funcion tema 5

Nós do fluxograma

• Tecnicas y herramientas de la organizacion

• Concepto e importancia de los organigramas

• Clasificacion

• clasificación de organigramas: 1) por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica. 1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2]. Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2]. Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2]. 2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas: Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3]. Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3]. Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3]. Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3]. 3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2]. Ejemplo: Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2]. Ejemplo: 4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2]. Ejemplo: Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2]. Ejemplo: De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2]. 5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cinco tipos de organigramas: Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2]. Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2]. Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2]. De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2]. Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].

• Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría . Por ello, los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y todos aquellos que participan en su diseño y elaboración tienen la necesidad de conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos. Por ese motivo, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

• Formas para representar los organigramas

• Verticales   Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su uso en los manuales de organización.   Horizontales   Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma análoga a columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por líneas se disponen horizontalmente.   Mixtos   La presentación utiliza combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las posibilidades de gratificación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base.   De Bloque   Parten del diseño vertical e integran un número mayor de unidades en espacios más reducidos, al desagregar en conjunto varias unidades administrativas en los últimos niveles jerárquicos seleccionados para el gráfico.  

• Analisis de puestos

• El análisis de puestos es un procedimiento que forma parte de las tareas administrativas de una empresa y que consiste en la determinación de las responsabilidades y obligaciones de las posiciones laborales. A partir de dicho análisis, es posible decidir qué tipos de personas deberían ser contratadas para ocupar los puestos de acuerdo a su capacidad y experiencia. El análisis de puestos, en definitiva, no es más que la recopilación, organización y evaluación de la información referente a un puesto de trabajo.

• Identificacion, descripcion y perfil de puesto

• la identificacion: La propia denominación del puesto es, sin duda, un componente siempre presente en la identificación del puesto. Es la primera forma de identificación, la más socorrida y, con frecuencia, la única. Su importancia se deriva de tres cuestiones (SHERMAN, BOHLANDER y SNELL, 1996: 134): Genera ciertas tensiones psicológicas, pues la denominación del puesto conlleva connotaciones de status dentro de la organización; Si es posible, el título debería ofrecer alguna indicación de las principales obligaciones que el puesto conlleva; y También sería interesante que indicara el nivel jerárquico relativo ocupado por su ocupante.   descripcion del puesto: La descripción pone de relieve "qué se hace", "cómo se hace" y "por qué se hace". En definitiva, define el trabajo en términos de contenido y alcance. Supone elaborar un listado con las responsabilidades que conlleva el puesto de trabajo, las relaciones jerárquicas que le condicionan, las condiciones de trabajo, las responsabilidades de supervisión, etc. Es un producto del análisis de puestos de trabajo. En consecuencia, implica agrupar datos referidos todos ellos al puesto de trabajo. Para llevar a cabo esta tarea pueden ser consideradas diversas categorías. El gráfico 9 explicita una posible división. perfil del puesto: también llamado perfil ocupacional de puesto vacante, es un método de recopilación de los requisitos y calificaciones personales exigidos para el cumplimiento satisfactorio de las tareas de un empleado dentro de una institución: nivel de estudios, experiencia, funciones del puesto, requisitos de instrucción y conocimientos, así como las aptitudes y características de personalidad requeridas. Además, el perfil de puesto se ha convertido en una herramienta sumamente útil en la administración y plantación exitosa de los Recursos Humanos de la Instituciones de cualquier nivel.      

• Manuales de la organizacion

• Es un documento de control administrativo que tiene como propósito, orientar al personal de la empresa en la ejecución de las labores asignadas a cada órgano administrativo; asimismo, delimitar responsabilidades,evitar duplicidades e identificar omisiones; además,sirve como instrumento de apoyo para el control,evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, así como medio de orientación e información al público en general, logrando mediante su adecuada implementación la correspondencia funcional entre puestos y estructura.  

• concepto: es un documento que contiene información detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislación, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institución, señalando los niveles jerárquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicación y coordinación, asimismo, contiene organigramas que describen en forma gráfica la estructura de organización.es un documento de suma importancia para la empresa ya que en esencia detalla lo que la organización representas como tal, su funcionamiento y hacia dónde va.   importancia: La organización de la mayor parte de las empresas de nuestro país se ha realizado conforme a la práctica diaria y la aplicación más o menos correcta del criterio de los jefes, basándose la mayoría de las veces en la experiencia laboral, que aunque llegue a ser correcta, no está escrita por lo que no tiene un carácter permanente y resulta difícil transmitir esa experiencia.

