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CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
- Labor intelectual mediante la cual
se identifican y establecen series
que componen cada agrupación
documental.
- EL PROCESO
- La clasificación es el
primer paso del conjunto
de procesos destinados a
la organización
- La clasificación es el
primer paso del conjunto
de procesos destinados a
la organización
- ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
- TRES
ETAPAS:
*
Clasificación
*
Ordenación
*
Descripción
- TRES
ETAPAS:
*
Clasificación
*
Ordenación
*
Descripción
- ESTRUCTURA ORGÁNICA
- AGRUPACIONES DOCUMENTALES
- Fondo documental
Secciones documentales
Subsecciones documentales
- Fondo documental
Secciones documentales
Subsecciones documentales
- Entidad
Dependencias
mayor jerarquía
Grupos de trabajo
- AGRUPACIONES DOCUMENTALES
- FUNDAMENTOS DE LA CLASIFICACIÓN
- La clasificación es la adaptación de un Fondo
Documental a la estructura de la entidad que lo produce
o lo produjo, una vez identificadas las categorías, las
cuales son:
- CATEGORÍAS
- ADMINISTRATIVA
(Dependencias)
- ARCHIVÍSTICA (Series, unidades y
tipos documentales)
- ADMINISTRATIVA
(Dependencias)
- CATEGORÍAS
- La clasificación es la adaptación de un Fondo
Documental a la estructura de la entidad que lo produce
o lo produjo, una vez identificadas las categorías, las
cuales son:
- PRINCIPIOS UNIVERSALES
- DE PROCEDENCIA
- En el proceso de clasificación,
la procedencia (productor)
permite identificar los
creadores de documentos ,
que bien pueden ser :
- INSTITUCIONALES
- Totalidad de documentos
producidos por una entidad
- Totalidad de documentos
producidos por una entidad
- ADMINISTRATIVOS
- Según dependencias llamadas
Unidades Administrativas, divisiones
o secciones en que están organizadas
las instituciones, de acuerdo con la
estructura orgánica.
- Según dependencias llamadas
Unidades Administrativas, divisiones
o secciones en que están organizadas
las instituciones, de acuerdo con la
estructura orgánica.
- INSTITUCIONALES
- En el proceso de clasificación,
la procedencia (productor)
permite identificar los
creadores de documentos ,
que bien pueden ser :
- DE ORDEN ORIGINAL
- Se aplica a partir del conocimiento de
los procedimientos administrativos
que determinan el orden en que los
documentos se producen para el
desarrollo de un trámite.
- SE RELACIONA CON
- UNIDADES DOCUMENTALES
- En las que se plasman las actividades adelantadas
en la resolución de un asunto, que por función le
es asignado a una dependencia para el logro de los
objetivos para los que fué creada.
- En las que se plasman las actividades adelantadas
en la resolución de un asunto, que por función le
es asignado a una dependencia para el logro de los
objetivos para los que fué creada.
- UNIDADES DOCUMENTALES
- Se aplica a partir del conocimiento de
los procedimientos administrativos
que determinan el orden en que los
documentos se producen para el
desarrollo de un trámite.
- DE PROCEDENCIA
- PARA CLASIFICAR
- Clasificar implica, identificar la procedencia de los
documentos teniendo en cuenta la estructura
orgánica y las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión
- CLASIFICAR > IDENTIFICAR >
- > PROCEDENCIA
- ESTRUCTURA
- FUNCIONES
- > PROCEDENCIA
- CLASIFICAR > IDENTIFICAR >
- Clasificar implica, identificar la procedencia de los
documentos teniendo en cuenta la estructura
orgánica y las funciones desarrolladas por una
institución a lo largo de su gestión
- FUNCIONES
- Determinan las series que
corresponden a cada
agrupación documental
- COMUNES
- Aquellas funciones administrativas genéricas que
sirven de apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier entidad.
- Aquellas funciones administrativas genéricas que
sirven de apoyo para el ejercicio de las
competencias de cualquier entidad.
- ESPECÍFICAS
- Desarrollan la misión de la entidad
y constituyen su razón de ser
- Desarrollan la misión de la entidad
y constituyen su razón de ser
- COMUNES
- Determinan las series que
corresponden a cada
agrupación documental
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