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Description
Flashcards by Sarah Schneider, updated more than 1 year ago
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Created by Sarah Schneider
over 7 years ago
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| Question | Answer |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Aushängepflichtige Arbeitsschutzbestimmungen | * Jugendarbeitsschutzgesetzt (JArbSchG) ... * Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ... * Arbeitsschutzgesetzt (ArbSchG) ... * Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ... * Mutterschutzgesetz (MuSchG) ... * Bildschirmarbeitsverordnung (BildscharbV) |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Arbeitsstättenverordnung | Die Verordnung über Arbeitsstätten (ArbStättV) legt gesetzliche Regeln zum Schutz der Beschäftigen fest. Sie dient dazu, die Gesundheit zu schützen und Arbeitsunfälle zu vermeiden |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Bildschirmverordnung | Die "Verordnung über Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an Bildschirmgeräten" spezifiziert die Vorschriften der Arbeitsstättenverordnung und soll sicherstellen, dass der an einem Bildschirmarbeitsplatz Arbeitende sowohl körperlich als auch psychisch keinen Überlastungen ausgesetzt wird. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition Ergonomie | Unter dem Begriff Ergonomie (Wissenschaft vom Menschen in seiner Arbeitsumwelt) werden alle Überlegungen zusammengefasst, die die Anpassung der Arbeitsmittel, der Arbeitsumwelt und der Arbeitszeit selbst an die Menschlichen Bedürfnisse zum Ziel haben. Das betrifft z.b.die Bereiche Büroeinrichtung, Arbeitsmittel, Akustik, Beleuchtung und Klimatisierung |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Raumtemperatur | Während der Arbeitszeit muss unter Berücksichtigung des Arbeitsverfahrens, der körperliche Beanspruchung der Beschäftigten und des spezifischen Nutzungszweck des Raumes eine gesundheitlich zuträgliche Raumtemperatur bestehen ... Büroräume: * mind. 20°C * empfohlen 22°C * ab 26°C sollten Maßnahmen erfolgen * ab 30°C müssen Maßnahme ergriffen werden (die hohen Temperaturen entstehen z.b. bei Sonneneinstrahlung) |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Licht | * die Arbeitsstätten sollte ausreichend Tageslicht erhalten ... * die Arbeitsstätte muss mit Einrichtungen für eine sicher und Gesundheitdunbedenkliche künstliche Beleuchtung sorgen ... * die BeBetleuchtungsanlage darf keine Unfall- oder Gesunheitsgefahr darstellen |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Wirkung von Farben | *rot => aktiviert, stärkt Leben,Kraft ,Liebe ,Feuer, Signal, Leidenschaft, Gefahr ... * gelb => strahlt, hell, heiter, bringt Licht, Wärme, Erfolg, Offenheit ... * orange=> wirkt anregend, warum, freundlich, signalisiert, Spaß, Tatkraft, Ausdauer ... * blau => wirkt kühl, distanziert, schafft Klarheit, Weite, Himmel, Treue, Ruhe, Harmonie ... * grün => Natürlichkeit, Frische, lebensfroh, entspannt, signalisiert Wachstum, Hoffnung ... * weiß => sauber, frisch, festlich, Unschuld ... * schwarz=> feierlich, Ernst, Trauer, Auflehnung, Eleganz, Abgeschlossenheit |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Akustik | Der Schalldruckpegel ist so niedrig zu halten, wie es nach der Art des Betriebs und in Abhängigkeit von den zu vernichtenden Tätigkeiten möglich ist. Er ist so weit zu reduzieren, dass keine Beeinträchtigungen der Gesundheit der Beschäftigten entstehen. