Ley 594 del 2000, acuerdo 042 del 2002 y acuerdo 060 del 2001

1. En la ley 594 del 2000, del artículo 1 al 4 encontramos conceptos y principios que nos permiten identificar que es un archivo, las clases de archivo, además de fines de archivo, etc.
   1. ARTÍCULO 4º. Principios generales. f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley; (ARANGO, 29-07-2021) en esta cita del artículo nos hace referencia a aquellas obligaciones del estado al dar acceso a un archivo público, ya que ellos respaldan la conservación histórica de documentos que garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, pues estos documentos dejan constancia de las actividades de la humanidad. Por tal razón hay ciertas restricciones a archivos públicos para los ciudadanos.
   2. En los artículos 6,7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 y 20 citan: Los planes y programas de que se llevaran a cabo, su ejecución y coordinación. Categorización de los archivos públicos que permite ver los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, los cuales son territoriales y según la organización del estado. Además de la creación de los mismos. La administración de archivos donde se definen responsabilidades, instalaciones de archivos y su adecuación, el manejo y aprovechamiento, también capacitaciones para los funcionarios.
   3. En los siguientes artículos definen reglamento a seguir al momento de archivar, que archivos son privados, el acceso y consulta, control y vigilancia, donaciones que son aquellos documentos como legados históricos, conservación y disposición final.

Anexos:

• ACUERDO No. 042 (OCTUBRE 31 DE 2002)

1. ARTÍCULO PRIMERO.- Objeto. Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, en las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización
2. ARTICULO SEXTO.- Préstamo de documentos para trámites internos. En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, número total de folios, nombre y cargo de quien retira el expediente y término perentorio para su devolución.
3. ARTÍCULO SEGUNDO.- Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo, deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus Tablas de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad.
4. ARTICULO SÉPTIMO: Inventario documental. Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Unico de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.
5. ARTICULO TERCERO.- Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas. Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la tabla de retención documental aprobada, velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión.
6. ARTÍCULO CUARTO.- Criterios para la organización de archivos de gestión
7. ARTÍCULO QUINTO.- Consulta de documentos. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte.

Anexos:

• ACUERDO No. 060 (30 de octubre de 2001)

1. ARTICULO CUARTO: Firmas responsables
2. ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios.
3. ARTICULO PRIMERO: Establecer los lineamientos y procedimientos que permitan a las unidades de correspondencia de las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
4. ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa
5. ARTICULO SEGUNDO: Definiciones.
6. ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia: Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
7. ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas.
8. ARTICULO OCTAVO :Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos.
9. ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción.
10. ARTICULO DECIMO: Comunicaciones oficiales recibidas: Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite
11. ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: Comunicaciones oficiales enviadas: Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias.
12. ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO: Comunicaciones oficiales vía fax
13. ARTICULO DÉCIMO TERCERO: Comunicaciones oficiales por correo electrónico
14. ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa