas: simples;

d) Espaçamento entre parágrafos: de 6 pontos após cada parágrafo.

Obs.:

- Não deve ser numerado;

- Não se usa esses dois fechos para autoridades estrangeiras.

Identificação do signatário

- Ex.: [Espaço para assinatura]

[NOME] CABO DACIOLO

[Cargo] Deputado Federal

- O signatário deve ser assim, salvo as comunicações assinadas pelo PR:

1) Nome:

Nome da autoridade que está enviando.

2) Cargo:

- Cargo da autoridade que está enviando o documento;

- As iniciais de cada palavra devem ser em maiúsculas, salvo as preposições.

3) Alinhamento:

- Centralizado;

- A assinatura deve ficar na mesma página que o expediente.

Dados do órgão

Endereço, telefone, e-mail, site oficial da instituição etc. podem ser informados no rodapé do documento centralizados na última página.

Formatação e apresentação

Tamanho do papel

A4 (29,7 cm x 21 cm).

Margem lateral esquerda

No mínimo, 3 cm de largura.

Margem lateral direita

1,5 cm.

Margens superior e inferior

2 cm.

Área de cabeçalho

Na primeira página, 5 cm a partir da margem superior do papel.

Área de rodapé

Nos 2 cm da margem inferior do documento.

Impressão

- Na correspondência oficial, a impressão pode ocorrer em ambas as faces do papel;

- As margens direita e esquerda terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho).

Cores

- Os textos devem estar na cor preta;

- O papel deve ser branco;

- Se forem necessários os gráficos e ilustrações serem coloridos, então que assim seja.

Destaques

Usa-se o negrito, sem abuso, para destaque.

Palavras estrangeiras

Palavras estrangeiras devem ser grafadas em itálico.

Arquivamento

- Todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos, dentro do possível;

- Formato de texto preferencial: ".docx", ".odt" ou ".rtf".

Nome do arquivo

Os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

- Tipo do documento + Número do documento + Ano do documento (com 4 dígitos) + Palavras chave do conteúdo

- Ex.: Ofício 123_2019_relatório produtividade anual

Tipos de documento

Variações dos ofícios

1) [NOME DO EXPEDIENTE] + CIRCULAR:

Quando um órgão envia o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CIRCULAR Nº 652/2019/MEC

2) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO:

Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para um único órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CONJUNTO Nº 368/2019/SECEX/SAJ

3) [NOME DO EXPEDIENTE] + CONJUNTO CIRCULAR:

Quando mais de um órgão envia, conjuntamente, o mesmo expediente para mais de um órgão receptor. Ex.:

OFÍCIO CONJUNTO CIRCULAR Nº 795/2019/CC/MJ/MRE

Exposição de motivos (EMs)

1) Definição e finalidade:

É o expediente dirigido por um Ministro de Estado ao PR ou Vice para:

- Propor alguma medida;

- Submeter projeto de ato normativo a sua consideração; ou

- Informá-lo de determinado assunto.

Obs.:

- Se a exposição envolver mais de um ministério, então a exposição será assinada por todos os ministros envolvidos, e será chamada de interministerial;

- Sendo interministerial ou não, a sequência numérica das exposições de motivos é única;

- A numeração começa e termina dentro do mesmo ano civil.

2) Forma e estrutura:

As exposições de motivos devem, obrigatoriamente:

- Apontar, na introdução, o problema que demanda a adoção;

- Indicar, no desenvolvimento, a razão de aquela medida ou ato normativo ser o ideal para se solucionar o problema;

- Propor, na conclusão, a medida a ser tomada ou o ato a ser editado para solucionar o problema; ou apresentar as considerações finais no caso de EMs apenas informativas.

Obs.:

- As EMs devem ser instruídas com parecer jurídico e parecer de mérito que permitam a adequada avaliação da proposta;

- A EMs é a principal modalidade de comunicação dirigida ao PR pelos ministros;

- As EMs podem, em certos casos, serem encaminhadas uma cópia ao Congresso Nacional ou ao Poder Judiciário.

