Una hoja de cálculo es una herramienta muy
útil para las personas que trabajan con
números y que necesitan realizar cálculos con
ellos. Ella permite trabajar con una gran
cantidad de números y lleva incorporada una
serie de funciones capaces de realizar cálculos
matemáticos, estadísticos, técnicos y
financieros.
La estructura principal que utiliza este software
para almacenar y organizar la información es un
área de trabajo en forma de matriz, como si fuera
una hoja de papel cuadriculado, formada por un
número determinado de filas y columnas, es lo que
se llama hoja de cálculo.
Celda y Celda Activa
La intersección de una fila y una columna sedenomina celda,
que en Excel, tiene una ancho predeterminado de 11 caracteres.
La celda puede ser identificada por su coordenadas columna/fila,
lo que se llama dirección de celda. Primero va la columna y
luego el número de fila. La celda que tengamos seleccionada con
el cursor o el ratón se llama celda activa y es la que se ve
resaltada en la hoja de cálculo.
El Programa EXCEL.
Forma parte del paquete Office de Microsoft y es el software más utilizado en cuanto a
hoja de cálculo. Sus predecesores fueron Quattro Pro, Lotus 1-2-3, pero el que se ha
consolidado realmente es el EXCEL, debido a la evolución de la informática y al auge
de los paquetes con aplicaciones para la oficina que permiten una interacción entre
sus diferentes aplicaciones, pudiendo importar del Word al Excel, por ejemplo, o
introducir imágenes, crear gráficos y hasta insertar hipervínculos.
Elementos Básicos.
Hoja y libro.
La hoja es la unidad fundamental que define el área de trabajo,
como ya hemos dicho. En el caso de Excel 97, ésta consta de
65.536 filas numeradas en el margen izquierdo y 256 columnas,
que van desde la letra A hasta las letras IV. Varias hojas,
relacionadas entre sí, conforman un libro. Excel trae
predeterminada la cantidad de 3 hojas por libro, pero eso no impide
que podamos reducir o aumentar la cantidad de hojas de un libro,
según las necesidades e inclusive darle un nombre determinado o
cambiárselo.
Barra de títulos.
Se encuentra en la parte superior de la pantalla y contiene el icono
del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación
(Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero)
activo. Si se acaba de abrir, aparecerá Libro 1. A la derecha aparece
la opción de minimizar ventana, maximizar/restaurar y cerrar
ventana, que son los típicos del Windows.
Barra de fórmulas.
Barra de herramientas formato: Contiene
los botones para elegir el tipo de fuente,
tamaño, tipo de letra, alineación, bordes y
sombreados, etc.
Un cuadro con tres botones, de los cuales, los dos
primeros solo se muestran si se están introduciendo o
modificando datos. El botón cancelar (x) que se utiliza para
anular los datos introducidos. El botón introducir (√ ) que se
utiliza para aceptar la entrada. El botón introducir/modificar
fórmula (=) que sirve para acceder a la paleta de fórmulas
que asiste al usuario en la construcción de las mismas. El
cuadro de edición, que muestra el contenido de la celda
activa con independencia de su formato.
Barra de Herramientas o
Iconos.
En Microsoft Excel hay 13 barras de herramientas
predefinidas que contienen botones que proporcionan un
acceso fácil y rápido a los comandos de uso más frecuente.
Cuando se ejecuta por primera vez este software se
visualizan, bajo la barra de menús, la barra de herramientas
estándar y la barra de herramientas formato.
•Barra de herramientas estándar: contiene
botones con las opciones más utilizadas para
manejar los archivos, imprimirlos, etc.
Barra de herramientas formato: Contiene
los botones para elegir el tipo de fuente,
tamaño, tipo de letra, alineación, bordes y
sombreados, etc.
Área de Trabajo de la Hoja de
Cálculo.
Es la zona que va a contener los
modelos de hojas de cálculo, que
incluye la ventana de edición de
los libros de trabajo, la cual
contendrá, a su vez, diferentes
hojas de cálculo, gráficos, etc.
Barra de estado
Área modo de trabajo: que muestra una breve
información del estado o modo de trabajo de la
hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y
Calcular).
Área de autocalcular: muestra cuando se tiene seleccionada
más de dos celdas (y al menos dos de ellas con algún valor) la
suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre
varias opciones (pulsando el botón derecho del ratón encima).
Área de estado del teclado: indica si determinadas teclas
están o no activadas. Por ejemplo, aparecerá el letrero NUM
cuando se activa la tecla de números; MAY, cuando esté
activada la tecla de mayúsculas, etc.
Barra de Menús
Situada debajo de la barra de títulos. Contiene todos los comandos
de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN,
VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y
AYUDA (?). Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo
que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho
aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar,
restaurar y cerrar.
Terminología utilizada
"Hacer click: pulsar una vez el botón izquierdo del ratón
Doble click: pulsar dos veces seguidas y rápidamente el botón
izquierdo del ratón.
Editar: Hacer cambios, correcciones, etc. Se utiliza en relación a los
comandos de edición.
Configurar: Se refiere al ajuste de funciones del programa y el uso de
periféricos. Ej. Configurar páginas, configurar impresora, scanner, etc.
Apuntar sobre: colocar el puntero en forma de doble T o de
flecha sobre un objeto, botón o menú en la pantalla y pulsar
sobre el botón del ratón y a continuación soltarlo.
"Arrastrar: Mantener pulsado el botón izquierdo del ratón mientras lo
movemos en la dirección deseada.