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Minderung des Lärm am Arbeitsplatz | * Beschaffung von Arbeitsgeräten mit geringerer Lärmemission ... * separate Räume für Geräte mit erhöhter Lärmerzeugung ... * technische Maßnahmen zur Schallabsorbierung und Schallisolierung z. B. durch * Paneele für Decken und Wänden * Wandverkleidungen * Stellwände * Fußbodenbeläge * flexible Gestaltung des Arbeitsplatzes durch getrennte Kommunikationszonen, Gruppenarbeitszonen und Einzelarbeitsbereiche |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition Gruppenbüro | Als Gruppenbüro werden Büroräume für Gruppen von Mitarbeitern mit bis zu 20 Arbeitsplätzen bezeichnet |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition Großraumbrüro | Büroräume mit mind 400 m² Fläche sind Großraumbüros. Die Mindestfläche pro Bildschirmarbeitsplatz beträgt 15 m² |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Sitzhaltung vorm PC | * die oberste Bildschirmzeile sollte leicht unterhalb der waagerechten Sehachse liegen ... * Tastatur und Maus befinden sich in einer Ebene mit Ellenbogen und Handfläche. ... * 90° Winkel zwischen ober- Unterarm sowie ober- und Unterschenkel ... * für den Monitor gilt ein Sichtabstand von mind. 50 cm. Der Bildschirm sollte parallel zum Fenster stehen. ... * die Füße benötigen eine feste. Auflage. Ggf. Fußhocker nutzen. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Laserdrucker | Laserdrucker arbeiten wie der Bürokopierer als Ganzseitenkopierer. Mit konstanter Geschwindigkeit rotiert eine Trommel, deren Beschichtung elektrostatisch aufgeladen ist. Ein Laserstrahl oder das Licht von zeilenweise angeordneten Leuchtdioden (LED)wird auf diese Trommel gelenkt und verändert die elektrostatische Eigenschaft der Druckertrommel. Dadurch entsteht ein unsichtbares Abbild auf der Trommel. An der von dem Lichtstrahl erzeugten "Gravur" bleibt der Toner haften. Jetzt wird das Schriftbild auf das Papier übertragen und durch Hitze fixiert. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Tintenstrahldrucker | Tintenstrahldrucker sind Zeilendrucker, bei denen mikroskopisch feine Tropfen in hoher Geschwindigkeit auf das Papier gesprüht werden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition "Norm" | Unter einer Normung versteht man die Vereinheitlichung von technischen Einzelheiten, u. a. von technischer Leistung, von Abmessungen in Bezug auf Größe, Qualität |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition "Checkliste" | Checklisten (engl. To check: prüfen, überwachen, kontrollieren) dienen als Gedächtnisstützen, um sicherzugehe, dass nichts vergessen wird. Sie sind vergleichbar mit To-do-listen. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Ablauforganisation | Die Ablauforganisation legt die zeitliche und räumliche Ordnung der Arbeitsabläufe fest und befasst sich mit Arbeits- und Bewegungsabläufen |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Die ABC-Analyse | Die Grundlage der ABC-Analyse bildet eine To-do-Liste, in der allzu erledigenden Aufgaben aufgeführt werden. Danach werden die Aufgaben nach unterschiedlichen Prioritäten eingeteilt: ... A => die wichtigen Aufgaben die man selbst erledigen muss ... B=> Aufgaben, die zwar wichtig sind, die man aber auch an einen anderen übertragen kann ... C=> weniger wichtige Aufgaben, die man delegieren kann und/oder die auch später erledigt werden können |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Eisenhower-Prinzip | |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... ALPEN-Methode | |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition Selbstmanagement | Selbstmanagement bedeutet, die Steuerung der Aktivitäten, die das Leben bestimmen, aktiv selbst und übernehmen, d. h. ... * seine eigenen Ziele und bestimme ... * Mittel und Wege zur Zielerreichung zu planen ... * ein effizientes Zeitmanagement durchzuführen ... * die Ziele zu kontrollieren |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition fixe Termine | Fixe Termine sind Termine, die nicht verschoben werden können. Diese Termine müssen sofort in den Terminkalender eingetragen werden, damit die Zeitfenster "geblockt" sind und keine anderen Termine vereinbart werden können. ... Z.b. *wichtige