Planeación en Informática

Los Directivos Corporativos no permiten que sus planes sean muy conocidos por temor a que sus competidores los conozcan.
1. Sin embargo, con el creciente énfasis en el uso de la T/I y su reconocimiento como un elemento de Ventaja Competitiva, la Planeación Informática se convierte en un componente clave de la Estrategia de la Organización.
Relacionando el negocio y la Planeación en Informática
1. La Planeación Informática está requiriendo su enlace con el proceso de Planeación del Negocio y su alineación con los objetivos y estrategias de la organización.
2. La Planeación Informática necesita estar estrechamente ligada con los Objetivos y Metas de la Organización.
3. ¿ Como podemos alinear y conjuntar de una manera efectiva, la Estrategia de la Organización con la Estrategia de la Función Informática ?
  1. 1) Estableciendo: “Comités de Dirección” (“Steering Committees”) de 3 a 17 personas
    1. Consiste de un grupo de ejecutivos de alto nivel de varias funciones de la Organización, los cuales establecen la dirección de las principales inversiones y desarrollos en Informática con el objetivo de lograr los mejores beneficios para la Organización.
    2. Beneficios del Comité de Dirección Informática
      1. * Se incrementa la atención de la Alta Dirección Sobre la Función Informática
      2. * Se incrementa la involucración de los usuarios en los Procesos Informáticos.
      3. *El personal Informático tiene mayor conciencia de las necesidades de los usuarios.
      4. * Hay una mejor Planeación Informática a largo plazo.
  2. 2) Entendiendo el nuevo Rol del Directivo Informático
  3. 3) Promoviendo la Cultura Informática en la Organización.
4. Típico Ciclo de Planeación en Informática
  1. Es llevado a cabo en función del tiempo, no de objetivos estratégicos
Técnicas de Planeación en Informática
1. Etapas de Crecimiento (Stages of Growth)
  1. Richard Nolan identificó primero 4 etapas y luego 6 etapas (Inicio, Contagio, Control, Integración, Administración de Datos y Madurez).
  2. I. INICIO
    1. * Nivel bajo en la organización * Sistemas orientados a gente operativa (nominas contabilidad)
  3. II. CRECIMIENTO
    1. * Contratan más personal en área de sistemas *Se implementan más sistemas.*Hay desconfianza por parte de los usuarios y una falta de credibilidad
  4. III. CONTROL
    1. *Se pide justificación para cada uno de los requerimientos *Disminuyen recursos para el área de informática * Mucha rotación de jefes
  5. IV. INTEGRACION
    1. * Se habla de planeación e integración de sistemas
  6. V. MADUREZ
    1. * Se asignan más recursos a la Unidad de informática *Los usuarios tienen mayor madurez y cultura tecnológica
2. Factores Críticos de Éxito (CSF= Critical Success Factors)
  1. Son unas cuantas áreas clave de actividad donde “las cosas deben de funcionar bien” para tener éxito en la función.
  2. Es un número limitado de áreas que aseguran (si producen resultados satisfactorios) un brillante desempeño de la organización en el campo competitivo.
  3. Son áreas de actividad que deben recibir una atención constante y cuidadosa por parte de la gerencia.
  4. Los FCE no son fijos, cambian con el tiempo y en función del mercado y de los competidores
  5. En la mayor parte de las industrias existen de 3 a 6 Factores que determinan el éxito.
  6. EJEMPLO: Industria Automotriz -Producir variedad de modelos -Contar con una buena organización de distribución -Controlar los costos de fabricación -Contar con una amplia cobertura geográfica de centros de servicio
  7. En la medida en que se conozcan los CSF´s y se apoyen con tecnologías de información se ayuda para que la empresa logre sus objetivos.
3. La Metodología BSP (Business Systems Planning)
  1. Es desarrollada por IBM y mercadeada como un servicio a los clientes.
  2. Es una evolución de otras metodologías de IBM con la idea de hacer un análisis de toda la información de una empresa y poder sistematizarla.
  3. Surgida de la metodología “SOP“ Study Organization Plan. Parte de que los datos son un “recurso” corporativo, y más aun un activo; cuesta, tiene valor.
  4. El BSP es una metodología estructurada para desarrollar un Plan de Sistemas de Información que satisfaga las necesidades de información a corto y largo plazo.
  5. El objetivo del BSP es definir una arquitectura de información que soporte los procesos de negocio (organización).
  6. Pretende hacer un estudio de los procesos de las empresas, qué datos fluyen para identificar los sistemas para la automatización de esos procesos en función del flujo de los datos a través de la empresa.
  7. Se basa en:
    1. Obtención del compromiso de la Alta Dirección
    2. Establecimiento de los objetivos de informática que soporten los de la organización
    3. Entendimiento de la organización desde el punto de vista de la Alta Dirección
    4. Adopción de una técnica “Top-Down” para estudiar la organización y una técnica “Bottom-Up” para la implementación de los resultados del estudio.
    5. Creación de un Plan Evolutivo
  8. Pasos de la metodología
    1. 1. Obtención del compromiso de la alta dirección (Directivo). **De la gente que dirige la organización. El apoyo es directamente proporcional a los recursos asignados.
    2. 2. Preparación para el estudio. **Recolectar datos de la empresa y la gente que formará el equipo de análisis (de 4 a 8 personas), a las cuales se les prepara.
    3. 3. Iniciando el estudio (reunión de arranque). **Para saber en donde estamos, adonde debemos ir y que necesitamos.
    4. 4. Definición de los procesos del negocio. ***- Con unos formatos definir que hace cada departamento. -Definir los procesos y reescribirlos. - Qué información se recibe, que se quiere recibir, qué se entrega.