3) Sistema de Geração e Tramitação de Documentos Oficiais (Sidof):

- O Sidof é uma ferramente eletrônica para controle das EMs com as propostas de atos a serem encaminhadas pelos Ministérios à Presidência da República;

- Ao se utilizar o Sidof, o nome e o cargo do signatário são substituídos pela assinatura eletrônica que informa o nome do ministro que assinou a EMs e do consultor jurídico que assinou o parecer jurídico da Pasta.

Mensagem

1) Definição:

É o instrumento de comunicação oficial entre os Chefes dos Poderes Públicos.

2) Finalidade:

As mensagens mais usuais do Poder Executivo ao CN têm as seguintes finalidades:

- Encaminhamento de proposta de emenda constitucional, de projeto de lei ordinário e de lei complementar e os que compreendem PPA, LDO, LOA e créditos adicionais;

- Encaminhamento de medida provisória;

- Indicação de autoridades;

- Pedido de autorização para o Presidente ou o Vice se ausentarem do país por mais de 15 dias;

- Encaminhamento de atos de concessão e de renovação de concessão de emissoras de rádio e TV;

- Encaminhamento das contas referentes ao exercício anterior;

- Mensagem de abertura da sessão legislativa;

- Comunicação de sanção (com restituição de autógrafos);

- Comunicação de veto;

- Outras mensagens remetidas ao Legislativo.

3) Forma e estrutura:

- Brasão: timbre em relevo branco;

- Identificação do expediente: MENSAGEM Nº, alinhada à margem esquerda, no início do texto;

- Vocativo: alinhado à margem esquerda, de acordo com o pronome de tratamento e o cargo do destinatário, com o recuo de parágrafo dado ao texto;

- Texto: iniciado a 2 cm do vocativo; e

- Local e data: posicionados a 2 cm do final do texto, alinhados à margem direita;

- Não tem identificação de seu signatário.

Correio eletrônico (e-mail)

1) Definição:

Tem três significados a depender do contexto:

- Gênero textual: é um documento oficial;

- Endereço eletrônico: é um e-mail oficial. Portanto, deve-se utilizar a extensão ".gov.br", por exemplo;

- Sistema de transmissão de mensagens eletrônicas: tem baixo custo e celeridade e é a principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

2) Valor documental:

- Para que tenha valor documental é necessário existir certificação digital;

- O destinatário poderá reconhecer como válido o e-mail sem certificação digital; contudo, caso haja questionamento, será obrigatória a tal da certificação;

- O ente público não pode impor a aceitação de documento eletrônico que não atenda os parâmetros da ICP-Brasil (responsável pela certificação digital), salvo lei específica.

3) Forma e estrutura:

Não tem padronização da mensagem comunicada, porém devem-se observar algumas orientações quanto à sua estrutura.

4) Campo assunto:

O assunto deve ser o mais claro e específico possível para que não pareça, ao receptor, que se trata de mensagem não solicitada/lixo eletrônico. Ex.:

- Em vez de "Reunião", um assunto mais preciso seria "Agendamento de reunião sobre a Reforma da Previdência".

5) Local e data:

São desnecessários no corpo da mensagem, uma vez que o próprio sistema apresenta essa informação.

6) Saudação inicial / vocativo:

O texto do e-mail deve ser iniciado por uma saudação. Para particulares, deve-se utilizar, assim como os outros documentos oficiais, os vocativos "Senhor" ou "Senhora", seguido do cargo respectivo, ou "Prezado Senhor", "Prezada Senhora". Ex.:

- "Senhor Coordenador,";

- "Prezada Senhora,".

7) Fecho:

O mesmo que os outros documentos oficiais.

8) Bloco de texto da assinatura:

A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente. Ex.:

Maria da Silva

Assessora

Subchefia para Assuntos Jurídicos da Casa Civil

(69)XXXXX-XXXX

9) Anexos:

- A mensagem que encaminha algum arquivo deve trazer informações mínimas sobre o conteúdo do anexo;

- Quando se tratar de documentos ainda em discussão, os arquivos devem, necessariamente, ser enviados, em formato que possa ser editado;

- Os arquivos anexados devem estar em formatos usuais e que apresentem poucos riscos de segurança.

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