Ease Travel Clinic Planning inwerken 1

Slide 1

Ease Travel Clinic - inplannen

Slide 2

Manieren van plannen

Website Als reiziger heb je de optie om te plannen via onze website. De website-link is: https://www.ease-travelclinic.nl of www.go-ease.nl. Het kan ook voor komen dat je mensen naar website verwijst, als zij bijvoorbeeld niet alle gegevens bij de hand hebben of nog thuis even te overleggen. Via onze website kunnen zij boven aan de website op de grote rode knop drukken, waar: "maak een afspraak"

Telefonisch Hier ga je uiteraard het meeste mee te doen hebben. Mensen nemen telefonisch contact op om te kijken of ze een afspraak kunnen plannen. Jij neemt ze als het ware mee door alle stappen van het plannen. Het doel is om de beller het gevoel te geven al zijn vakantie begonnen te zijn! Het is belangrijk dat je echter de regels van het plannen goed kent. Hierdoor maak je het process van het plannen zowel als het process in de kliniek een stuk aangenamer.

Slide 3

trombose dienst

Het kan zijn dat iemand wegens een ingreep/aandoening of dergelijks medicatie gebruikt. Dit wordt dan in de kliniek met deze persoon doorgenomen. Wij hebben dus normaliter weinig tot niets met medicatie van doen. Echter is er wel een situatie waarin het belangrijk is dat wij de juiste vragen stellen/antwoorden bieden. Iemand komt bij de trombosedienst omdat er antistolling/bloedverdunners gebruikt worden. Als bloedverdunners in bepaalde mate gebruikt word, dan kan het zijn dat iemand doorverwezen word naar de trombosedienst. Na het maken van een afspraak is het belangrijk om te vragen of iemand onder controle is bij de trombosedienst. Als iemand "Ja" antwoord zijn er namelijk enkele stappen die wij en zijzelf moeten ondernemen. Ze moeten namelijk maximaal 72 uur vantevoren bloed laten prikken. Dit bloed moet dan gecontroleerd worden op de INR waarde. De waarde moet namelijk onder de 3,5 zijn. Is dit niet het geval, of zijn ze vergeten bloed te prikken of was dit te laat geprikt, dan zal de afspraak omgezet moeten worden. (Dit uiteraard om iemands veiligheid te waarborgen.) Het kan dus zijn dat hiermee een afspraak in het gedrang komt, maar hij zal echt omgezet moeten worden. Dit kan sowieso in overleg met de backoffice.

Slide 4

Bij elke afspraak word verzocht dat men het gezondheidsformulier ingevuld mee neemt op de afspraak. Dit is zodat de verpleegkundige gelijk een inschatting kan maken qua vaccinaties. Er staan bijvoorbeeld ziektes op vernoemd die van invloed zijn op vaccins. Het kan dus betekenen dat er dan bijvoorbeeld geen vaccin gegeven mag worden, of juist een ander vaccin. We merken soms dat mensen aangeven dat ze maar 1 keer het formulier konden invullen online, en dat de link daarna niet meer werkte. In dit geval verzoeken we ze om via de website de formulieren te downloaden (zie kopje downloads) en vervolgens deze ingevuld mee te nemen op de afspraak.

Gezondheidsformulier

Knipsel (binary/octet-stream)

Slide 5

Identificatie

Iedereen moet zich kunnen legitimeren. Bij de Ease Travel Clinic zullen wij ook om legitimatie vragen. Dit zodat de verpleegkundigen zich aan de nieuwe AVG wetgeving kunnen houden. Zij moeten immers met zekerheid kunnen zeggen dat de medische gegevens die zij bespreken over de patiënt ook daadwerkelijk met de patiënt is. Men mag zich legitimeren met: paspoort; Nederlandse identiteitskaart; ID-kaart of paspoort Nederlands vreemdelingendocument. Rijbewijs

Nl0110 1 (binary/octet-stream)

Slide 6

Medicatieoverzicht

Zoals al eerder vernoemd kan het zijn dat medicatie een rol speelt bij welke vaccins geadviseerd worden. Elke afspraak begint namelijk met een verpleegkundige die kijkt naar je medische gesteldheid. Hier hoort bij welke medicatie je slikt op dit moment. Dit vanwege het feit dat medicamenten effect hebben op de werking van vaccins. Het kan wellicht betekenen dat je een hogere dosis nodig hebt, of dat je zelfs geen vaccin nodig hebt omdat het toch niet zal gaan werken. Een medicatieoverzicht is verkrijgbaar via je apotheek of via huisarts.

