Comunicación Efectiva Oral y Escrita

Nós do fluxograma

• 3.3 Comunicación Efectiva Oral y Escrita

• La comunicación se transmite ya sea verbal o no verbal.

• Verbal: Palabras.

• No verbal: Lenguaje Corporal y tono.

• Lo que convierte a un comunicador en efectivo es:

• La voz

• Herramientas Lingüísticas, comunicación impactante

• Pausas

• Escucha Activa y Efectiva

• Se usa para instruir, informar, motivar y persuadir.

• Se debe hablar con la "Voz Correcta". Volumen, ritmo, inflexión, claridad y enfasis.

• Atributos clave del orador: Autoridad, energía, conocimiento de la audiencia y alcance.

• El orador debe lograr el Propósito, Intención y Objetivo.

• Ayuda a ser un orador más efectivo, proyecta autoridad, energía, y conocimiento de la audiencia.

• Las personas retienen de 50% a 60% de lo que se les dice. Dos días después, su capacidad para recordar detalles habrá disminuido un 25%. 

• La escucha requiere concentración para que el cerebro procese el significado de palabras y frases

• Consiste en 7 fases: Oir, seleccionar, prestar atención, comprender, evaluar, recordar y responder.

• Importancia

• - Es parte del proceso de comunicación.- Método para recibir información.- Mejora las relaciones y la toma de decisiones.- Ahorra tiempo.- Incrementa la cantidad de información que se recuerda.- Acelera la identificación de problemas.

• Obstáculos

• - Soñar despierto.- Ensayo- "Cuando es mi turno"- Sobrecarga de información. - Deseo de agradar. - Escucha selectiva.- Precipitarse en sacar conclusiones.- Hablar en exceso.- Falta de empatía. - Miedo- Prejuicios- Identificación.- Consejo- Discusión.

• Se pueden superar: - Habilidades de escucha.- Dominio del Lenguaje silencioso.- Dominio del Lenguaje Corporal.

• Habilidades

• - Preparación para escuchar.- Escucha consciente.- Parafrasear y reflexionar.- Hacer preguntas que generen diáologo

• Debilidades

• - Centrarte en ti mismo.- Centrarte en tus emociones y opiniones.- Centrarte en tus propios pensamientos.- Centrarte en tú respuesta.

• Combatirlas a través de: - No interrumpir o dar respuestas breves.- Escuchar con un propósito u objetivo específico.- Utilizar el contacto visual o el lenguaje corporal apropiado.- Concentrarse en el contenido de la comunicación. - Ser consciente de tu estado emocional.- Permanecer objetivo.

• Mejora tus habilidades esquematizando, ordenando, comparando y evaluando las ideas, emociones, hechos y sentimientos.

• Hace que respondas de la mejor manera y puede utilizarse para reducir la posibilidad de conflicto.

• Los componentes:- Proximidad: La distancia entre tú y otra persona.- Orientación corporal: Se refiere a cómo te sitúas en torno a la otra persona.- Contacto Físico: Darse un apretón de manos, tocarse, sostenerse, abrazarse y/o empujarse.- Postura: Si alguien está encorvado, si está recto, si tiene los brazos cruzados, etc. 

• Ojos: Intenta establecer contacto visual con cada persona y con cada idea.manos: Mueve las manos naturalmente, no las agites o las aprietes fuertemente.voz: Controla tu velocidad y varía el tono. Postura: Los pies deberían estar separados al ancho de los hombros.Nervios: Ten confianza, sé entusiasta.

• - No saques conclusiones basadas en un gesto.- Sé consciente de cómo actúan las personas a tu alrededor.

• Postura

• Te dará claves de ciertos sentimientosfundamentales.- Abierto y en actitud receptiva.- Cerrado y en actitud de rechazo.- Echado hacia delante y activo.- Conservadory pasivo.

• Puede ser positiva y negativa.

• Postura abierta: Sentarse con las piernas extendidas, sin cruzar o con las rodillas separadas. Los codos normalmente están separados del cuerpo, las manos abiertas y no están cerradas fuertemente. Postura Cerrada: Piernas cruzadas, manos sobre las piernas, o brazos cruzados en el pecho.  - Las personas que tienen posturas abiertas se perciben más positivas que aquellos con posturas cerradas. 

• Tipos de emoción: - Defensivo: Sentado hacia atrás con lso brazos cruzados a la altura del pecho con las piernas cruzadas.  - Receptivo: Sentado hacia adelante con las manos abiertas, los codos y brazos sobre la mesa. - Combativo: Sentado hacia delante en la silla con las manos apretadas sobre la mesa.  - Reflexico: Echado hacia atrás en la silla con las peirnas extendidas.

• Comunicación vía:

• Teléfono

• Contestador

• Mail

• ¿Qúe hacer?- Incluir solo un mensaje en cada email.- Comenzar con el objetivo del mail antes de entrar en detalles.- Haz tu mensaje visualmente fácil de leer.Céntrate en tu lector.- Leelo antes de enviarlo.

• ¿Qúe evitar?- Adjuntar ficheros grandes, cuando el lector busca conocer puntos claves de esos ficheros.- Utilizar emoticonos o lenguaje de chateo en mensajes profesionales.- Ignorar las reglas gramaticales.- Utilizar mayúsculas, exclamaciones, subrayar o utilizar la negrita para expresar algo serio.- Enviar cadenas de mensajes.- Utilizar abreviaturas o acrónimos a menos que la audiencia los conozca.

• - Con cada llamada te representas a ti ya tu organización.- Responde las llamadas con rápidez.- Identificate.- Habla despacio y claro.- Utiliza lenguaje simple y sencillo.- Dí claramente el motivo de tu llamada.- Escucha sin interrumpir a los demás. - Sé amable cuando te llaman.

• - Piensa en lo que vas a decir antes de tomar el teléfono.- Dí tu nombre al principio.- Dí la hora y el día si procede.- Establece el propósito de tu llamada.- Menciona tu número de teléfono despacio.