SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO - SGDEA
1. DEFINICIÓN Y CONTEXTO
  1. Es básicamente una aplicación para la gestión de documentos electrónicos, aunque también se puede utilizar para la gestión de documentos físicos.
  2. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (Electronic Records Management System ERMS)
  3. Requiere un software especializado.
  4. Los sistemas de archivo garantizan el mantenimiento y la conservación de la autenticidad, fiabilidad y accesibilidad de los documentos a lo largo del tiempo.
    1. “establecer, documentar, mantener y promulgar políticas, procedimientos y prácticas de gestión de documentos de archivo que aseguren que cubre sus necesidades de información, evidencia y de rendición de cuentas”
      1. En el caso de Colombia, cada entidad es responsable de establecer y documentar estas políticas de gestión documental en el Programa de Gestión Documental–PGD.
2. REQUERIMIENTOS FUNCIONALES PARA SGDEA
  1. REQUISITOS MÍNIMOS
    1. Soportar el CCD
    2. CCD jerárquico
    3. Enunciar
    4. Creación previa del CCD
    5. Creación de elementos
    6. Interfaz gráfica
    7. Reubicar
    8. Soportar metadatos
    9. Editar identificador y título
  2. REQUISITOS OPCIONALES
    1. Referenciación
      1. Vocabularios controlados
      2. Referencias cruzadas
      3. Entradas múltiples
      4. Informes
    2. Conservación, eliminación y transferencia
      1. Actualizar TRD
    3. Búsqueda, recuperación y presentación
      1. Búsquedas homogéneas
      2. Ordenación de los resultados
  3. Referenciación
    1. Auditoría
    2. Inventario
  4. Conservación, eliminación o transferencia.
    1. Tabla de Retención Documental - TRD
    2. Comprobar y ejecutar la TRD
    3. Actas de eliminación
    4. Modificar TRD
    5. Transferencia
    6. Traza Transferencia
    7. Formatos
    8. Expedientes híbridos
    9. Varias transferencias
    10. Eliminar
  5. Captura y registro
    1. Captura en CCD
    2. Captura de metadatos
    3. Captura de documento
    4. Formatos de captura
  6. Búsqueda, recuperación y presentación
    1. Búsquedas
    2. Búsquedas combinadas
    3. Búsquedas con comodines
    4. Interfaz gráfica
    5. Recuperación de datos
    6. Revelar información
    7. Recuperar al usuario público
  7. Administración
    1. Parámetros del sistema
    2. Copias de seguridad
    3. Administración CCD
    4. Gestión de usuarios
    5. Informes de administración
    6. Auditoría
    7. Nivel de seguridad
    8. Eliminación
3. REQUERIMIENTOS DE CONSERVACIÓN (OAIS)
  1. Requisitos de preservación
    1. PIT
    2. Índice electrónico
    3. Conversión
    4. Captura
    5. PIA
    6. Acceso
    7. PIC
    8. Evolución tecnológica
    9. Soportes
  2. Entidades Funcionales
    1. Captura
    2. Sistema de almacenamiento
    3. Gestión de base de datos
    4. Administración
    5. Plan de preservación
    6. Acceso
REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD
1. Restringir acceso
2. Perfiles
3. Grupos de usuario
4. Mecanismo de autenticación
5. Administración
6. Búsquedas
7. Auditoría acceso
ACRÓNIMOS
1. CCD: Cuadro de Clasificación Documental.
2. OAIS: Open Archive Information System.
3. PIC: Paquetes de Información de Consulta.
4. PIT: Paquetes de Información de Transferencia.
5. TRD: Tabla de Retención Documental.
6. TVD: Tabla de Valoración Documental.
7. PIA: Paquetes de Información de Archivo.
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
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