Producción de Documentos

Producción de Documentos

La estructura recomendada de un documento es la siguiente, aunque se adaptará en función de su finalidad de documento, del tipo y dependiendo de sus características y de su contenido: 1. Portada: primera página en la que se incluye el título y el nombre. El título. Se debe crear con una o varias palabras, aunque debe ser breve y conciso, dando a conocer la temática del documento.  2. Índice: En él se incluye la información del documento ordenada en capítulos y títulos e indicando el número de página donde se encuentran. Se incluyen en este apartado:  Índice. Índice de imágenes. Índice de tablas. Índice de gráficos. Índice de cuadros. 3. Introducción: Descripción del documento donde se especifica, en más detalle, el contenido del documento. 4. El texto ha de contener las partes del documento, capítulos o títulos organizando las ideas principales, ideas secundarias y el resto del contenido. Para una mejor comprensión y facilidad en su lectura puede incluir elementos visuales como diagramas, gráficos, imágenes o tablas. 5. Conclusiones, según la finalidad del documento se incluyen en la parte final del documento y trata de resumir a modo de conclusión el contenido del documento. 6. Bibliografía, en la bibliografía se incluyen todos los documentos usados y referenciados. 7. Apéndices o anexos, en ellos se incluirá información relevante para el contenido del documento a modo de material adicional o material de consulta.

Producción de Documentos

La producción documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de  formatos y documentos conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.   La producción documental involucra las siguientes tareas   Identificar el tipo de documento a elaborar según la necesidad. Seleccionar los medios de elaboración, registro, impresión, el tipo de soporte que requiere la producción del documento (papel, medio magnético, electrónico, otros) y el formato o tamaño. Elaboración del documento conforme formatos de uso general en la institución (notas internas, memorando, carta, circular, circular interna, circular externa, actas, convocatorias, informes etc).La elaboración considerará diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.  Producir el número de copias requeridas del documento elaborado en base a la necesidad de cada institución para imprimir o grabar.El número de copias sugerido de cada documento que se produzca en la dependencia es de 3 copias las mismas que tendrán los siguientes destinos. Copia 1:    Expediente Copia 2:    Archivo numérico Copia 3:    Entrega al destinatario         Además etiquetar o elaborar el rótulo del sobre, carpeta, caja según el soporte y adjuntar los anexos.       5. Distribuir y enviar el documento ya sea interno o externo aplicando los procedimientos establecidos               por la institución.