11907111111101492 (binary/octet-stream)

Slide 7

Taken Front-office en Back-office

Frontoffice De frontoffice is de welkomstdesk voor klanten van de Ease Travel Clinic. Zij zijn het gezicht van de kliniek. Zij ontvangen klanten, zullen ze aanmelden en/of afmelden. Daarnaast zullen zij de facturen opmaken en uitdraaien. Ze zullen ook als informatiedesk functioneren wanneer een klant langs komt en informatie of een stempel verzoekt. Ze nemen dan na identificeren de gegevens erbij en geven dit door. Ook zullen zij ter plaatse gele boekjes en (in Maastricht) titerpasjes verstrekken indien deze verzocht worden. Als je contact zoekt met een kliniek, probeer indien er een nummer voor is, altijd eerst de frontoffice te bellen.

Backoffice Petra, Fabiënne, vacature en Ruud zijn de medewerkers van het bedrijfsbureau. Het bedrijfsbureau is verantwoordelijk voor alle ondersteunende taken voor de uitvoering van het werk bij zowel Connect als Ease Travel. Denk aan: facilitair, ict, storingen, materialen zoals pennen en schrijfblokken, meubilair, archivering en maandelijkse facturatie voor Connect. Verder doet het bedrijfsbureau voor Ease Travel de roosters, financiële zaken, registratie, klantbeheer bedrijven, interne en externe post, kwaliteitsbewaking, leveranciersbeoordelingen, certificering, bevoorrading klinieken en huisvesting. Heb je een probleem met een van de systemen die je gebruikt: neem eerst contact op met het bedrijfsbureau.

Slide 8

Vr (binary/octet-stream)

Caption: : Situatie: Je telefoon gaat. Iemand zou graag een afspraak inplannen voor een reis. Je start op dit scherm. Hierin mag je zelf bepalen of je begint met de datum, of dat je begint met het invullen van de gegevens via "nieuwe afspraak".

Slide 9

Vr1 (binary/octet-stream)

Caption: : In de rode cirkel zien we de kalender. De data voor de afspraak moet je hierin ook handmatig opzoeken. Onder de kalender zie je icoontjes. (van l naar r) voor een week terug, een dag terug, huidige datum, een dag vooruit en een week vooruit.

Slide 10

Vr1.2 (binary/octet-stream)

Caption: : Na het klikken op nieuwe afspraak, krijg je dit scherm. Je kan dit scherm verschuiven of oprollen om op de achtergrond te kunnen plannen of wisselen van datum.

Slide 11

Vr1.3 (binary/octet-stream)

Caption: : Dit is het scherm waarin we de informatie invoeren. Belangrijk is om te controleren of het aantal personen klopt en of tijdstip en duur dus overeenkomen hiermee.

Slide 12

Vr1.4 (binary/octet-stream)

Caption: : In het geval dat er bijzonderheden zijn, of dat er een reservering voor een vaccin gedaan is, kan dat hierin vermeldt worden.

Slide 13

Vr1.5 (binary/octet-stream)

Caption: : Nadat de reis gegevens genoteerd zijn, kun je doorklikken op dit icoontje. Dit zal je de mogelijkheid geven om de reizigers gegevens in te voeren.

Slide 14

Vr3 (binary/octet-stream)

Caption: : Hier links zie je dat ik een tijdstip en datum heb gekozen. In het uitgevouwen schermpje zie je de toegevoegde cliënten. Er staat momenteel nog niemand in.

Slide 15

Vr4 (binary/octet-stream)

Caption: : Door te zoeken op geboortedatum, geslacht en naam kun je een cliënt naar boven halen. In dit geval heb ik iemand toegevoegd aan onze database.

Slide 16

Vr5 (binary/octet-stream)

Caption: : Na invoeren verschijnt de cliënt in het scherm. In dit geval is de reis voor 3 personen, echter staat er maar 1 persoon hierin. Geen nood. Deze persoon fungeert nu als contact persoon. Hij of zij krijgt nu via de mail een link naar de gezondheidsverklaringen. Het is nu dan ook aan de cliënt om de andere reizigers te informeren en de link te verstrekken. Geef dit echter wel even aan bij de cliënt

Slide 17

Vr6 (binary/octet-stream)

Caption: : Voor de cliënt zie je een vakje om aan te vinken. Als je dit aanvinkt dan: (Rood) selecteer je de cliënt. (Geel) kun je de afspraak splitsen indien er meerdere cliënten in staan. (Zwart) Kun je een vervolgafspraak plannen voor alle cliënten die aangevinkt zijn. (donker rood) kun je de e-mail nogmaals verzenden. (blauw) kun je de afspraak annuleren. (oranje) Kun je zien wie deze als laatste bewerkt heeft.

Next up