Documentos electronicos

Documentos Electrónicos en Archivos

Visita al Archivo General de Bogotá...Paula Andrea Fajardo SalinasIvan Ramiro Ortiz Buelvas Grupo:8029-8030Fichas:900384-78

¿Qué es un documento electrónico?

Es la información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada por medios electrónicos, ópticos y similares.Ejemplo: Un correo electrónico, un portafolio en Drive, libros en PDF, etc...

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¿Qué es un Documento electrónico de Archivo

Es el registro de informción recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.

Clases     

Por su forma de creación: Se Divide en documentos nativos electrónicos, cuando han sido elaborados desde un principio en medios electrónicos y permanecen en estos durante toda su vida o documentos electrónicos digitalizados, cuando se toman documentos en soportes tradicionales (como el papel) y se convierten o escanean para su utilización en medios electrónicos.

Por su origen Pueden ser hechos por la administración pública o presentados por los ciudadanos, empresas u organizaciones.Por su forma y formato Encontramos documentos ofimáticos, cartográficos, correos electrónicos, imágenes, videos, audio, mensajes de datos de redes sociales, formularios electrónicos, bases de datos, entre otros. 

Metadatos para un documento electrónico

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Metadatos del documento electrónico Los metadatos son los datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos del archivo y su gestión a lo largo del tiempo.*Metadato: "Información sobre información" o "datos sobre los datos".

Clases de Metadatos

Metadatos de información Ofrecen información útil para la identificación de la entidad o del documento, como puede ser el procedimiento al que pertenece o el organismo asociadoMetadatos de seguridad Permiten definir todos los parámetros del documento que tengan relación con el control, seguridad y acceso del documento. Entre estos metadatos están los de control de acceso y podrían encontrarse los relativos a la futura ley de protección de datos

Metadatos de trazabilidad Informan acerca de todas las acciones que se han realizado sobre el documento. También permiten la localización física del documento. Metadatos de firma Se encuentran los metadatos que guardan la información relativa a las diferentes firmas que se han realizado sobre el documento. A su vez, se guarda la identificación de cada firmante, la fecha en la que se firmó y la propia firma electrónica.Metadatos de estampado cronológico Son los encargados de guardar toda la información relacionada con el estampado cronológico aplicado al documento. La identificación del firmante, el tipo de estampado o la fecha exacta del estampado son algunos de los metadatos de esta categoría.

Metadato de Gestión con información sobre el documento que facilita la gestión del mismo, tanto dentro del expediente administrativo como de forma independiente. Dentro de este grupo está la información de la radicación, el tipo de documento o los datos del interesado.

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Propiedades de los documentos electrónicos

Integridad Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. Es necesario que un documento esté protegido contra modificaciones no autorizadas. Las políticas y los procedimientos de gestión de documentos deben decir qué posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en qué circunstancias se pueden realizar. 

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Fiabilidad Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en él. Es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a él para demostrarlo. Los documentos de archivo deben ser creados en el momento o poco después en que tiene lugar la operación o actividad que reflejan, por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para realizar las operaciones.Autenticidad Que pueda demostrarse que el documento es lo que afirma ser, que ha sido creado o enviado por la persona que afirma haberlo creado o enviado, y que ha sido creado o enviado en el momento que se afirma.

Disponibilidad Se puede localizar, recuperar, presentar, interpretar y leer. Su presentación debe mostrar la actividad que lo produjo. El contexto de los documentos debe ser 8 PÁG. suficientemente claro y contener la información necesaria para la comprensión de las operaciones que los crearon y usaron. Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las funciones de la organización. Se deben mantener los vínculos existentes entre los documentos que reflejan una secuencia de actividades.

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Inicialmente existen diferentes escenarios que se presentan en el proceso de los documentos.Formatos Documentos presentados por la ciudadaníaTexto TXT - RTF - ODF - PDF - PDF/A - XML - HTML 4.01 / - XHTML 1.0 - CSV OOXML - MS OfficeImagen JPG/JPEG - PDF - PDF/A - PNG - TIFF Audio AAC - MP3 - Ogg/Oga Video y contenedor MPEG-4 - H.264 - AVC - Ogg/Ogv - WMV - AVI - OGM - MKV - MP4 - ASF - FLV - QuickTime - RealMedia

Formatos para los documentos electrónicos

Documentos generados por las entidades Texto TXT - RTF - ODF - PDF - PDF/A - XML - HTML 4.01 / - XHTML 1.0 - CSV - OOXML - MS Office Imagen JPG/JPEG - PDF - PDF/A - PNG - TIFF Audio AAC - MP3 - Ogg/Oga Video y contenedor MPEG-4 - H.264 - AVC - Ogg/Ogv - AVI - OGM - MKV - MP4 - FLVDocumentos enviados a la ciudadanía PDF/A

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Documentos enviados a la ciudadanía PDF/A Documentos almacenados en el SGDEA Los documentos deberán guardarse en el formato en que se reciben y generan. Se recomienda utilizar PDF/A como formato de conservación a largo plazo.

Nota: Es importante que todas las entidades cuenten con políticas claras para el ciudadano y los usuarios internos en donde se definan qué tipos de documentos electrónicos reciben, cómo los recibe y en qué momento se convierten a formatos que permitan preservarlos a largo plazo, etcétera. 

Estructura de la unidad de información

La unidad de información tiene un edificio adecuado para todos los procesos que se realizan allí, cada lugar fue nombrado con partes del cuerpo.Las manos son la parte de procesos técnicos conservación , catalogación, restauración, reprografía de documentos.En el centro se encuentra el cofre es los depósitos que albergan alrededor de 1000 documentos en varios formatos como audio, impresos y video

Le llaman corazón a la parte del lobby que conecta las partes. Los ojos del archivo, son las salas de exposición Los oídos son los auditorios, que tienen sistema de video y audio.

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¿Tecnologia y conservacion del archivo?

Digitalizacion que permite accseo a la informacion al mundoScanner de microfilmes: Reproducción fotográfica de documentación a tamaño muy reducido Archivos de seguridad con finalidades de consulta, economía de espacio y reducción del deterioro de documentosScanner de cama plana: Agresion minima del documento originalProceso lento y riguroso

No utilzan firmas digitales ni electronicas.La firma electrónica son unos datos electrónicos que acompañan la información (también enformato electrónico) e identifican al firmante.La firma digital permite a cualquiera comprobar la autenticidad de los datos cifrados

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Los adelantos tecnologicos son cada vez más eficacez, la tencion se presento principalmente en el scanner de cama plana, ya que es basicamente muy cuidadoso con la luz y otros aspectos, por lo general en las bibliotecas no se cuenta con este tipo de materiales y eso nos hizo ver que cada vez existe un nuevo nivel para la conservacion y preservacion del material, cosas que a veces no imaginamos.

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