    5. 5. Definición de los datos del negocio (clases de datos). ***No se van a poner datos a nivel detalle.
    6. 6. Definición de la Arquitectura de información. -**** Como resultado del enlace de las clases de datos y de los procesos en una matriz. - Muestran los posibles datos o aplicaciones que se relacionan en la empresa.
    7. 7. Análisis del soporte actual de sistemas. ****Da idea de como los sistemas actuales dejan lagunas, cosas que sobran.
    8. 8. Manejo de expectativas de los ejecutivos. ****-Mostrarle los objetivos, la situación actual y la posible situación ideal. - Definir las mediciones de grandes sistemas integrales de información y las aplicaciones que los componen.
    9. 9. Hallazgos y conclusiones
    10. 10. Determinación de prioridades de la arquitectura. *****-Con qué aplicación empezar primero y con cual seguir. Factores a ponderar: - Impacto - Inversión - Tiempo de desarrollo - Riesgos - Prioridad en función de la estrategia del negocio.
    11. 11. Revisión de la gerencia informática.
    12. 12. Recomendaciones y plan de acción.
    13. 13. Reportando los resultados.
    14. 14. Actividades de seguimiento.
  9. Utiliza Matriz de procesos
4. Análisis de la Estrategia de Inversión
  1. Técnica que analiza la inversión en Informática, lo que permite definir una estrategia sobre dónde invertir.
  2. Clasifica los Sistemas de Información en 5 tipos
    1. 1. FUNCIONES INSTITUCIONALES Sistemas operacionales de las instituciones (Cheques, Ahorros, Inversiones, Nómina, Facturación, etc. )
    2. 2. SOPORTE A PROFESIONALES Sistemas de soporte a los profesionales tales como soporte a ingeniería, sistemas para toma de decisiones, sistemas de soporte a ejecutivos, etc.
    3. 3. AUTOMATIZACION FÍSICA Sistemas que automatizan procesos físicos (Sistemas de control de acceso, control ambiental, etc.)
    4. 4. SOPORTE A EXTERNOS Sistemas que sirven a usuarios externos a la empresa, tales como clientes, proveedores, dependencias del gobierno, etc.
    5. 5. INFRAESTRUCTURA Sistemas de infraestructura informática (Comunicaciones, redes, centro de control, etc.)
5. El Método de Escenarios
  1. Este Método responde a la pregunta ¿Que pasa si?, What if ..? y se fundamenta en el uso de Sistemas de Soporte a las Decisiones (DSS)
  2. Provee una manera para manejar las suposiciones requeridas por la Planeación creando escenarios que combinan tendencias, eventos, factores ambientales y las relaciones entre ellos.
  3. Se identifican algunos problemas que podrían surgir si cambian algunos factores tales como la cantidad y tipo de competidores o cambios en los Tabuladores salariales.
  4. Se basa en determinar el efecto de los diferentes factores, de tal forma que si se mueve uno de ellos, se modifican otros y de esta forma determinar los posibles escenarios.
  5. Elementos a considerar
    1. - El Ambiente de Negocios (El índice de Inflación, Cambios en la Paridad Peso-Dólar US, El efecto de la Desregulación, Cambios en el ambiente competitivo, Tasa de Interés, etc.)
    2. Gobierno y Sociedad (El efecto de Nuevas Leyes, Reglamentos, Regulaciones, Impuestos)
    3. “Cambios” en la Gente (Expectativas de: aumentos salariales, desarrollo profesional, crecimiento en la organización, compromiso del empleado, rotación de personal, cambio generacional, edad del empleado, etc.)
    4. Consideraciones: Financieras (Justificaciones financieras, reducción de costos, rentabilidad, reserva, etc.)
    5. Tecnología (Evolución de la Tecnología, Desarrollo de nuevos productos, caída en los precios, etc.)
  6. La Universidad del Sur de California (University of Southern California) en su Centro para la investigación del futuro (Center for Future Research), utiliza el programa INTERAX para la creación de escenarios describiendo cómo se pueden desarrollar estrategias para la introducción de nuevos Sistemas de Información
6. Planeación en base a Arquitecturas Informáticas
  1. Una ARQUITECTURA es la “definición y especificación de los componentes funcionales de un sistema y sus Interrelaciones”
  2. Una ARQUITECTURA INFORMÁTICA es un marco de trabajo para la estrategia informática; un medio de integración de las Estrategias del Negocio y de Informática
  3. Una ARQUITECTURA INFORMÁTICA es un bosquejo de la infraestructura de tecnología de información de una organización.
  4. Una ARQUITECTURA INFORMÁTICA debe: 1.Soportar los diversos flujos de información en la empresa 2.Ayudar a la gente a comunicarse una con otra. 3.Ayudar a la gerencia a “re-pensar” el negocio
  5. Objetivos
    1. Proveer servicios de calidad en informática a la empresa.
    2. Minimizar el impacto de los cambios tecnológicos y del negocio en S/I en los usuarios.
    3. Optimizar la compartición de aplicaciones y datos.
    4. Soportar diferentes ambientes tales como centralizado y distribuido
    5. Mejorar la productividad de informática y del usuario.
    6. Mejorar seguridad, rendimiento, auditabilidad, control e integridad de los sistemas.
    7. Simplificar la Migración a nuevos sistemas.
    8. Proveer un marco de trabajo para un desarrollo integral de aplicaciones.
  6. Tipos
    1. Tecnológicas - HW - SW
    2. Comunicaciones
    3. De Datos
    4. De Aplicaciones

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