Geschäftsreise * Jubiläumsfeiern * Steuertermine * Prüfungstermine *Werbeaktionen unmittelbar vor Festtagen |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition variable Termine | Variabel Termine sind Termine, bei denen es einen zeitlichen Planungsspielraum gibt. Bei der Planung variabler Terminen ist sicherzustellen, dass die vorgesehene Zeit nicht durch Fixe Termine geblockt sind. ... Z.b. * Besprechungen über Angelegenheiten, die zwar wichtig aber nicht dringend sind * Tagungen und Konferenzen die von dem Unternehmen selbst veranstaltet werden. * Geschäftsreisen, die zeitlich nicht gebunden sind *Werbeaktionen, die routinemäßig erfolgen und nicht auf ein Datum fixiert sind |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Hilfsmittel zur Planung und Überwachung von Terminen | * Kalender Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tageskalender ... * Terminmappen ... * Plantafel ... * elektronische Medien (Planungssoftware, elektronischer Kalender) |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Medien im Sitzungsraum für Präsentationen | *Computerhardware und Software (z.b. Präsentationssoftware) ... *Smart Board (interaktives Whiteboard) ... * Flipchart mit stiften ... * Großbildschirm ... * Whiteboard mit wasserlöslichen Stiften ... * Pinnwände, Magnettafeln ... *Hilfsmittel zur Moderation |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Protokollarten | * Wörtliche Protokolle => Hier wird jeder Rede- oder Diskussionsbeiträge wörtlich d.h. In der direkten Rede, wiedergegeben ... * Verlaufsprotokoll => Hier werden Fortgang der Verhandlungen sowie wesentliche Beiträge, Einwände und Argumente wiedergegeben . Die Namen der Redner werden dabei ebenfalls genannt. Die Rednerbeiträge werden in der indirekten Rede und in Präsens verfasst. ... Kurzprotokoll => diese Protokolle beschränken sich in der Darstellung des Verlaufs auf die wichtigsten Punkte der Sitzung, sodass klar wird, wie es zu bestimmten Ergebnissen und Beschlüssen gekommen ist. ... Ergebnis- und Beschlussprotokoll * dies Protokoll gibt lediglich die Ergebnisse, Anträge und Beschlüsse wieder. Es kann daraus nicht im einzelnen nachvollzogen werden, wie es zu den Beschlüssen kam. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Gliederung eines Protokolls | 1. Protokopf *Evtl. Protokoll-Nr. *Datum *Uhrzeit von bis * Ort *Leiter *Protokollführer * Teilnehmer *Thema ... 2. Protokollkern * Tagungsordnungspunkte (Inhalte, Beschlüsse) Sie werden mit einer Überschrift versehen. Der Inhalt wird im Präsens wiedergegeben ! Wichtig ist, dass die Beschlüsse, Verantwortlichkeiten und Termine erfasst werden! ... 3. Protokollschluss * Termin der nächsten Sitzung * Datum des Protokolls *Unterschrift des Sitzungsleiters und des Protokollführers * Verteiler |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Eingabegeräte | * Tastatur *Maus * Touchpad *Mikrofon *Kamera * touchscreen *Scanner |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Ausgabegeräte | * Drucker * Multifunktionsgerät * Lautsprecher * Bildschirm * Plotter |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Externe Speicher | * Festplatte * optische Speicherplatte * USB-Stickt * Streamer |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Drucker und Multifunktionsgerät | * Mechanisches Druckverfahren (Nadeldrucker /Maxidrucker) ... * Tintenstrahldrucker, Laserdrucker, Thermotransferdrucker ... * Multifunktionsgerät (all-in-one-Gerät) |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Mobile Entgeräte | *Notebooks => Notebooks sind durch hochwertige Grafikkarte, leistungsfähige Prozessoren und großen Bildschirmdiagonalen ein professionelles Arbeitsmittel ... * Tablets-PC's Durch leistungsfähige Mobil-Prozessoren und hohe Grafikauflösung ist die Kommunikation oft ausgezeichnet ... *Smartphones Smartphones sind internetfähigen klein Computer, die neben den Telefonfunktionen vielfältige Anwendungsprogramme beinhalten können. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Betriebssysteme | das Betriebssystem überwacht und steuert alle Prozesse, die im Rechner ablaufen. Ohne das Betriebssystem funktioniert weder Hardware-Komponenten noch Anwendungssoftware. ... Z.b. *Windows von Microsoft * Mac von Apple * Android von Google Etc |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Anwendungsprogramme | Bei der Auswahl ist es wichtig dass die Programme auf unterschiedlichen Kommunikationsplattformen mit anderen Programmen kommunizieren können, mit verschiedenen früheren Programmversionen kompatibel sind und in andere Formate exportiert werden können ... Z.b. Microsoft-office-paket |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... ERP-System | Ein ERP-System (Entertainer Ressource Planning System:ein System hier Unternehmens- Ressourcenplanung) ist ein Unternehmensweites Informationenssystem, das den Informationensfluss zwischen einzelnen Unternehmensbereichen durch spezielle Software unterstützt und die akribisch Aktivitäten und Ressourcen in diesem Bereich koordinieren hilft |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Netzwerke | Ein Netzwerk besteht aus Computersystemen, die durch hard- und Softwareunterstützte Verbindungen miteinander kommunizieren. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Client-Server-Architektur | Server sind dienstanbietende Systeme, die z.b. Speicherplatz, Programme und Datenbanken für Arbeitsplatz bereithalten. ... Die Clients sind die Benutzer-Systeme (z.b. Arbeitsplatzrechner wie Pc's, Notebooks, Endgeräte verschiedener Art). |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Intranet | Das Intranet verwendet die Technologie des Internets für firmeneigene Kommunikation. Ein Intranet kann lokal, national oder weltweit Ausdehnung haben. Im Unterschied zum interne und zum Extranet ist der Zugang auf interne geschlossene Nutzergruppen beschränkt, die auf genau definierte Bereiche des Intranets Zugriff haben darf. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Extranet | Das Extranet nach ISO/IEC 2382 ist eine Erweiterung des um eine Komponente, die nur von einer festgelegten Gruppe externer Benutzer verwendet werden kann. Extranets dienen der Bereitstellung von Informationen, die zum Beispiel Unternehmen, Kunden oder Partnern zugänglich gemacht werden, nicht aber der Öffentlichkeit. Extranets ermöglichen den effizienten Austausch von vertraulichen Daten über Unternehmensgrenzen hinweg und eignen sich gut, um die Kommunikation entlang der Wertschöpfungskette zu beschleunigen.[1] |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Internet | Das Internet ist ein weltweites Netz von Computern, das sich aus vielen einzelnen Netzen zusammensetzt Es dient in erster Linie dazu, die unterschiedlichen Informationen allgemein zugänglich zu machen. Diese Informationen können als Text-, Bild-oder Sprachübertragung übermittelt werden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... WLAN | WLAN ist die Abkürzung von Wireless Local Area Netzwork – Drahtloses Lokales Netzwerk. Ein WLAN ist ein räumlich begrenzter Rechnerverbund, bei dem die Kommunikation durch Funkübertragung erfolgt. Man unterscheidet Ad-Hoc-Netzwerke, die genau zwei Computer miteinander verbinden und Infrastrukturnetze, bei denen die einzelnen Rechner des drahtlosen Netzwerks über einen zentralen Zugangspunkt (Access Point) miteinander kommunizieren. Im englisch- und französischsprachigen Raum wird anstelle von WLAN häufiger die Bezeichnung WiFi verwendet. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Bluetooth | Bluetooth ist eine Spezifikation der Telekommunikationsbranche, die beschreibt, wie sich Endgeräte wie Mobiltelefone, Computer, PDAs, Tablets oder Smartphones untereinander oder mit Peripheriegeräten wie Tastaturen, Mäuse, Lautsprecher und Headsets/Kopfhörer miteinander verbinden lassen. Zur Verwendung kommt hierbei eine drahtlose Funkverbindung, die lediglich über kurze Strecken von wenigen Metern funktioniert. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... UMTS | UMTS (Universal Mobile Telecommunications Systems) bezeichnet einen Standard für Mobilfunknetze, durch den Daten schneller drahtlos übertragen werden können als im herkömmlichen GSM-Netz. Dadurch eignet sich das UMTS-Netz nicht nur zum Telefonieren, sondern auch für verschiedene Daten- und Multimedia-Dienste. Hierzu zählen neben der komfortablen Benutzung des Internets beispielsweise auch die Videotelefonie oder Videostreaming. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... LTE | LTE ist die Abkürzung für „Long Term Evolution“ und steht für einen neuen technischen Standard im mobilen Internet. Die ersten LTE Netze werden als 3.9G Standard für mobiles Internet eingestuft. Das bedeutet: Sie werden als Neuentwicklung des dritten Standards im Mobilfunk gewertet, zu dem auch UMTS gehört. Zukünftige LTE Netze dürften die vom NGMN (Next Generation Mobile Networks) definierten Standards für die vierte Mobilfunk-Generation erfüllen und dann als 4G – Netze bezeichnet werden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Kommunikationswege | Mündlich: persönlich oder technisch ... Schriftlich: E-Mail, Fax, Brief |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... persönliches Gespräch | Bei einem persönlichem Gespräch tragen Worte, Mimik, Gestik und Körperhaltung maßgeblich zum gegenseitigen Verständnis bei und prägen das Gesprächsklima positiv oder negativ |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Telefongespräch | Telefongespräche eignet sich besonders, ... * wenn der Partner schnell informiert werden soll und eine Antwort umgehend nötig ist ... *wenn Sachverhalte erörtert werden müssen, um zu einer gemeinsamen Entscheidung zu kommen ... * wenn nicht unbedingt eine schriftliche Unterlage als Beweis benötigt wird. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Schriftliche Kommunikation | Schriftliche Kommunikation ist erforderlich wenn bei Geschäftsfällen, in denen es auf Beweisunterlagen ankommt und bei denen es sehr wichtig ist, Missverständnisse zu vermeiden |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Datei | Eine Datei ist eine zusammengehörende Einheit von Daten. Sie kann auf einem Speichermedium gespeichert und im Computersystem weiterverarbeitet werden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... PDF | Das von der Firma entwickelte portable document format PDF ist ein plattformübergreifendes Dateiformat für layoutete Dokumente, die nicht mehr weiterbearbeitet werden sollen. Mit kostenlosen Programmen (z.B. Adobe Reader) können PDF-Dateien unter allen Desktop-Betriebssystemen betrachtet und gedruckt werden. Zum Erzeugen von PDF-Dateien besitzen viele Programme (z.B. OpenOffice) eingebaute Funktionen. Notfalls kann auch der PDF-Druckertreiber des Betriebssystems verwendet werden, der wie ein Systemdrucker von jedem Anwendungsprogramm aus angesprochen werden kann. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... ZIP | Mit dem Kompressionsalgorithmus ZIP können typische Computerdateien wirksam in ihrer Größe verringert werden, dabei ist auch die Zusammenfassung ganzer Dateisammlungen möglich. Deshalb wird ZIP gerne beim Versand von Daten im Internet eingesetzt, eine ZIP-Datei kann durch ein Paßwort vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden. Die Verwendung der Daten setzt allerdings voraus, dass diese vorher wieder dekomprimiert wurden (unzip). Die Datei verfügt in der Regel über das Kürzel .zip am Dateiende. Die Kompression mit ZIP ist eine verlustlose, durch die Entkomprimierung werden die ursprünglichen Inhalte wiederhergestellt. Diese Technik ist aber für Audio- und Video-Daten ungeeignet, weil sie dabei keinen ausreichenden Kompressionsfaktor erreicht und außerdem manchmal mehrere Vorgänge hintereinander benötigt - das ist bei Mediendaten (Streams) in Echtzeit nicht oder nur eingeschränkt möglich. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Definition Formular | Formulare sind vorlagen mit vorgegebenen Text und freien Felder, die mit der Hand oder dem Computer ausgefüllt werden |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... E-Mail | Bei E-Mail, der elektronischen Post, handelt es sich um ein personenbezogenes Kommunikationssystemfür den Versand von elektronischen Mitteilungen in Form von Briefen, Memos und anderen Texten, an die ein Anhang angehängt werden kann. E-Mail-Kommunikation zwischen zwei Mail-Clients über Mail-Server Ein E-Mail-System arbeitet mit lokalen, regionalen und globalen Netzen. Es stellt jedem Teilnehmer eine zentral verwaltete Mailbox mit eigener E-Mail-Adresse zur Verfügung, auf die nur der jeweilige Teilnehmer über seinen E-Mail-Account Zugriff hat. Das System nimmt für jeden E-Mail-Client unter seiner E-Mail-Adresse Mitteilungen entgegen und hält diese zur Einsicht für den Betreffenden bereit. Der Teilnehmer kann die Mitteilungen mittels Zugriffsberechtigung abrufen, sie ändern, löschen oder an andere Empfänger weiterleiten und die Anhänge downloaden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Pflichtangaben in einer gewerblichen E-Mail | *die Firma mit Rechtsform ... *Ort der Handelsniederlassung ... * das zuständige Registergericht ... * die Handelsregisternummer |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Elektronische Signatur und weitere Maßnahmen zur Verschlüsselung | DIN 5008 schreibt vor, rechtsverbindliche Mitteilungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und ggf verschlüsselt zu übertragen. Grundlage bilden eine Reihe von Gesetzen und Verordnungen zur Datensicherheit, z.b. Das Signaturgesetzt. ... Durch digitale Signaturen sollen die Nachweisbarkeit der Identität der Kommunikationspartner und die Integrität (Echtheit) der Mitteilung einwandfrei sichergestellt werden. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Aufbau Geschäftsbrief | 1. Anschrift des Empfängers ... 2. Informationsblock/ Bezugszeichenzeile ... 3. Betreff ... 4. Anrede ... 5. Hauptteil ... 6. Briefschluss ... 7. Grußformel ... 8. Unternehmensbezeichnung und Unterschriftswiederholung ... 9. Anlagen und Verteilervermerk |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Zwei Formen des Geschäftsbrief | Geschäftsbrief Form A => Höhe des Briefkopfes 27 mm von der oberen Blattkante ... Geschäftsbrief Form B => Höhe des Briefkopfes 45 mm von der oberen Blattkante |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Postvollmacht | Juristische Personen und andere Vereinigungen müssen einer natürlichen Person Postvollmacht erteilen. Mitarbeiter des Unternehmens, die im Namen des Unternehmens passt in Empfang nehmen dürfen, werden durch eine Postvollmacht offiziell zum Empfangsbevollmächtigten Diese Postvollmacht muss von einer dazu autorisierten Person des Unternehmens ausgestellt sein. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Wann darf ein Brief geöffnet werden? | Es die Vorgaben des Brief- geheimnisses zu beachten. Es schützt die Unver- letzbarkeit verschlossener Nachrichten und Urkunden. Die wichtigste Regel lautet: Private Postsendungen dürfen nur vom Empfänger geöffnet werden! Man erkennt private Postsendungen daran, dass der Name des Empfängers in der Reihen- folge der Anschriftenzeilen vor dem Firmen- namen genannt wird. Wird hingegen zuerst der Firmenname und danach der Personenname genannt, handelt es sich um Geschäftspost und der Brief darf auch von anderen Personen der Firma bzw. betroffenen Abteilungen geöffnet werden. Zusätze wie z. H. i. H. ;i. Fa. sind für die Klärung der Frage „Geschäftspost oder Privatpost?