• Diagrama de procesos

• tipos de manuales: Los manuales son textos utilizados como medio para coordinar, registrar  datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacidad de las tareas a realizar. Pueden distinguirse los manuales de: Organización: este tipo de manual resume el manejo de una empresa en forma general. Indican la estructura, las funciones y roles que se cumplen en cada área. Departamental: dichos manuales, en cierta forma,  legislan el modo en que deben ser llevadas a cabo las actividades realizadas por el personal. Las normas están dirigidas al personal en forma diferencial según el departamento al que se pertenece y el rol que cumple Política: sin ser formalmente reglas  en este manual se determinan y regulan la actuación y dirección de una empresa en particular. Procedimientos: este manual determina cada uno de los pasos que deben realizarse para emprender alguna actividad de manera correcta. Técnicas: estos manuales explican minuciosamente como deben realizarse tareas particulares, tal como lo indica su nombre, da cuenta de las técnicas. Bienvenida: su función es introducir brevemente la historia de la empresa, desde su origen, hasta la actualidad. Incluyen sus objetivos y la visión particular de la empresa. Es costumbre adjuntar en estos manuales un duplicado del reglamento interno para poder acceder a los derechos y obligaciones en el ámbito laboral. Puesto: determinan específicamente cuales son las características y responsabilidades a las que se acceden en un puesto preciso. Múltiple: estos manuales están diseñados para exponer distintas cuestiones, como por ejemplo normas de la empresa, más bien generales o explicar la organización de la empresa, siempre expresándose en forma clara.Finanzas: tiene como finalidad verificar la administración de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Esta responsabilidad está a cargo del tesorero y el controlador. Sistema: debe ser producido en el momento que se va desarrollando el sistema. Está conformado por otro grupo de manuales. Calidad: es entendido como una clase de manual que presenta las políticas de la empresa en cuanto a la calidad del sistema. Puede estar ligado a las actividades en forma sectorial o total de la organización. Funciones Específicas del puesto:La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para elmismo. Planificar, controlar, supervisar y corregir los planes a corto y largo plazo del cibercafé. Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección pertinentes para el logro de los mismos. Funciones Específicas del puesto:La persona a desempeñar el cargo deberá cumplir con las siguientes funciones y actividades dispuestas para elmismo. Planificar, controlar, supervisar y corregir los planes a corto y largo plazo del cibercafé. Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección pertinentes para el logro de los mismos.    

• Un proceso se puede definir como "un conjunto de actividades, acciones o toma de decisiones interrelacionadas, caracterizadas por inputs y outputs, orientadas a obtener un resultado específico como consecuencia del valor añadido aportado por cada una de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho proceso". Los diagramas de procesos son la representación gráfica de los procesos y son una herramienta de gran valor para analizar los mismos y ver en que aspectos se pueden introducir mejoras. Lo más importante para representar gráficamente un proceso es identificar el Inicio y el Fin del proceso. Esto debe ser acordado por el grupo de trabajo. Generalmente el inicio y el fin se representan con el icono   Entre inicio y fin se suceden una serie de acciones o actividades que integran el proceso. Las actividades se vinculan unas a otras mediante líneas conectoras que "indican" la siguiente secuencia Hay determinadas actividades o acciones que implican una decisión y que hacen que el camino seguido por el proceso se bifurque.   Las bifurcaciones en los procesos y lo que se llaman "bucles" o reprocesos son fuente de ineficiencias y un buen elemento para ser analizado por los grupos de mejora.

• Simbología y normas del diagrama Círculo: Indica Inicio del Diagrama y Final del Diagrama Cuadrado: Proceso de control. Línea continua: Flujo de información vía formulario o documentación en soporte de papel escrito. Línea interrumpida: Flujo de información vía formulario digital. Rectángulo: Formulario o documentación. Se grafíca con el doble de ancho que su altura. Rectángulo Pequeño: Valor o medio de pago (cheque, pagaré, etc.). Se grafíca con el cuádruple de ancho que su altura, siendo su ancho igual al de los formularios. Triángulo (base inferior): Archivo definitivo. Triángulo Invertido (base superior): Archivo Transitorio. Semióvalo: Demora. Rombo: División entre opciones. Trapezoide: Carga de datos al sistema. Elipsoide: Acceso por pantalla. Hexágono: Proceso no representado. Pentágono: Conector. Cruz de Diagonales: Destrucción de Formularios. Según la normativa, el flujo presupuesto es de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, siendo optativo el uso de flechas. Cuando el sentido es invertido (de derecha a izquierda o de abajo hacia arriba), es obligatorio el uso de la flecha. Simbología y significado Óvalo o Elipse: Inicio y Final (Abre y cierra el diagrama). Rectángulo: Actividad (Representa la ejecución de una o más actividades o procedimientos). Rombo: Decisión (Formula una pregunta o cuestión). Círculo: Conector (Representa el enlace de actividades con otra dentro de un procedimiento). Triángulo boca abajo: Archivo definitivo (Guarda un documento en forma permanente). Triángulo boca arriba: Archivo temporal (Proporciona un tiempo para el almacenamiento del documento). Cursograma

• descripcion de procedimiento: Descripción narrativa del diagrama de flujo, en ella debe considerase: o Describir los pasos del procedimiento especificando quién hace, cómo hace,cuándo hace y dónde hace cada paso. Esta es la parte más importante y útil parael personal de ejecución de una institución, pues para recordar los pasos de un procedimiento, puede hacerlo leyendo una o dos páginas del diagrama, sin tener que volver a leer el manual de procedimientos completo.o Deben utilizarse frases cortas, pero completas. o Las frases deben comenzar con un verbo en tercera persona del singular, del tiempo presente indicativo. Por ejemplo: Recibe, Controla, Remite, Archiva, etc. o Deben evitarse, en lo posible, los términos técnicos y/o que puedan tener más de una interpretación: usar en todos los casos términos sencillos y uniformes para Área de Modernización del Estado Unidad de Reforma Institucional 4 que el personal que tenga que utilizarlo pueda entender con mayor facilidad el significado de su contenido.

• diagrama de procedimiento y de lujo Diagrama de operaciones de proceso El diagrama de operaciones de procesoindica las operaciones e inspecciones,presentes en un determinado proceso; desde la toma de la materia prima hasta el empaque del producto terminado. Es importante señalar el tiempo de cada actividad y los materiales utilizados. Para la elaboración de éste tipo de diagramas es necesario observar directamente lasactividades y tomar los tiempos de cada una de ellas. El diagrama de flujo de proceso es de gran utilidad para encontrar costos ocultos en elproceso analizado, por lo regular se aplica sólo a un componente de un ensamble.Cuando seanecesario mostrar dosactividades simultáneas las figuras relacionadas deberánsobreponerse