Capítulo III. Valoración Documental

CAPÍTULO III VALORACIÓN DOCUMENTAL 3.1 FIN DE VIGENCIAS DOCUMENTALES En la mayoría de los casos, surge “naturalmente”, por las circunstancias, por ejemplo, el acta de nacimiento pierde vigencia con la muerte del individuo; el comprobante de venta de un terreno la pierde cuando se da la siguiente venta; el cheque bancario cuando se cobra o cuando se vence sin cobrar. 3.1.1 DOCUMENTOS GENERADOS POR LA INSTITUCIÓN 1) Los documentos que sustentan derechos de una Institución tienen vigencia mientras exista el derecho sustentado. No puede extenderse más allá que la existencia misma de la Institución. Ejemplo: Ley de Creación de la Institución. 2) Los documentos que dispone la organización interna, tienen vigencia hasta que son sustituidos por otras disposiciones. Ejemplo: Los organigramas y manuales de procedimientos y de organización. 3) Los documentos contables y fiscales tienen vigencia hasta que se aprueba el balance anual en el tribunal de cuentas. Los que contienen comprobantes de bienes amortizables tienen vigencia hasta que concluyen. 4) Los informes, memorias y similares pueden considerarse vigentes hasta que aparecen otros nuevos. 3.1.2 DOCUMENTOS RELATIVOS A PERSONAS 1) El documento que especifica la vigencia del derecho, puede ser más breve que la vida de la persona o más larga, si es transmisible por herencia. 2) Si se refieren a una persona, pero interesan al Estado y al individuo, tiene vigencia mientras permanezca el interés de uno o de ambos. Ejemplo: los registros de propiedad inmueble. 3.2 FIN DE PLAZO PRECAUCIONAL En la mayoría de los casos, el plazo precaucional ha de establecerse conforme a las tablas de conservación de las disposiciones vigentes y podrá ser ampliado por la propia unidad generadora, de acuerdo a sus necesidades y se registrará en el Catálogo de Disposición Documental. El plazo precaucional de documentos de gran interés político-social, será más amplio que los lapsos de rotación de las autoridades. Por ejemplo, en México el período presidencial es de 6 años: el plazo precaucional debe ser mayor a éste, contando con la posibilidad de su evaluación, por una administración distinta a la que produjo los documentos. 3.3 CRITERIOS DETERMINANTES DEL VALOR DE LOS DOCUMENTOS Establecer el valor de los documentos (administrativo, legal, contable y fiscal), es una etapa primordial y esencial en la elaboración del plan para su conservación o eliminación, fijando para ello un plazo de tiempo determinado (ver anexo 7). Existen principios generales (análisis, valoración, expurgo y depuración), que permiten llegar a decisiones firmes y lógicas. Se pueden distinguir dos grupos de valores para los documentos oficiales: PRIMARIOS y SECUNDARIOS. Estas dos clases pueden subdividirse en valores precisos que ayudarán a fijar plazos apropiados de conservación y eliminación. Tienen valor PRIMARIO los documentos necesarios para la actividad de la unidad administrativa que los produjo o conserva, esta clase comprende cuatro criterios. a) valor administrativo b) valor jurídico c) valor fiscal y d) valor informativo Se trata de documentos que las unidades administrativas necesitan para cumplir su mandato y ejecutar sus funciones, deben conservarse tanto tiempo como mantenga ese valor PRIMARIO. Es recomendable para su control, lo siguiente: a) Contar con un pequeño local o espacio en las mismas unidades administrativas, facilitando la consulta inmediata de los documentos. Cuando los documentos dejan de ser de consulta frecuente para las unidades administrativas, se efectuará una transferencia primaria al archivo de concentración para su guarda precaucional y cumpliendo con dicho período, adquieren un valor SECUNDARIO y es el momento de efectuar su análisis y valoración para determinar su transferencia al Archivo Histórico para integrar la memoria institucional o proceder con la eliminación correspondiente. 