“ unerheblichv. Entscheidend ist die Reihenfolge von Empfängername und Firmenname. Gleiches gilt für international Formeln wie – „An X aux soins de Y“, – „An X c/o (= care of) Y“ oder – „An X a/c (= account of) Y“. Die Reihenfolge weist hier immer X eindeutig als persönliche Empfänger aus. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Posteingangsstempel | Mit einem Posteingangsstempel markiert der Empfänger (z.B. eine Behörde, eine Organisation oder ein Unternehmen) ein Dokument, das er per Post empfangen hat. Das Schreiben erhält als Minimum die zusätzliche Information, an welchem Datum (und evtl. zu welcher Uhrzeit) es im Posteingang eingegangen ist. So wird der Bearbeitungsprozess des Dokuments deutlicher. Dem Posteingangsstempel können weitere Informationen hinzugefügt werden, z.B. welcher Mitarbeiter der Poststelle das Schreiben bearbeitet hat oder an welche Abteilung das Schriftstück weitergeleitet wurde. Oft wird der Empfängername (zum Beispiel der Firmenname) mit in den Stempel integriert. ! Keine Stempel bekommen * Urkunde * Zeugnisse * Verträge ! |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Falzarten von Briefen | |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Briefarten | |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Zusatzleistungen der deutschen Post | * Einschreiben => der Absender erhält einen Beleg. Die Sendung wird dem Empfänger persönlich übergeben und der Erhalt von diesem quittiert. ... * Einschreiben Einwurf => die Sendung wird in dem Briefkasten/ Postfach eingeworfen und dieser Vorgang wird von der Post dokumentiert ... * Nachnahme Die Sendung wird am den Empfänger gegen den Einzug des auf der Sendung angegeben Nachnahmebetrags übergeben. Das Geld wird dem Versender überwiesen. ... * Eigenhändig => möglich bei Einschreiben. Hier darf das Schreiben nur den Empfänger oder einem besonders bevollmächtigten übergeben werden. ... * Rückschein => möglich bei Einschreiben. Hier erhält der Versender die Unterschrift des Empfänger auf einem vorbereiteten Rückschein als Bestätigung. |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Gesetzliche Aufbewahrungsfrist | 6 Jahre => empfangene und Wiedergabe abgesendete Handelsbriefe ... 10 Jahre => Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte also die zu ihrem Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationunterlagen |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Durch betriebliche Erfordernisse bestimmte Aufbewahrungsfristen | *Tageswert => das sind Informationen, die nach Kenntnisnahme vernichtet werden können z. B. unverlangte Angebote, Postwurfsendungdn, Mailings ... * Prüfwert => dies betrifft termingebündene Schriftstücke, die nur eine gewisse Zeit Bedeutung haben. Z.b. Anfragen, Preisliste, Mahnungen, Vertreterberichte ... * Dauerwert => hiervon sind Schriftstücke von einem dauerhaften Wert bzw. langfristiger Bedeutung betroffen. Z.b. Unterlagen über Rechtsverhältnisse des Unternehmens, Grundstückunterlagen, Patente, Lizensen |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Aktenablage (Aufbewahrung von Schriftgut in Papierformat) | |
| Lf. 2. Büroprozesse gestalten und Arbeitsvorgänge organisieren ... Ordnungsgesichtpunke | * alphabetisch => ABC-Regel (DIN 5007) ... * Numerisch => ein Ordnungssystem nach laufenden Nummern: dabei können bestimmte Vorziffern wie Information beinhalten. Durch die Unterteilung im dekadischem System (0-9) erhält jeder Zahl eine Aussage ... * Alphanumerische Ordnung => dies ist eine Kombination von Numerisch und alphabetische Ordnung. ... *chronologische Ordnung => Schriftstücke werden in einer alte in zeitlicher Rheinfelden angeheftet (nach Datum). Kaufmännische Form neustes nach oben Behördenablage neustes nach unten ... * Mnemotechnische Ordnung => es s nach merktechnischen |
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