Manual de excel

Unidad Educativa Salesiana “San José”

Manual de Excel

Elaborado por: Justin Nahim Cedeño Valencia

Curso: 9no “B”

Docente: Juan Carlos Intriago Palma

Materia: Informatica

Introducción Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados.

Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: 1.-Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista. 2.- Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla . Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. 3.- Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados. 4.- Al final hacer clic en Aceptar.

Funciones de base de datos
En el tema de funciones omitimos el apartado de funciones dedicadas a bases de datos, pero ahora vamos a explicar cada una de esas funciones ya que se aplican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar cálculos sobre alguna columna pero añadiendo una condición de selección de las filas que entrarán en el cálculo, es decir aplicando previamente un filtro.

Cambiar el tamaño las filas
1. Identifique la fila que desea agrandar o reducir. 2. Ubique el apuntador del mouse en la línea que divide los números de las filas. 3. Haga doble clic, sobre la línea para ajustar automáticamente el tamaño de la fila.

Nombrar hojas de trabajo

Podemos asignar nombres más significativos a las hojas de modo que se puedan identificar de acuerdo a su propósito. También se le puede añadir color a la pestaña que identifica la hoja. Para asignar nombre a la hoja de trabajo:
1. Haga doble clic sobre el nombre de la hoja que desea renombrar.
2. Escriba el nombre que identificará la hoja de ahora en adelante y presione [ENTER] para aceptarlo.

Copiar fórmulas
El copiar fórmulas permite reutilizar las que ya se han generado. Las fórmulas repetitivas sólo se crean una vez y se copian a las celdas que sean necesarias. Se recomienda utilizar la opción Fill Handle (Autorelleno) de la celda que contiene la fórmula y arrastrar a las que la necesiten.

Barra de fórmulas
La Barra de fórmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de fórmulas, donde insertamos y modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.

Barra de estado
La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicación. En el sector izquierdo muestra información sobre el estado de una celda seleccionada: Listo, cuando no estamos realizando ninguna acción; Introducir, cuando estamos ingresando datos en una celda vacía; o Modificar, cuando estamos editando el contenido de una celda.

Formatos personalizados
Los formatos personalizados de números y fechas nos permiten crear modelos ajustados a nuestra actividad o necesidad particular. Después de haber visto los formatos de número y fecha predeterminados de Excel, llegó el momento de aprender a generar formatos personalizados. Podemos partir de modelos existentes y modificarlos o crear los nuestros desde cero.

Estilos de celda
Excel proporciona estilos predefinidos y también nos permite crear nuestros propios estilos de una manera muy simple. Podemos dar formato a una celda o a un rango usando los estilos predefinidos y en pocos segundos mejoraremos la apariencia de una planilla y la transformaremos en un trabajo profesional.

Orientación
El apartado Orientación permite cambiar el ángulo de alineación del contenido de las celdas. Es de gran utilidad para, por ejemplo, rotular algunas filas o columnas y, de esta manera, optimizar los espacios. Para cambiar la orientación podemos ingresar los grados o hacer clic en la aguja de referencia y marcar en el semicírculo la posición deseada.

Ocultar y mostrar filas
Para ocultar una fila, seguimos el mismo procedimiento anterior. Primero seleccionamos la fila que deseamos ocultar, pulsamos las opciones indicadas y, al llegar a Ocultar y mostrar, hacemos clic en Ocultar filas. Automáticamente, la fila desaparecerá y veremos en la cabecera de filas el salto en la numeración.

Planillas de cálculo
La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD.

Cinta de opciones
Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es específica y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto.

La herramienta Zoom
El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de cálculo junto con su contenido. Es muy útil, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de información en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad.

Desplazarnos por las hojas de cálculo
La forma de desplazamiento más común es la que realizamos con el mouse, que nos permite usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal, ubicadas en el costado derecho de la hoja de cálculo y en el sector inferior derecho.

Alineación avanzada
Esta herramienta nos permite elegir la ubicación de los datos dentro de una celda y algunas opciones adicionales que mejorarán el aspecto de nuestras planillas. Cuando ingresamos datos en las celdas, Excel los alinea de manera automática, según los parámetros predeterminados para cada tipo.

Vista de Diseño de página
En anteriores versiones existía la vista preliminar como herramienta para visualizar nuestra hoja antes de imprimirla y modificar ciertos aspectos estéticos. En Excel 2010 la vista preliminar como tal está mucho más limitada y sirve únicamente para dar una última ojeada al aspecto general antes de imprimir. Lo veremos más adelante.

Para eliminar filas duplicadas:
- Deberemos tener como celda activa uno de los registros a comprobar, de forma que, si existen varias tablas distintas, Excel sepa interpretar a cuál nos referimos. Visualizarás un marco alrededor de todos los registros que se verán afectados por la comprobación.
- En la prestaña Datos pulsamos Quitar duplicados .