3.3.1 VALOR ADMINISTRATIVO DE LOS DOCUMENTOS Son documentos de valor administrativo los que se refieren a políticas y procedimientos relativos a las actividades cotidianas de una Secretaría o de un Gobierno en su conjunto, o asuntos específicos que están en curso. En primer lugar, la mayoría de los documentos fueron elaborados o recibidos para responder a una necesidad administrativa. Mientras dure esta función no puede considerarse que carezcan de valor administrativo. Al examinar los documentos para decidir si conservan un valor administrativo para la institución, es conveniente hacer las preguntas siguientes, sí se responde “SI”, los documentos no tienen ya ese valor. a) ¿Dejaron de ser útiles los documentos para el tema o asunto que les concierne? b) ¿Se conserva el documento porque es rutinario o porque tiene la costumbre de hacerlo y desconoce el seguimiento para su custodia, conservación o destrucción? c) ¿Llegaron a su término los asuntos de que se trata en cada uno de los documentos? d) ¿Se conservan los documentos sólo para protegerse contra alguna situación legal, proveniente de la administración? e) ¿Se puede encontrar el mismo documento en otra parte? f) ¿Coordinó con la unidad administrativa que ordenó generar el documento, si éste ya cumplió su cometido? 3.3.2 VALOR JURÍDICO DE LOS DOCUMENTOS Son los que se refieren a derechos a largo o corto plazo, de la Administración Pública o de los ciudadanos, y que pueden ser declarados ejecutorios por los Tribunales (inconformidades, pensión alimenticia, amparos, etc.) En otros casos, cuando el asunto que se trata en el documento, está finiquitado o fue anulado, pierde su valor jurídico y recupera su valor administrativo, cuando se examinan los documentos para analizar si presentan aún algún valor jurídico, se deben hacer las siguientes preguntas; y si contesta “SI”, los documentos no tienen ya ese valor. a) ¿Ha terminado la acción jurídica? b) ¿Cumplió el documento con su objetivo como prueba jurídica? c) ¿Se puede encontrar el mismo documento en otra parte, en forma de duplicado por ejemplo? 3.3.3 VALOR CONTABLE Y FISCAL DE LOS DOCUMENTOS Son documentos de valor contable y fiscal los que necesita una institución para indicar el origen de los recursos presupuestales; monto, distribución, control y ejercicio. El valor contable y fiscal inmediato de los documentos cesa con la realización de la transacción financiera. Sin embargo, la Dirección General de Administración y Finanzas deberá conservar los documentos durante un lapso suficiente para satisfacer las exigencias fiscales o legales, de las leyes o reglamentos de acuerdo a las disposiciones vigentes en las que se señala que se deberá conservar 5 años siempre y cuando no exista un procedimiento legal. Cuando se estudian los documentos para determinar si presenta un valor contable y fiscal en lo que concierne a la institución, deben formularse las siguientes preguntas; y si se responde “SI” los documentos han perdido su valor de referencia: a) ¿Cumplieron con el objetivo de su creación, así como el tiempo establecido de custodia? b) ¿Existe algún procedimiento fiscal? c) ¿Están protegidos los derechos de la institución en lo relativo a la transacción? d) Se han tenido en cuenta los derechos y responsabilidades de todo individuo involucrado en la transacción. e) Se puede encontrar en otra parte el mismo documento, como duplicado, se coordinará con las áreas que lo tengan en su poder y se determinará lo conveniente de su conservación. 3.3.4 VALOR INFORMATIVO DE LOS DOCUMENTOS Este valor puede definirse como la propiedad que posee un documento para mostrar las actividades anteriores de una Institución, ofrecer información útil para la planificación actual o proyectada. Se observará que ciertos documentos tienen valor informativo porque son “ÚNICOS”, y significa que contienen datos que no se encuentran en otra fuente de información. Además del valor único que poseen, éstos pueden relacionarse por su naturaleza, o material (pictogramas, papiros, pergaminos, papel, disco compacto, diskettes, etc.) independientemente del valor de su contenido. El valor informativo que posee un documento para la unidad administrativa generadora y como antecedente de investigación histórica constituye un valor archivístico y deber conservarse permanentemente. Cuando se examinan documentos para determinar su valor informativo, se formularán las siguientes preguntas; si se contesta “SI”, los documentos poseen aún valor de investigación, de testimonio histórico y se deben transferir al Archivo Histórico. a) El documento revela aspectos importantes para la Institución como: I - ¿Su origen? II - ¿Su organización y los cambios efectuados? III - ¿Su administración? IV ¿Sus actividades establecidas en su ley orgánica, reglamento interior?